第十六条 项目文件的组卷要求。
（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。
（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。
第四章 项目文件的收集
第十七条 临洪东泵站更新改造工程项目文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、 胶片、磁介、光介等载体开工存在的全部文件，都应按要求进行归档。
第十八条 收集范围。凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案（详见附件3）。
一、市水利局负责收集、整理、归档以下档案：项目建议书及批准文件；项目勘测、试验、评估、调查报告；工程可行性研究报告、任务书及批准文件；上级机关关于工程批准文件、
前期工作的指示文件、设计任务书、总体初步设计、施工图设计等批复文件；各有关单位关于工程的申请、报告、函等与工程有关的往来文件；竣工验收（竣工验收鉴定书、竣工验收委员会名单、竣工验收申请批准文件）；竣工决算（竣工财务决算、审计结论）；与建管局签订的合同、协议、谈判记录、备忘录、考察及收集来的有关材料；财务资料；局机关内部管理规章制度、省组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。
二、项目法人负责收集、整理、归档以下档案：工程建设的批准文件；建设单位组织机构；工程地质、水文地质、地质图；勘察设计、勘察报告、勘察记录、化验、试验报告；勘察科研及试验成果；初步设计、施工图设计等批复文件；初步设计说明书、图纸、概算、调整概算；施工图设计文件、设计说明书、图纸、预算、地质钻探资料以及变更设计文件；招标、投标、评标决标文件、开工、竣工日期，合同执行情况；工程事故处理情况；工程质量目标及质量达标情况；工程遗留问题及养护建议事项；施工、监理、设计单位总结及大事记；与项目部签订的有关合同、协议、谈判记录、备忘录、考察及收集来的有关材料；项目竣工验收申请、报批，竣工初验工作（竣工初验小组成员名单；初验小组对工程进行评定检查、检测的报告书、初验小组审查剩余工作计划的审查意见书、初步报告及初步鉴定书）；竣工验收（竣工验收鉴定书、竣工验收委员会名单、竣工验收申请批准文件）；竣工决算（竣工财务决算、审
计结论）；财务资料；内部管理规章制度、参加或组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。 三、施工单位负责收集、整理、归档以下档案：中标合同；开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工计划、方案、措施；设计变更、工程更改洽商单、通知单；施工过程中的来往函件、隐蔽工程验收记录、单元、分部、单位工程质量检查、评定材料；交工验收记录（包括单项工程的中间验收），事故处理报告及重大缺隐处理和处理后的检查记录，记载施工重要阶段、过程与重大事故现场和声像材料及有关文字说明，施工总结、技术总结，竣工申请报告；全部竣工图；项目质量评审材料；内部管理规章制度、参加或组织召开的有关会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。
四、监理单位负责收集、整理、归档以下档案：中标合同或委托合同；印发的各项通知、函、批复等文件以及监理工程师签发的通知、指令（含工程暂停、设计变更通知、复工指令）；监理工程师对质量事故的报告，监理大事记，监理工作总结，监理实施细则，工程单元划分及质检资料，监理对施工单位提交的进度计划和施工组织设计的审查情况，监理对进度计划监督的执行情况，监理对报表制度进度的执行情况，索赔及处理资料（索赔申请、审核及批准文件等），承包合同以及各项补充合同或协议，承包人分包情况以及监理对分包批准的文件或指令，承包人对合同执行的情况；内部管理规章制度、参加或组
织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。
第十九条 收集时间。各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术，设备文件必须首先由建设管理单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。
第五章 项目文件的整理与移交
第二十条 临洪东泵站更新改造工程建设项目档案整理要求。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。
第二十一条 项目档案的整理。建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。
一、编制实体分类方案
（一）根据国家和水利部淮委、省水利厅关于工程建设项目档案管理的有关规定，制定本工程实体分类方案（详见附件4）。 （二）按照实体分类方案对全部档案进行统一的分类和编号。
（三）对全部项目档案进行清点，编目，编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。
二、案卷内文件材料的排列
（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 （二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
（三）设备档案按照依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维护、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是同各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，单独归档。
三、不同类型的文件材料的排列方法
（一）设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。 （二）各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。
（三）各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。如果卷内有多份文件而且是反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其他次序排列。
某改造工程建设项目档案管理实施细则（doc 21页）（正式版）
