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SWOT分析视角下实物档案管理和利用探析
作者：邵亚伟 张寅曦 姜璐 来源：《青年时代》2020年第13期
摘 要：苏北人民医院（以下简称“医院”）前身是美国浸礼会于1900年创办的扬州浸会医院，至今有近120年的历史，可以说是扬州近现代医药卫生事业发展的一面镜子。正值中华人民共和国成立70周年、医院建院120周年，医院综合档案室成立口述史项目（以下简称“项目”）小组，对退休领导、职工进行专题访谈，力求抢救医院珍贵的历史。本文基于该项目，对项目中实物档案的管理和利用进行SWOT分析，以期提高该项目的质量，更好地抢救医院历史，宣传医院文化。
关键词：苏北人民医院;口述史;实物档案;SWOT分析 一、引言
近年来，随着人们文化消费水平的增长，口述史作为记忆的载体，其在补充历史文献的不足、抢救社会记忆、传承历史文化中的价值和作用日益凸显，对其进行合理的开发应用显得越发重要。然而，囿于受访者记忆混乱等原因，口述史料的真实性、权威性亟待考证。 实物档案因特有的属性，能结合相关展览、史料，发挥其固有的纪念、宣传、凭证等作用。因而在口述史访谈项目中，若能征集到相关实物档案并进行科学合理地管理和利用，则在能有效提高口述史料的真实性、权威性，重构“立体”的历史细节。
苏北人民医院口述史访谈项目以中华人民共和国成立70周年、建院120周年为背景，对退休的领导、职工进行专题访谈，旨在从“亲历者”处获取医院发展过程中的点点滴滴，以便更好地传播医院文化，促进医院取得更好地发展。截至2019年9月1日，项目小组从12位受访者处收集到工作证、药方、证书、奖杯、字画等实物档案60余件。基于此，笔者对口述史访谈项目中实物档案管理和利用展开文献研究，并基于苏北人民医院口述史访谈项目对其进行SWOT分析，以期促进口述史访谈项目中实物档案得到科学地管理和利用，打破“口说无凭”的困境，让口述史有据可循。 二、文献回顾
随着口述史访谈项目的兴起，实物档案的形象性、生动性、真实性已成为口述史价值和文化的传播推手，起着不可或缺的作用[1]。笔者通过阅读文献发现，国内外关于口述史访谈项目中实物档案的管理和利用的研究多是围绕实物档案的收集原则、凭证价值以及保护技术展
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开。首先，关于收集，学界确立了主要的收集方法及范围，实现了对实物档案的系统及完整性保存。如郇志奎提出实物档案的基本收集方法有捐赠、收购、代管和就近保护等形式[2]。其次，关于凭证价值研究，侧重将实物档案与口述史料结合，以作相互印证，确定口述史的真实性。例如，林林认为可以通过实物资料来验证、补充或修正口述校史档案的内容，从而更充分地印证受访人讲述内容的真实性[3]。最后，关于保护技术研究，注重将物理技术与数字化保护技术相结合，以提高实物档案的完整性。杨明初提出可以借助物理维修技术、数字化生成技术和编辑技术等以防止实物档案的自然老化与人为损坏[4]。综上所述，当前对于口述史访谈项目中实物档案的相关研究多与社会实际工作相关联，通过研究相关理论，以达到对社会实践工作的指导。
三、医院项目中实物档案管理和利用的SWOT分析 （一）优势分析（S） 1.资源优势
据《苏北人民医院大事记》记载，医院历史最早可追溯至1900年。清光绪年间，美国在华基督教浸信会西差会派医师菲利普·塞弗特·伊文思到扬州创办扬州浸会医院。至20世纪40年代末，扬州浸会医院已经成为华东地区一所具有一定规模和重要影响力的西医综合医院。1946年，江苏省政府在扬州市打铜巷3号创立江苏省立扬州医院。1948年底（民国37年），奉省政府调令撤至宜兴和桥镇。1949年（民国38年）4月，宜兴解放，医院移交至泰州，成立苏北人民医院。1950年，苏北人民医院随苏北行政公署移驻扬州原江苏省立扬州医院旧址。1951年7月，苏北人民行政公署接管扬州浸会医院后，在扬州浸会医院旧址上接受苏北人民医院迁入合并，院名仍为苏北人民医院。由此可见，医院已有近120周年历史。在这120年的发展历程中，医院留存了大量的实物档案。它们见证了医院的发展与变迁，具有重要价值，亟需进行妥善地收集与保管。 2.征收优势
实物档案一般通过档案所有者捐赠、相关档案部门收购和代管等方式來收集。以医院综合档案室在2018年举办的“档案见证改革开放40年——苏北最美档案”征集活动为例，档案室共收集到了113件珍贵的“老物件”。这些实物档案再现了改革开放40年来医院发展的许多珍贵记忆，也丰富了医院的档案资料。在活动中，广大职工们逐渐了解到捐赠实物档案的意义，也愿意捐赠出自己珍藏多年的老物件交给档案室，或者通过与档案室签订代管协议的方式，在所有权仍属于自己的前提下将实物档案交由档案室保管。 3.硬件环境优势
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根据实物档案保管的有关标准，医院院史馆配备有各种先进设备，确保温湿度、光照等适合实物档案的保管。例如对于一些可以公开的实物档案，医院院史馆采用玻璃柜进行展示的同时，还配备了空调、除湿机等温湿度调节设备，来保证实物档案的长期保存。院史馆还设立开放日，在校学生和社会各界人士可以在规定时间内来参观。此外，医院综合档案室还专门设有特藏室，用以存放较为珍贵的实物档案。 （二）弱势分析（W） 1.受访者保管意识淡薄
由于实物档案的现行价值并不大，受访者往往将其随意处置，导致大部分实物档案在现实中未能得到妥善保管，甚至会产生损坏、丢失等问题。而这些珍贵的老物件，往往都承载着一段记忆，凝聚着一份情感，应当得到科学的管理和利用。例如在采访某位中医专家时，老人将自己的证书用塑料绳捆起来放在柜子上，长年积灰，导致纸质脆化，亟待修复。 2.缺乏合理的管理制度
在实物档案管理的各个环节，综合档案室尚未制定出具体的管理制度。一是缺乏合理的分类制度。一方面在项目中收集到的实物档案是按照来源（所属者）来划分的，但结合档案室整体接收情况来看，这样分类是很不合理的。另一方面，在该项目结束后，对于所有的实物档案是按照它们的载体形式（奖杯、证书、印章等）来划分，还是按照它们的年代（实物档案所属的具体时间）来划分，没有制定出统一的标准，管理相对混乱。二是缺乏合理的编目制度。在口述史项目中，实物档案的编目工作也应参照相关标准做出合理的规定。例如广东省中山市大涌医院就曾要求实物档案目录应包括归档编号、颁发机构、日期、数量、管理年限等[5]。三是缺乏合理的利用制度。对可供借用的实物档案及相关记载材料，都应制定严格的登记制度。档案管理者需告知用户办理借阅（用）手续，履行相关规定，以防发生信息泄露及实物档案损坏的情况。
3.开发利用手段单一
当前实物档案的利用多为在院史馆进行陈列、展览，手段单一，范围局限，效果欠佳。在此基础上，可以通过实物拍摄，视频讲解等形成电子档，建立网络数字化展室。所谓数字化展室，就是指利用现有的网络技术，开辟出一个新媒体平台或窗口（微信公众号、网页等），由相关部门进行协作，建立一个虚拟世界中的“实物展览室”[6]。实物档案的数字化无疑会使实物档案的利用更加便捷，利用者可以足不出户地查看所需实物档案信息。另外，对于实物档案的数字化管理制度，也仍需进一步明确与规范，确保管理活动的规划化、科学化。 （三）机遇分析（O）
SWOT分析视角下实物档案管理和利用探析
