公司管理制度（试行） 人承担。
第七条 所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。 第八条 证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。
第四节 证照保管及使用
第九条 行政部负责公司证照的统一管理。所有证照原件由行政部专人负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。
第十条 行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门的、干燥的文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用、滥用、复印、外借等，证照类的还应备扫描件归档和留存复印件以备急用。保管期间，公司及部门印章、证照管理员为管理责任人。
第十一条 行政部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。
第十二条 为保证公司的合法经营，公司以个人名义出资办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。
第十三条 公司各部门或外单位需要使用公司证照复印件， 须填写《资质文件使用登记表》（若部门主管领导未能签署，须上一级领导签署，部门主管领导及时补签）。扫描件需要传送时，须有水印“此扫描件仅作为办理××用”，需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理××用”。
第十四条 公司证照原件(正本或副本)带出和借用，行政用证须经常务副总批准，项目用证须经总经理批准，领导签字同意后的《证照外出使用审批单》，不得擅自用于他事，期间要妥善保管，携带人应防止丢失，用完后应立即归还还原保管部门。并在登记表上注销。
第十五条 印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间，携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。
第十六条 当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向交接人移交印章、
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公司管理制度（试行） 证照及其他相关工作，同时填写《证照交接单》，常务副总为监交人。 第十七条 证照遗失必须马上告知行政部，由行政部证照保管人登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。
第十八条 如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。
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公司管理制度（试行）
第五章 合同管理制度
为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《经济合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 一、合同规定
1、公司合同包括：销售合同、采购合同、不包括劳动合同。（其他合同是指公司签订的除销售合同、采购合同以外的合同，主要包括：运输、维修、借款、担保、抵押、保密、劳务用工、租赁、保险合同等。）
2、合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。 二、合同的签订：
2.1订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同；
2.2对外订立经济合同，授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，由法定代表人或法人授权的委托人签订，其他一般人员均采用业务委托的授权方式签订，委托人必须本着对公司负责的态度，在授权范围内行使签约权，超越授权的权限或非法人授权的委托人则无权对外签订合同；
2.3 授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。 2.4签订合同时，应对合同进行编号，公司所有合同的编号均应是唯一的； 2.3为降低公司风险，签订合同前，必须了解、掌握对方的经营资格，资信等情况，无经营资格或资信情况不良的商家则不得与其签订经济合同。
2.5经济合同必须具备货物名称（或劳务、项目名称等）、规格、数量、价款，履行的期限、地点、方式，执行的标准、质量要求、验收方法、包装要求以及违约责任、付款要求等，合同上还应有双方的联系人、联系电话、单位名称、单位
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公司管理制度（试行） 地址、法人、开户行、银行账号、税号等信息，并加盖双方公司的公章或合同专用章；
2.6 空白合同上一律不得加盖公章或合同专用章。原则上应先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
2.7 单份合同二页以上必须加盖骑缝章。
2.8 合同的附件（包括技术协议）及补充协议同样具有法律效力，应严格履行合同签订的规定；
2.9合同文本拟定完毕，经公司法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总裁审核过后加盖公章或合同专用章方能生效。
2.10 合同盖章生效后，应交由办公室副主任按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
2.11 公司总裁对所有合同的订立具有最终的决定权，公司财务总监对合同订立的全过程拥有参与权与监督权。
2.12 合同最终签订前需法律顾问审核，方可上报总裁签署。 2.13 公司的合同应统一编号，便于公司有效管理和规避合同风险。 2.14 公司所有的付款合同统一归采购部签署。 三、合同的履行
3.1合同对甲乙双方均有制约作用，因此合同涉及到的公司各部门均应严格按照合同规定履行，合同签订人有责任对另一方合同的执行情况进行跟踪和督导。 3.2合同在履行过程中，合同双方如果出现履约困难、违约等现象，公司合同签订人应及时向总裁汇报，积极应对，采取合适的方法将公司的损失降到最低。 3.3 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总裁签字同意后，再转财务审核付款。
3.4 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款： 1、应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面申请的； 2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
29 / 44
公司管理制度（试行） 3、发票不完整或未取得发票的。 4、手续不完善的。
5、财务部认为需提供其他资料的。
付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促收款单位出具委托付款资料。
3.5 合同履行过程中，对方开具的发票必须是合法的、有效的，收到发票后，经办人先核对无误，填写《费用报销单》，将发票附在其后，经总经签字，转财务审核付款。
3.6合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对采购合同的有关质量标准资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。 四、合同的变更和解除：
4.1 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经店面、运营部、招商部、财务部等相关职能部门负责人和公司总裁审核通过方可。
4.2合同履行过程中，因出现特殊情况经双方协商需对合同进行变更，在不损害公司利益的前提下经总经理批准，可进行变更，但合同的变更必须签订书面文件，甲乙双方均应签字盖章，变更文件作为合同的附件与合同有着同样的法律效力。 4.3 变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
4.4 公司相关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报。
4.5 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由行政部保管。
4.6 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 4.7合同变更后，合同编号不予改变。 5.合同保管：
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中小型公司行政管理制度
