安顺市烟草专卖局（公司） 综合管理体系文件
传真收发处理管理规定
文件编号：ASYC/ZH-QD-GL-03 版 本：B/0
受控标识： 控制文件
编制：办公室 审核：姚明瑜 批准：胡茂强 2010年10 月 21 日发布 2010年 10 月21日实施
安顺市烟草专卖局（公司）管理规范 传真收发处理管理规定 文件编号 版本 页码 ASYC/ZH-QD-GL-03 B/0 第 1 页 共 2 页 1. 0 目的
为规范本局（公司）传真收、发管理，特制定本办法。
2. 0 适用范围
适用于本局(公司)各单位（部门）的传真收发管理。
3. 0 职责
3.1 本局（公司）及所辖县（区）局（分公司）主管或分管领导审核签发电子文档；
3.2 本局（公司）及所辖县（区）局（分公司）办公室为传真收发的归口管理部门，负责传真收发的管理工作；
3.3 各部门指定兼职传真收发管理人员负责传真收发的具体操作工作。
4. 0内容及要求
4.1 传真机的管理、使用和维护
4.1.1 传真收发管理员要做好传真机的日常维护工作，对发现故障而不能自行
解决的，须及时报告并填写《设备维修单》申请维修，要求在24小时之内使其运行正常。
4.1.2 正常上班日的中午应打开传真机并转入自动接收状态，以确保急件的按
时接收。
4.1.3 传真收发管理员要坚守岗位，如有特殊情况需离开岗位的，应安排其他人员守岗或转入自动接收状态。
4.1.4注意传真机使用的安全隐患，一般应安装稳压器，在闪电、雷击时要及时
切断电源，避免传真机受损。
4.1.5对长期有故障而不能进行正常收发的传真机，责任部门要及时组织维修或
更换，并要求在48小时之内使其运行正常
4.2 传真件的收发、登记、处理
4.2.1 在接收传真的信号发送前应咨询好发件地址（人）、急缓程度及所将收
到的份（页）数，避免漏收或缺收
4.2.2 急件或需及时办理的事务，应以传真形式进行指示、请示（报告）或件
安顺市烟草专卖局（公司）管理规范 传真收发处理管理规定 文件编号 版本 页码 ASYC/ZH-QD-GL-03 B/0 第 2 页 共 2 页 知，此类传真件可与规范式文件并行使用，但不能代替规范文件的法定效力。
4.2.3 收发传真件的登记要注明收（发）日期、地址、内容摘要、急缓程度等。 4.2.4 各单位责任部门要认真履行职责，做好传真件的跟踪督办及存档备查工
作。
传真收发处理管理规定
