如何规划,ERP实施才能事半功倍?
一位CIO按照ERP实施规范,在完成了如表1所示的规划工作后,就启动了ERP项目。
结果,他发现自己几乎陷入了“地雷阵”:时间越来越吃紧;每天的协调,使他精疲力竭;太多的内耗,使他应接不暇;一些部门的态度消极,实施人员太少……最要命的是,总经理因为看不到实施成效,又听到各方抱怨,对ERP产生了疑虑。 表1 ERP项目需要规划的基本内容
这位CIO的问题出在哪呢?追根溯源,在于这位CIO仅仅在形式上完成了如表1所示的ERP规划。
规划ERP不能就事论事,更不能仅仅局限于技术规划。ERP规划阶段是企业运筹帷幄,决胜千里的过程。因此,我将“规划篇”作为《ERP兵法》的第一篇。
那么,成功的CIO们都是怎样规划ERP的呢?
孙子说:“经之以五事,校之以计而索其情:一曰道,二曰天,三曰地,四曰将,五曰法。”
对于运筹ERP项目的CIO而言,经之以五事,就是要规划好五个层面的问题:一要讲政治;二要借天时;三要辟地利;四要配干将;五要有法治。 “一曰道”就是要讲政治
什么是企业政治?管理学的政治与政治学的政治不一样。管理学的政治是指那些“不是由组织正式角色所要求的,但又影响或试图影响组织中利害分配的活动”(引自Stephen P. Robbins “Organizational Behavior”)。例如,在ERP系统实施过程中,一些员工为了隐瞒自己的过失,篡改数据,文过饰非,这就是管理学中的政治。
什么样的企业需要特别关注企业政治呢?总结ERP咨询和实施案例,我发现,可以通过以下线索来判断企业政治行为的强弱: 表2 如何从小细节发现大问题?
如果您的企业出现上述五条线索的任何一项,在实施ERP的时候,就需要特别关注企业的政治行为了。因为在这些企业里实施ERP,一些问题会久议不决,一些简单的问题会越协调越复杂,好不容易形成的正确决议又可能难以实施。如
果CIO能够在规划阶段就预见到企业政治行为对ERP项目的影响,就可以发现一些具有深远意义的实施策略。
例如,一家历史悠久的国有机械制造业企业进行管理信息化建设时,CIO从分析企业政治行为中发现了一条最佳路径。于是,在起步阶段,他们没有立即实施ERP系统,而是先避重就轻,从OA入手,目的是使各级管理者能在最短的时间内,亲身感受到信息化给企业带来的变化,从而重视ERP的实施,重视信息技术部门的管理价值。
另一家大型装备制造业企业的CIO,在ERP系统的策划阶段,投入最大精力做的两件事,一是ERP选型;二是从各个角度使高层领导团队认识到实施ERP的重要性和艰巨性。后来,在ERP项目实施过程中,只要遇到问题,就会有总经理的支持,保证了ERP系统的顺利推进。
而在那些实施艰难的ERP项目中,几乎都有CIO痛苦的身影,他们陷入了部门对峙,孤立无援而又束手无策。
因此,在做ERP规划的时候,首先要有一个影子规划,这就是政治策略。政治策略的核心,就是要明确如何才能“管理”好自己的领导和同级管理者。 “二曰天”是要锁定恰当的时机
时势造英雄。选择一个好的时机可以使ERP项目更容易地推进。
对于那些有历史渊源的大中型企业而言,ERP要解决的管理问题,有很多是盘根错节的。改革会牵涉个人利益。在平稳的经营环境中,解决这些盘根错节的问题,需要付出较大的改革成本。而当某种机会或危机出现时,情况就不同了。所以,借天时,就是要寻找恰当的时机。 什么样的时机是启动ERP项目的良机呢?
总结以往案例,以下时机可能是一个良好的契机,需要引起企业的重视(如表3所示):
表3 如何发现启动ERP项目的良机?
上述机会之所以可以成为实施ERP的良机,是因为在这种条件下,更容易激发各级员工的危机意识、发展意识和变革意识,可以更好地调动各级员工们的积极性。
如果没有上述良机出现,又该怎么办呢?答案是如果没有这样的良机,不妨创造这样的机会。
河南一家处于垄断行业的国有中型装备制造业企业,几十年来,收益一直平稳,为了使各级员工能够认识到实施ERP的必要性和紧迫性,这家企业通过党群系统向全厂发起了危机意识教育,大力宣讲潜在的危机。在这家从来不为工资发
愁的企业里,员工们意识到了未来的危机,从而认识到管理改革和实施ERP的必要性,使上下齐心协力,取得了非常好的实施成效。 还有一些时机是需要CIO警惕的不良时机。
河北的一家企业刚刚完成了ERP生产系统的上线运行,就发生了业务重组。一年后,企业稳定下来,又重新实施系统。另一家企业因为高层权力频繁更迭且各有不同的管理思路,导致ERP系统启动之后一拖再拖……总结各方实施案例,以下时机需要引起警惕(如表4所示): 表4 如何确定不良时机?
“三曰地”就是要辟地利,打通关键流程
辟地利,要靠管理咨询。
实施ERP不一定要做管理咨询,但实施成效显著的ERP项目大多先从管理咨询项目入手,并始终有管理咨询的护航。这是因为借助不同程度的管理咨询,可以在更彻底地治愈企业管理“症结”的同时,最大限度地彰显信息化的成效。 在一家大型机车制造企业的ERP项目中,我们首先从管理咨询入手,通过管理咨询理清组织结构和基本流程。在此基础上,开始实施ERP系统,伴随ERP系统的推进,管理咨询顾问继续细化各级流程。出现管理问题时,管理咨询顾问、