中小城市自然资源档案管理研究
作者：王可
来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第11期
文/中山市自然资源档案馆 王可
【摘要】随着国家机构改革的不断推进，档案管理也带来了新的挑战，本文将从多个角度探讨中小城市自然资源档案管理，希望对未来自然资源档案管理及研究有所帮助。
【关键词】中小城市；自然资源；电子档案
随着自然资源部的成立，国土、城乡规划、林业、海洋、水利等部门业务的整合，使得相关档案管理部门也有新的变化，档案管理进入自然资源档案发展阶段。自然资源档案是城乡发展、社会治理工作的重要依据和凭证，因此高效、安全的管理自然资源档案，提供良好的数据支撑，有利于城乡建设发展。但由于历史形成的习惯和技术水平参差不齐等原因，各地在档案服务水平上存在较大差异，特别是一些中小城市档案管理存在很多问题，服务水平有待进一步提高。
一、自然资源档案管理的现状
（一）档案内容复杂，形式多样，存在海量数据。目前的自然资源档案类别多样，分散在各个部门（国土、规划、海洋、林业、水利等），具体可分为规划编制类、业务审批类、基础资料类等，且版本众多，存在海量的纸质档案和电子档案。单就图纸而言，各个业务部门采用的坐标系统和数据格式就存在多种，急需统一数据标准，标准化管理。
（二）档案关联性大，归档有其特殊性。就项目审批而言，按照项目的全生命周期（用地或用海审批、报建审批、施工审批、竣工验收）形成的档案资料，可以组成一个有机的整体。就同一用地而言，从规划编制、行政审批到监督核实，虽然在不同的阶段形成的资料有区别，但是它们基于同一空间位置，内在互相关联。
（三）档案工作人员业务参差不齐。业务部门都有各自的档案管理部门，机构配置、人员的业务水平也存在差异。且大部分部门档案管理人员，主要善于纸质档案的管理，对电子档案尤其是专业格式的电子档案不熟悉，与业务审批人员、设计人员沟通存在一定困难。
（四）档案基础设施投入不足。由于长期以来相关部门对档案管理工作不够重视，导致投入不足，进而使得档案保管设施存在一定程度的老化、软硬件设施不足以满足海量档案需求，档案数字化滞后、电子档案没法按时归档，档案的安全和更新得不到应有保障。
（五）档案信息化建设较其他行业发展缓慢。随着信息时代的发展，档案也进入到了大数据时代，虽然不同业务部门都开发了各自的档案信息系统，但大部分部门只是简单地把纸质档案扫描，对档案文件的编号、著录、年份或者登记类目进行查询检索，档案系统基本没有和业务系统进行无缝对接，不同业务系统（包含档案系统）各自存在，没有互联互通，无法实现信息共享。由于网络和信息技术的发展，很多管理部门开发了一张图等空间系统，但很少在档案管理中进行应用。机构合并后，如何利用最新的信息技术和管理方法，将这些部门档案有效进行整合，高效管理自然资源档案，已经成为当前自然资源档案研究的热点。本文将针对当前形势下的自然资源档案管理提出一些对策，希望对自然资源档案管理具有一定的帮助。
二、做好自然资源档案管理的对策
（一）深入调查研究，完善自然资源档案管理制度。档案工作者应积极主动开展工作，摸清机构合并后不同部门档案的现状，学习国内国际先进的工作经验，根据最新的国家政策制度等，制定符合具体情况的自然资源档案管理制度和标准。做好和相关部门的制度衔接，从档案收集、档案整理、档案保管利用等方面制定严格的工作细则。工作职责方面，具体工作细化到个人，提升工作人员的责任心，提高工作效率。与此同时，因为合并后档案的特殊性和复杂性，需要重新制定和更新各项标准，注意制定的标准要科学、可行、实用。
（二）加强学习，提高档案工作人员综合素质。因为机构改革，档案工作人员不能只熟悉某一方面的业务档案，还要熟悉国土、规划、林业、水利、海洋等业务档案知识；与此同时，因为档案数据的多样性，档案工作人员还要重视档案工作和其他专业融合，重视计算机、地理空间信息等专业技术的学习，让自身成为综合自然资源档案管理人才。除了加强业务培训、信息安全培训外，更要注重人才引进，尤其是既熟悉业务又熟悉档案熟悉计算机的复合型人才。
（三）加大投入，提高档案基础设施水平。随着机构的合并，海量的档案资料涌入档案管理部门，纸质档案和电子档案的库房以及计算机软硬件系统等必将超出负荷，有必要加大投入，对档案基础设施进行升级。详细说明档案目前存在的困难，争取主管部门的重视，获得更多支持。升级计算机软硬件系统、库房、数字化设备，打造数字档案室等，尤其是要加强安保方面的设施的投入，及时升级安全防御系统等，保障档案的安全和及时更新。
（四）以大数据平台为手段，提高自然资源档案信息化水平，创新自然资源档案的利用方式。1.利用机构改革的优势，以空间规划信息平台为依托，同时引进有效OCR文档识别技术等对扫描纸质档案文件进行全文检索，将空间查询与智能检索相结合，提供多样、安全、高效、便捷的综合查询服务，进一步提高自然资源档案利用效率。2.无缝对接业务系统，做好档案系统和业务系统的对接，开发相应的接口和数据标准，实现互联互通。进一步加强规划编制、用地审批、报建、竣工验收等一系列业务档案的收集，严格依照电子档案管理规范及相关标准制度，做好项目审批全生命周期电子档案的接收与归档，在电子档案产生的同时，及时归档对应的纸质档案，认真核对电子档案和纸质档案的一致性，保证整个项目电子档案的真实性、完整性、可读性和可靠性。与此同时，业务人员可以通过业务系统按照相关流程调阅档案系统的相关数据。如果条件允许，建议将各类系统进行整合，实现一站登录。3.逐步推进
“互联网＋政务服务”，在互联网（PC端和移动端），通过数据脱密等处理手段，开通公众查询系统的接口，群众通过公众查询系统，通过空间定位、智能检索等多种方式优先了解档案目录等信息和提交数据申请，然后可根据实际需要，前往档案部门查询其所需档案资料。对于档案部门可以通过信息共享方式获取的申请材料，原则上不再要求申请人重复提交，进一步缩短档案利用的办理时限，贯彻落实国家深化“放管服”改革等工作部署，为社会各界提供更加高效便捷的服务。4.利用大数据手段对海量档案进行深入挖掘，分析形成一批高效的编研成果，为行政管理和城市发展决策提供支撑。与此同时，还可以利用大数据分析技术对已有数据及应用情况进行分析，为各类用户提供个性化服务，提高服务水平。
三、结束语
当然，档案工作作为政府服务和管理整体中的一部分，最重要的是需要社会认可、政府重视、主管部门加大业务指导，加强制度衔接，有效整合各方资源，才能有效提升档案的综合服务水平。
【参考文献】
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