修订履历
修订号A.0
修订内容摘要首次发布
发行日期2024-12-29
起草者：核对者：批准者：
日期：2024/12/29日期：2024/12/29日期：2024/12/29
文件名称文 号版 本
GP-S-001A.02024/12/29
■ 程序书 □ 作业指引
管制印章
GP文件与记录管理作业标准
日 期
文件类别
第 1 页共 5 页
管制文件
GP文件与记录管理作业标准
1.目的
1.1 本文件旨在建立本公司GP环境品质体系文件与其相关资料（以下简称品质/环境文件）之管理 作业事项，并促使且维持本公司内各单位的品质/环境品质文件管理作业推行顺畅。
1.2 将本公司内品质/环境品质文件的申请、编撰、审议、核准、权责、发行、使用、制定、修订、废 止、管理等事项之管制作业活动，予以标准化、合理化。
2.范围
本程序适用于公司内GP体系有关的文件和记录的控制，同时ISO同名文件一同适用。
3.职责
3.1 GP质量管理手册由GP推行委员会讨论，GP管理者代表编写,总经理批准; 3.2 品质部文控中心
3.2.1 负责对GP文件的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录; 3.2.2 负责编制并及时更新《GP管理文件管制一览表》和《GP质量记录一览表》; 3.2.3 回收与销毁过期的GP管制文件,保管所有过期或作废文件主本; 3.2.4 保管GP文件分发/回收记录和按期发出文件和表格总清单; 3.2.5 GP管理体系外来文件的管理;
3.2.6 适用于公司产品的法律法规文本汇总与清单制作; 3.3 文件制作与使用部门
3.3.1 按此标准程序对文件进行编制;
3.3.2 对本部门制订的文件的准确性和适用性负责;
3.3.3 定期对相关指导性文件与实际作业标准进行整合，并及时进行修订与发布最新的指导文件； 3.3.4 对文控中心发行的管制文件负责保管;适时向文控中心提供需作废的文件和表格信息;
4.定义
4.1 文件:信息和其支持媒体;
4.2 手册:GP质量管理手册,为公司对绿色部品要求及对有害物质控制的纲领性文件,同时反映公司高层 对遵守法规，保护地球环境的目标;
4.3 程序书:说明对绿色部品各有害物质过程的控制及削减计划处理的文件来达到环境物质控制的目的; 4.4 表单:对相关GP绿色部品品质之表单,报告;
文件名称GP文件与记录管理作业标准
文 号版 本日 期
文件类别
GP-S-001A.02024/12/29
■ 程序书 □ 作业指引
管制印章
第 2 页共 5 页
4.5 外来文件:指来自公司外所有与本公司GP管理系统有关的图面资料,检验规范及标准等文件以及相关 法律法规文本;（SS-00259需及时更新最新版本）
5.程序
5.1本公司品质/环境文件之组成结构(分四阶)，依如下方式区分：: 5.1.1 系统（System）文件〈品质/环境文件第一阶〉
在本文件规范内，系指有关GP品质/环境系统（或制度）之管理手册。 5.1.2 程序（Procedure）文件〈品质/环境文件第二阶〉
在本文件规范内，系指有关品质/环境程序（或标准）之程序文件与管理作业标准。 附：手册及程序文件之编码使用三级简码组成:
GP--X-- XXX流水号(001--999)文件种类代号GP品质/环境体系
编码说明如下:
GP品质/环境体系(二码)，区别于公司其它体系文件，专指GP体系文件系列 文件种类(一码)
质量手册(Q) 作业/管理标准(S) 流水号(三码)
从001-999按先后顺序排列表示;
5.1.3 规定(Rule)文件〈品质/环境文件第三阶〉
在本文件规范内，係指有关品质/环境规定之规制事项,如部门细化之检验规范及作业规则等; 附: 各部门三阶文件编号（含作业指导书及检验规范）:
GP--X X--XXX流水号(001--999)部门代号文件种类GP体系品质/环境
编码说明如下: 部门代号(一码)
总经办(A) 管理者代表(B) 计划部(F)
SMT工程部(E) 测试工程部(T) 品质部(Q） 行政部(H) 商务部(S) 生产部(M) 采购部(P）
文件名称GP文件与记录管理作业标准
文 号版 本日 期
文件类别
GP-S-001A.02024/12/29
■ 程序书 □ 作业指引
管制印章
第 3 页共 5 页
SONY GP文件与记录管理作业程序
