酒店客房排房分配工作
一、排房时机
原则上客房越早排定越好，但在实际作业时，多半于到达日当天上午进行；特殊状况时，可能提前至前一天或更早。 二、客房分配顺序
客房分配应按一定的顺序进行，优先安排贵宾和团体客人等，通常可按下列顺序进行： ◆团体客人。
◆重要客人（VIP）。 ◆已付订金客人。
◆要求延期的预期离店客人。
◆普通预订客人，并有准确航班号或抵达时间。 ◆常客。
◆无预订的散客。 ◆不可靠的预订客人。 三、排房原则
各酒店因其内部格局不同而各有考虑的重点。但一般应遵循以下原则： ◆散客在高楼，团体在低楼。
◆同楼层中散客与团体分处电梯或走廊两侧。 ◆散客远离电梯，团体靠近电梯。
◆同行或同团客人，尽量不将一层楼房间完全排给一个团体。 （避免因工作量完全集中而造成操作上的不便）
◆大型团体应适当分布于数个楼层的相同位置房间中。（以免同团体客人因房间大小不同，而造成抱怨）
◆先排贵宾再排一般客人。
◆非第一次住宿的客人，尽量安排与上次同一间房，或不同楼层中相同位置的房间。 ◆先排长期住客，后排短期住客。 ◆先排团体，后排散客。
◆团体房一经排定即不应改变。
◆团体房排定后应通知订房者，以利其先期作业。 四、客房分配技巧
◆尽量使团体客人（或会议客人）住在同一楼层或相近的楼层。
◆对于残疾、年老、带小孩的客人，尽量安排在离服务台和电梯较近的房间。 ◆把内宾和宾和外宾分别安排在不同的楼层。 ◆对于常客和有特殊要求的客人予以照顾。
◆不要把敌对国家的客人安排在同一楼层或要近的房间。 ◆要注意房号的忌讳。 当分配房间给特殊客人时，接待员必须确定房间会符合客人需求
且会让客人满意，因此接待人员必须了解下列事项： 提◆酒店内所有房间的状态。
◆酒店内每间房间的特色及位置。 醒
◆客人地需求，偏好及特殊需求。 您
这些房间状态的信息是由客房状态表或房间状态报告得来的，而客
人的偏好与需求则是由预定抵达客人名单、特殊要求表单及非常重
要客人表单上得知。 每间房间的特色及位置可由楼层分配图了解。 五、排房实际操作
◇人工操作
◆列出可供使用的空房单。 ◆依前述原则排定房间。
◆散客房间以铅笔注记预印的登记卡上与客人到达名单上。 ◆客团体房号报知领队/导游后填入团体签认单。
◆柜台后有名条架者，应将各房间的预排对象，以纸条注明。（通常贵宾、散客各用一种颜色，每一团体使用一种颜色）
◆每一团体的钥匙，应预先取出集中放置，以方便作业。
◆贵宾房一经排定，除有必要原因外不应变动，迎宾招待准备通知单应尽快开出。 ◇电脑操作
◆在电脑中优先为贵宾及常客，作选择性排房。 ◆对一般订房作自动排房。 ◆打印预排名单复查。
◆调整后，再印出名单，准备客人到达时使用。 六、不同种类的客人房间要配
◇提早入住的住客
有种情况是客人提前在预期的时间抵达，而酒店刚好没有空房或干净的房间时，接待人员可以采取的作法如下：
◆检查是否有其他型态的房间可以替代。例如提供双人床的房间给客人，以替代两张单人床的双人房间。
◆如果替代方案不可行时，要向客人解释目前房间的状态并道歉。 ◆先帮客人登记，但等到有适合的房间后再分派房间钥匙。 ◆先将客人的行李放在行李间，等到房间整理好再送到房间去。
◆可请客人到酒店附近逛逛，并留下联络方式，等待房间一好，立刻与客人联系。 ◆联络客房部紧急支援，先清理该房间。
要让接待部门的全体人员知道有客人在等房间，尤其是交班时，更要交待清楚，这点对接待部门来讲是非常重要的。
接待部门的人员必须了解这些等待房间的客人，对于他们不能直接入住房间会感到心烦，所以接待员必须显得更热情，在客人等待房间提供各项服务来使客人感到舒适。例如：接待人员可以告诉客人咖啡厅、吧台、商场超市的位置，这样一来，客人才能到这些地方消磨等待的时间。
◇预定抵达客人
预定抵达客人的房价（已有预订的客人）是依据预定单上面双方同意的价格而定，房间会等到客人抵达后才分配。不过，却不适用于特殊要求的客人，例如：需要婴儿床、或者非常重要的客人、商务贵宾等，因为这种房间都需要事先准备好。
◇临时客人
至于临时客人及房价的收费及房间的提供，都要再确定是否还有空房之后才能提供，酒店通常也会要求临时客人预付保证金。 七、团体房间分配
◇要配团队房间
◆根据团体抵达航班分配房间。
◆仔细查阅团队订房单，根据单上的要求安排房间。 ◇相关部门配合
每一团队的房间分配完毕，打印五份团队分房单分别发至：
◆客房部；通知打扫房间，保证在团队到达前房间均已打扫干净。 ◆礼宾部：保证团队行李迅速、准确送至客人房间。
◆团队领队：详知团队团员住房情况，以便联系、沟通、协调。 ◆团队联络员：以便准确地与客人及各部门保持联系。 ◆前台：接待处留档。
附：以上五份表单均不显示出团体房价，以避免酒店、旅行社、客人三方之间产生矛盾。 八、散客房间分配
◇查寻特殊要求报告
◆打印当天入住散客报表。
◆醒询特殊要求报表，了解客人的特殊要求。 ◆查清客人历史报表是否有其他特别要求。 ◇分配房间
◆检查VIP客人房间是否准备完毕。
◆按特殊要求报告上所显示的内容，先为有特殊要求的客人分房。 ◆分配早航班客人的房间，使其入住时能迅速顺利进房。 ◆保证所有散客抵店前，其房间已分配完毕打扫干净。 ◇报表存档
◆打印一份当天已分配完毕房间的预抵散客报表，送客房部，请客房部准备好干净的房间。 ◆前台接待处将此报表存档，以便于查询。
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