档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司档案工作建设，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业档案管理办法》等有关企业档案工作的规定，制定本制度。
第二条 公司档案，是指公司在生产、经营和管理各项活动中形成的对企业具有利用和保存价值的各种文件材料（包括不同的载体形式）。
第三条 档案工作坚持集中统一的管理原则。 第四条 本制度适用于公司各部门。
第二章 档案管理体制
第五条 档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动，涉及党、政、群各个部门，公司已将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划，制定企业档案发展规划和年度计划，并明确专人负责。
第六条 设立档案室，配备档案管理专（兼）职人员，负责协调、组织、管理公司档案工作，及公司形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
第七条 档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，健全企业档案工作各项规章制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案专业知识和业务能力，熟悉和了解企业的各项管理活动。
第八条 档案部门的主要负责人应定期对各单位档案管理人员进行业务指导。
第二章 文件材料的形成和归档
第九条 各部门文件材料的形成、积累，应纳入到生产、经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序；纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。
第十条 凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案室归档，任何部门和个人不得据为己有。
第十一条 对归档文件的质量要求
（一）归档文件应全面系统地反映本部门的历史面貌； （二）一份文件、一个事由其内容应完整无缺，已破损的文件应予以托被、修复；
（三）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；
（四）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。
第十二条 归档时间要求
（一）各部门在各项管理工作中形成的文件材料，须在次年五月份之前，将应归档的文件材料向档案室归档（重要文件实行随办随归档）；
（二）基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，将应归档的文件材料向档案室归档；
（三）科技成果鉴定、基建工程验收必须有档案部门参加，文件材料不完整、不准确、不系统的，不能通过鉴定、验收；
（四）新购重要设备仪器（含进口）到货，有关部门应 会同档案部门共同开箱，检查验收文件材料，并及时归档；
（五）会计档案由财务管理部门整理、立卷，利用两年
后于第三年五月底向档案室移交归档；
（六）声像材料在一次活动结束后形成专题档案向档案 室归档移交；
（七）荣誉实物在上级责任部门颁发后及时移交归档至 档案室。
（八）工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会 议的文件材料，应按照文件归档范围的要求向档案室归档。
第十三条 归档工作要求
（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具 有凭证作用的文件材料。
（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律， 保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
（三）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签 字手续完备；
（四）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档 保存。
（五）文件材料归档后不得更改。
（六）非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。 （七）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文一并归 档，无译文的要译出标题后归档。
（八）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 （九）档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量，归档的文件材料如不符合要求，档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。
（十）交接双方应认真核对移交清册，并在 OA《档案归档审批表》进行线上填写并将填写完毕的《档案归档审批表》打印后履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。
（十一）各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本部门的各项工作计划、纳入领导的工作议程、
纳入有关人员的工作标准，使档案管理工作与其相关的各项业务活动同步进行。
第十四条 各类文件材料归档份数一般为一式一份，重 要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份 数。
第十五条 档案室要对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督。
第四章 归档文件材料的整理方法
第十六条 档案整理
档 案 整 理 应 符 合 《 照 片 档 案 管 理 规 范 》 （ GB/T11821-2002 ） 、 《 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 》 （ GB/T18994-2002）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）、《科学技术档案、案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）、《全宗指南编制规范》（DA/T 14-1994）等标准的要求。
第十七条 档案分类
（一）档案室按《档案分类及编号》分类，对各部门移交的档案进行初步分类。
（二）档案室按《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，根据档案的保管期限，按永久、长期、短期进行再分类。
（三）档案室检查文件材料： 1.传真文件必须保存复印件；
2.原稿必须用蓝黑或碳素钢笔书写，如有圆珠笔和铅笔 书写的须复印后保存；
3.去除重复的原件和多余的复印件；
4.对不完整和不准确的文件材料进行必要的补充和更
改。
第十八条 文件排列
（一）文书档案归档文件应在分类方案的最低一级类目 内，按事由结合时间、重要程度等排列；会议文件、统计报 表等成套性文件可集中排列。装订排序应遵循：
1.正本在前，定稿在后； 2.正本在前，附件在后； 3.原件在前，复印件在后； 4.转发文在前，被转发文在后； 5.复文在前，来文在后； 6.在文在前，外文在后；
7.有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。 （二）科技档案材料列按国家《科学技术档案案卷构成 的一般要求》（GB/T 11822-2000）排列，文字材料在前，图样在后；
1.产品按设计、试制、小批量生产试制、批量生产、产 品创优等工作程序排列；
2.科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、 成果申报阶段和推广应用等时间阶段排列；
3.基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工 程施工、工程竣工验收等排列；
4.设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、 设备运行维修、随机图样等排列。
第十九条 案卷编目
（一）档案室负责案卷编目工作，各部门应予以协助。 （二）编制卷内目录
1.顺序号：用阿拉伯数字，从 1 依次标注； 2.文件名题：填写文件材料的全称，原文标题不能反映文件内容的，应在括号内标注文件提要；
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