浅析中职学校档案管理工作的优化
作者：陈星
来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第4期
文/邹城高级职业技术学校? 陈星
【摘要】学校档案管理工作要满足新时代的要求，原来的档案管理工作由于管理制度、管理人员、硬件投入等方面存在的不足，而出现了各种各样的问题。中职学校要积极改善档案管理的态度，加强档案管理工作的细化，制定符合自己学校的档案管理工作体制，完善档案管理工作的制度，真正发挥档案管理的重要作用，全面推进中职学校档案管理工作的开展。
【关键词】中职学校；档案管理；优化
档案管理工作对促进中职学校教育事业的健康发展，各种信息资料的收集有着重要意义，认真分析档案管理工作中的现有问题并采取针对性改进策略，是当前学校档案管理人员最基本的责任。因此，档案管理人员可从完善档案管理制度、强化档案信息化和规范化建设，以及优化档案管理等方面做起，全面推进学校人事、教学等档案管理工作在中职学校的完善和发展。
一、学校档案管理的内容
学校的日常工作和教育教学活动都是通过学校档案进行真实的记录，中等职业技术学校在各个专业部都有系统的档案，学校每个专业部都认真记录教师、学生的日常活动，然后由学校档案室集中收集、整理、保管，统计学校的全部档案资料，编制检索工具，提供校内网上查询，并积极提供档案利用，为学校管理和教育教学等各项工作服务。进一步加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理的标准化、规范化、科学化和制度化。
根据目前情况，档案资料由原来的纸质介质向磁性介质逐步转换，这在一定程度上也标志着档案管理走向信息化时代。档案管理工作在信息化时代，不仅要实现档案管理的数字化，同时也实现了互联网在档案管理中的应用，网络化的档案管理对计算机知识的要求进一步提高，学校的档案管理人员也应该具备相应的知识和技能，满足学校管理工作的要求。
二、学校档案管理工作的现状
我校于1984年4月10日在济宁挂牌成立，主要承担职工农民各种专业技术学习和实践指导，各类档案资料非常齐全，在2005年8月，根据市委市政府的要求，将邹城市商业学校、邹城市工业职工中专、邹城市城建中专合并为邹城高级职业技术学校，新学校成立后，档案资料收集不完整，整理不规范，各个学校逐年积累的档案资料很多，但由于各个学校在档案管理上缺乏经验和统一标准，档案管理工作非常混乱。
（一）学校领导对档案管理工作认识不足。中职学校的领导没有把档案管理作为学校工作的重点，认为投入太多人力物力会影响学校的整体教学工作，同时档案用房狭小，设备陈旧、技术落后。虽然计算机网络技术在学校的教育教学中已经被广泛应用，而应用于档案管理的却非常少，以至于学校的档案工作还停留在手工收集、查阅，很大程度上限制了学校档案管理工作的顺利开展和提高。
（二）学校档案管理制度不健全。中职学校档案管理制度的不健全，致使档案管理工作经常出现杂乱无章的现象，比如档案编号不详细，案卷标题不明确，而且很多档案没有建立完整的目录；另外在档案的搜集、保存、借阅等环节都没有按规定线路传递，导致学校档案材料的
保存和使用价值严重丧失。例如，各级各专业学生档案收集归档工作制度不健全、执行不严格，档案室收集归档时容易缺失，学生毕业后来校查找档案，很难查找，查找到也不够齐全。
（三）档案管理工作缺乏信息化建设。随着我国信息技术的发展，学校的教育教学已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在档案管理工作中，依然采用传统管理方式，没有将信息技术充分融入档案管理工作，致使档案管理的效率无法提高，同时对档案管理的资源造成了极大的浪费，非常不利于中职学校档案管理工作的顺利开展。
（四）档案管理人员综合水平不高。自2005年合校以来，档案工作人员有的已经退休，有的调离工作岗位，只剩下两个年轻工作人员，工作时间短，缺少工作经验，档案管理专业的系统培训与学习没有参加过，所以他们对学校的各类档案资料无法准确分类，只能够进行简单归档，更加无法把学校的档案管理工作进一步创新，例如档案信息目录检索，缺少学校档案资料管理的最基础知识。
三、优化学校档案管理
（一）提高工作认识。中等职业学校的档案管理工作与其他各项工作紧密相关，当然要依据专门的管理法规开展档案管理。只有所有中职学校重视档案管理的新形势建设，档案管理工作才能够有实质性、突破性的跨越。利用计算机信息技术，把档案管理工作的效率进一步提高，进一步减轻档案管理工作人员的劳动强度，进一步以信息化管理学校的教育教学、人事、固定资产等各类档案资料。
（二）具备专业知识。学校档案管理工作是一项专业性工作，学校的档案管理人员只有具备专业知识，才能把档案工作做得更好。因此，档案工作从业人员应不断加强专业知识的学习，来提升自己的业务能力和综合素质，进一步把学校的档案管理工作做得更加细致和优化，提高管理质量。第一，学校档案管理人员在选拔时应看是否该专业毕业，是不是具备了档案管理专业知识，是否具备一定的管理工作经验。第二，中职学校对档案管理工作人员定时进行专业知识培训，增强他们的专业技能，学习信息化技能操作。第三，档案管理工作人员应具备大局意识，学校的档案管理工作应顺应国家法律法规的要求，保证学校档案管理工作的真实合法。
（三）优化档案管理。在信息化技术高速发展的今天，中职学校的档案管理不断进步，为了提高我校档案管理工作的效率，逐步在档案管理工作中应用新的科学技术，转变传统观念，加快中职学校档案管理的优化过程。第一，应明确学校档案管理工作的标准和目标，保障学校档案信息化管理的优化方向。第二，进一步规范学校档案管理资料的存储、查询、上报等一系列业务流程，开发有效的学校档案资料的优化软件，确保学校档案工作有序开展，进一步优化我校档案管理工作，促进学校全面发展。
浅析中职学校档案管理工作的优化
