艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。 其次，学会利用资源：
对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 1、担心部属做错事； 2、担心下属表现太好； 3、担心丧失对下属的控制； 4、不愿意放弃得心应手的工作； 5、找不到合适的下属授权。
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
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艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 11 页 共 53 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 误区三：时间控制不够
在前面的“小张的故事”中，小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。 拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：
（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意
（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意
（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意
（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意
（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 12 页 共 53 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意
（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意
（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 评分标准：
每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。
我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：
1、习惯拖延时间，前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典型的拖延时间的人。
2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。
4、泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 13 页 共 53 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 误区四：整理整顿不足
办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”
当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。 文件处置测验
请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。 1、订购文具后所取得的帐单。
2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。
3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。
5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。
6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 14 页 共 53 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。 8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。
9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。 10、客户寄来的一封投诉信。
11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！ 误区五：进取意识不强
我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的“小张”，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面： *个人的消极态度
*做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊
如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅
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