管好你的工作时间

管好你的工作时间

作者：砳之

来源：《群众·下半月版》2017年第09期

忙忙碌碌一年，你可能会发现，年初制定的职业发展目标根本没完成，原因就是目标太多。相反，若在年初规划时就只选取一两项关键且个人十分重视的领域，集中努力突破，往往会取得不错的成效。

与个人的规划一样，组织的发展也需要精简目标后的时间高效。

效率专家艾维·李在一次与伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普会见时，说自己可以帮助对方提高公司效益。舒瓦普询问如何做到，艾维·李提出召开15分钟的公司高管会议。会上，他发给每人一张白纸，要求在这张纸上写下明天要做的几件事。随后，他要求针对这张清单，完成如下5个步骤：

（1）删减你明天要完成任务的清单，选取最重要的保留，至多6件； （2）用数字标明每件事的重要性次序；

（3）明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； （4）然后再開始完成第二项、第三项……； （5）每天都要这样做，养成习惯。

与会人员面面相觑，艾维·李却自信地对舒瓦普说道：“坚持每一天都这样做，等你相信这种方法的价值后，让你公司的人都这样做。至于咨询费，等这个方法见效时，请寄支票给我，值多少钱由您而定。”

3个多月之后，艾维·李收到舒瓦普寄来的一张2.5万美元的支票，并附言说：“这是我一生中最有价值的一课。”5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，而这套管理法也随之名声大噪。

互联互通的新时代，组织形式发生了很多新的变革。无论是企业还是政府部门，往往會面临许多不确定的临时性任务，或者在常规工作中出现需要跨部门协作的情况。这时就需要从不同部门和团队中抽调人员成立临时的专门团队。随着这种“多重团队”的出现，组织的时间管理也有了新的内涵和急迫性。

在这种“多重团队”的组织模式下，团队跨职能、跨部门共享个人的时间和脑力，既可以减少组织用人成本，优化人力资本，又能利于知识等优质要素在组织内部自由输出，达到效益最大化。但不容忽视的是，管理成本也将随之提高。跨团队工作的员工，往往由于承担多项彼此独立的任务，很难管理好个人工作时间，无法兼顾目标的按时达成，造成任务或项目间的“撞车”与“抢人”。根据角色理论，角色超载会降低个人对工作环境的控制，工作随之变得低效。而这一情况，又往往多发在团队中的骨干成员身上，这对组织的整体效能将带来相当大的风险和冲击。

这时，引导成员学会跨团队时间管理就成为团队领导首先要做到的事。不仅要像艾维·李一样，明确说明每一成员的优先事项，更要提前预测人手不足的危机时刻，着手修改工作日程表及与跨团队成员讨论日程安排，降低因员工角色超载而导致的组织整体效率的降低。这样，在“多重团队”工作模式下，才能协助员工精简工作目标，合理分配协调投入不同项目的时间精力，避免一损俱损。