文号：TY-CG-MJD
密别：秘密
公司采购部织架构、部门职能、岗位说明书
签 名 及 日 期
编 写 校 对 审 核 批 准
李XX 王XX 华XX 刘XX XX信息技术有限公司
2024-02-25
编制说明
序号 1 时间 类型 密级 秘密 人员 版本 V1.0 备注 2024-02-25 初版编制
一、组织架构
三 采购部经理
二、人员编制
岗位 采购部经理 成本控制 采购执行 采购计划 供应商管理 采购助理 合 计 编制人数 现有人数 增加编制理由 成本控制 采购执行 采购计划 供应商管理 采购助理
三、部门职能说明书
采购部 部门职能说明书 一、部门基本资料 部门名称 部门定岗 部门负责人 采购部 9人 采购部部经理 文件编号 编制日期 部门直接上级 CG/YM-005 2017-10-25 总经理 编制 审核 核准 二、部门设置目的
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依据公司的发展计划，进行采购过程管理，为公司施工生产提供物资供应保障 。 三、部门工作关系 （一）公司内部关系 部门 各部门 人力资源部 行政部 技术部 工程部 法务部 物流部 财务部 安质部 （二）公司外部关系 供应商 四、部门职能描述 负责程度 序号 一级职能 二级职能 1.1建立健全采购管理、供应商管理制度与流程并组织实施 1.2制订并监控实施本部门工作计划和费用预算，确保部门目标实现 1 组织建设 与管理 1.3开展部门员工培训、指导、考核、激励工作； 不断提升员工的工作绩效与能力 1.4开展部门团队建设，提高员工凝聚力与执行力，营造良好的工作氛围 1.5组织及指导公司各部门规章制度及流程建设 2 采购平台建设 2.1、建立健全采购管理和各项管理制度、工作流程 2.2、统筹采购信息化建设工作，建立采购数字系统 2.3、整合狞理机制及数字系统，建立采购平台 3.1负责对项目采购需求和供应市场的信息收集和研究，并预测需求变化和供应市场趋势 3.2寻找适合集团的材料和供应渠道 3 供应链管理 3.3负责供应链合作体系的建立与实施，并建立相关档案及数 据库 3.4负责供应商往来的建帐和统计分析 3.5负责采购合同的签订、保管、更新及移交工作 4.1汇总统计项目的物资需求计划，制订集中采购计划，适时组织招议标。 4.2跟进采购进程、确保采购物资准时交付，保障采购合同的有效履行 全责 ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ 主协责 助 ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲
所有采购对接事项 主要联系事项 各部门/子公司业务及内部管理体系内审活动等 人员的选用育留管理、人员培训等 行政物品申购、差旅协助安排、薪资酬劳落实 项目产品初步确定、项目预算对接 落实项目需求，提报项目申购计划、合格供方评审参与 供方资质审核，合同范本制订及买卖合同条款审核、协助处理与供方的违约，债务纠纷、合格供方评审参与 到货接收确认及入库、库存量管控 监管采购执行、保障采购资金链 产品质量验收、产品异常处理评审组织，合格供方评审参与 4 采购计划管理 采购成本管
5 5.1建立询价报价体制，挑选三家以上供货商询价，作为比价、▲ 第 2 页 共 13 页
理 议价依据 5.2与长期合作的供应商建立战略联盟，控制采购成本 5.3与供应商协调下单方式及交付帐期，尽可能降低物资因运输及存放产生的成本费用 6.1协助拟定各种产品物资的重大质量问题的处理措施，保护公司的利益 6 采购质量管理 6.2协助分析产品质量问题的影响因素及主要原因，及时处理质量投诉，保障正常使用 6.3及时向供应商反馈质量问题，并要求其采取改善长短期措施，保证后续产品质量 7.1供应商资信调查，样品评价、实在考察，选择最合适的供应商 7.2督促供应商按时、按质、按量的组织设备进场，并通知相关部门进场检验，确保时效性 7 供应商管理 7.3监督记录供应商的履约情况，协调施工过程中与供应商的关系 7.4及时发现、分析、处理采购交易中的问题，并结合实际逐步改善交易规则 7.5建立和完善供应商管理，不断寻找潜在供方，客观公正评价供方，逐步培养备用供方 8.1工作环境5S管理、用电管理，确保开源节流 8 日常管理 8.2配合协助其他部门工作 8.3及时完成上级交办的其他工作事项。 五、部门主要权限 业务权限 财务权限 人事权限 制度名称 主要流程 有对采购计划的执行权、有对采购质量的控制权、有开展采购工作的自主权 对开展本部门工作所需费用支出的建议权； 对本部门人员引进、任用、考核、激励的建议和实施权。 供应商管理、采购流程管理。 主要流程 主要流程 ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ 六、部门运作相关制度与流程
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公司采购部组织架构、部门职能、岗位说明书设计
