办公室主任职务说明书
岗位名称 所在部门 直接上级 直接下级 所辖人员 办公室主任 办公室 分管副总 副主任 综合管理、干事、秘书、司机 岗位编号 岗位定员 工资等级 薪酬类型 岗位分析日期 2002年6月 本职： 协助分管副总负责办公室的工作，保证公司内部管理体系的稳定运行，主持管理行政、后勤、文书、安全等工作 职责与工作任务： 职责表述：组织审核公司有关行政管理制度，制定办公室工作计划工作时间百分比： 职 责 一 并完成工作总结 提出、审核公司有关行政管理制度，包括车辆管理、办公工作 用品采购、领用等管理制度，负责上报经理办公会 5% 频次：4次/年 任务 依据公司年度计划，督促各部门制定工作计划和实施步骤，频次：5次/年 并完成工作总结 职责表述：负责公司有关会议的召集、组织、记录和决定的督办。工作时间百分比：15% 职 组织处理、协调机关日常工作。 召集并组织公司总经理办公会、公司办公会和职工大会等责 频次：12次/年 工作 重要会议 二 任务 督办、检查各部门对公司级会议决定、决议的落实情况 频次：日常 工作时间百分比：职责表述：综合掌握系统工作情况，负责组织公司各类信息的管理 10% 职 责 三 工作 任务 组织起草公司领导重要会议的发言稿、传递公文、整理和制作公司宣传资料等，并经审核后上报上级领导。编写公频次：10次/年 司大事记。 工作时间百分比：20% 频次：随时 频次：日常 工作时间百分比：10% 频次：日常 频次：日常 职责表述：负责公司的对外联络、接待 职 责 四 组织重要来宾、重要会议及大型庆典的接待、安排和协调工作 工作 任务 代表公司与外界有关部门和机构保持联络，建立良好的合作关系 职责表述：负责协助公司领导落实有关事宜 工作 任务 组织下属处理公司领导日常信函的回复、来访接待、对外联络 协助公司领导合理安排工作日程 职 责 五
组织落实公司领导外出用车、订票等事宜 职责表述：统筹管理公司后勤服务及其他工作 组织公司办公及生活用品、器具、设备、设施及劳保用品职 责 六 的采购、保管与发放工作 工作 组织管理公司的公务用车 关 组织承担公司各类文件、报表、资料的打印、复印工作 职责表述：负责组织公司的安全、保卫、消防、保密工作 职 责 七 频次：日常 工作时间百分比：15% 频次：不定期 频次：日常 任务 负责对公司印、信、营业执照等各类证书的管理和使用把频次：日常 频次：日常 工作时间百分比：10% 组织管理公司办公区、各业务网点及宿舍区治安保卫工作 频次：日常 工作 组织公司的消防工作，定期组织检查公司消防设备、设施任务 的配置和使用状况 组织承担公司文件、档案的管理保密工作 职责表述：负责内部组织管理工作 频次：日常 频次：日常 工作时间百分比：10% 频次：4次/年 职 责 八 负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 工作 负责部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员 频次：2次/年 任务 负责部门内工作任务分工，合理安排人员 拟定本部门财务预算，控制实际费用支出 频次：1次/年 频次：1次/年 工作时间百分比：5% 职责 九 职责表述：完成上级交办的其他工作 权力： 对公司领导层指示和高管级会议的决定、决议有督办权 一定权限范围内物品采购的决策权 有权向各部门索取必要的资料 公司车辆的调度权 有对各部门安全保卫工作的监督检查权 对公共活动场所的使用有调配权 有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力 有对采购物资入库、存放、发放的监督检查权 对档案管理的指导权和监督检查权
权限内的财务审批权 对所属下级的工作有监督、检查权 对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权 有对直接下级岗位调配和奖惩的决策权，任命的提名权 对所属下级的工作争议有裁决权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 工商局、技术监督局、开发区、交警部门、车管所等有关单位 任职资格： 教育水平 专业 培训经历 经验 知识 技能技巧 其它： 使用工具/设一般办公设备：计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、交备 工作环境 通及通讯设备 独立办公室 大学专科及以上学历 公共管理、企业管理或与公司业务性质相关的专业 公司内部规章制度培训、岗位知识培训、行政管理培训、经济法律法规培训、管理技能培训等 8年以上工作经验，5年以上相关业务岗位工作经验，2年以上管理岗位工作经验 掌握企业行政管理知识，了解法律知识 一定的口头表达能力、公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件 工作时间特征 正常工作时间，偶尔出差 所需记录文档 通知、简报、汇报材料、计划、总结、公司文件等 备注：
办公室干事职务说明书
岗位名称 所在部门 直接上级 直接下级 所辖人员 办公室干事 办公室 办公室主任 岗位编号 岗位定员 工资等级 薪酬类型 岗位分析日期 2002年 月 本职：负责公司外联事务和内部行政事务 职责与工作任务： 职责表述：做好公司来访人员的接待工作 认真做好来访者的登记 职 责 一 工作 任务 拟定接待详细的工作计划，安排好接待工作中的各项细节及有关活动 认真收集来访过程的拍摄图片，领导、专家题词和有关资料的收集、整理、归档工作 负责带领来访人员进入公司参观及解说工作 及时做好接待用品的需求申报及发放 职 责 二 职责表述：负责公司日常行政事务 工作 做好文件归类与存档工作 任务 及时将文件下发到各部门 职责表述：负责会议室、接待室的管理 职 责 三 工作 任务 搞好会议室、接待室物品的摆放及展柜布置 搞好会议室整体清洁卫生 搞好会议室录像、扩音设备操作工作 职 责 四 职责表述：公司相关证照的办理与年审 工作 根据公司需要，准备有关材料，办理相关证件 任务 及时到省工商局办理营业执照的年检 职责表述：办公用品的采购、保管与发放 职 责 五 工作 任务 根据各部门的申报单审批汇总，定期外出采购办公用品 及时采购接待用品及其他需采购物品 安全保管和有序发放物品 工作时间百分比： 频次： 频次： 频次： 频次： 频次： 工作时间百分比： 频次： 次/年 频次： 工作时间百分比： 频次： 次/年 工作时间百分比： 频次： 频次： 工作时间百分比： 频次： 频次： 频次：
职 职责表述：协助主任对公务外出用车进行管理 责 六 工作 任务 根据各部门的外出办事需求与车况，开据派车单 工作时间百分比： 频次： 工作时间百分比： 频次： 工作时间百分比： 频次： 职 职责表述：协助主任对各部门招待费进行管理 责 七 工作 任务 开具进餐统一票据和公司内部进餐报销凭证 职 职责表述：负责部门费用报销的填报工作 责 八 工作 任务 如实填报本部门和公司领导各种费用，办理审批手续 权力： 1、在权限范围内，有代表企业对外联络的权力 2、协助主任对进餐、办公费用的监督权 3、对会议室的整体布局有决定权 4、对公司接待工作的建议权 工作协作关系： 内部协调关系 外部协调关系 任职资格： 教育水平 大专以上 专业 经济类、管理类专业 公司各部门 工商局等与企业相关政府部门 培训经历 相关公司法、办公自动化、公关礼仪的培训 经验 技能技巧 其它： 使用工具/设备 工作环境 工作时间特征 所需记录文档 一般办公设备（含电话、电脑、打印机） 共享办公室 正常工作时间，经常外出 公司文件、报告、用车申请单 1年以上工作经验 熟练运用办公自动化软件，熟练操作照相机、录像机等接待设备，形象气质佳，普通话标准，交际能力、沟通能力强
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