内 部 平 急
XXXX【人】字（2012）第23号 签发人：XXX
关于XXXX人事档案管理的通知
各公司：
为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：
一、电子档案管理
1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。
2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。
二、纸质资料管理 （一）收集
档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理 1．人事档案分类
人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
（1）基本档案资料
①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；
员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；
（2）其他档案资料
①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类
累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；
更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。
③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。
员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。
（3）离职档案资料
离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。 三、档案组卷、存放规定
1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。
2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。
3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。
5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。
6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。
五、管理原则
1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；
2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；
3．未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。
附件：
1.《应聘人员登记表》 2.《员工入职申请表（管理）》 3.《员工入职申请表（普工）》 4.《背景调查表》
5.《与原单位解除劳动关系证明书》 6.《入职培训记录表（管理）》 7.《入职培训记录表（普工）》 8.《劳动合同签收单》 9.《劳动合同签收一览表》 10.《员工转正审批表》 11.《培训学分分录表》 12.《外部培训申请表》 13.《培训协议》 14.《外部培训报告》 15.《管理干部履历表》 16.《内部调动审批表》
17.《劳动合同补充条款》 18.《工作移交清单》 19.《管理人员离职审批表》 20.《生产员工离职审批表》 21.《解除劳动关系确认书》 22.《档案管理信息表－贴档案袋用》 23.《管理人员人事档案目录》 24.《生产人员人事档案目录》
XXXX股份有限公司 总经理：
二〇一二年八月二十五日
主题词：规范 人事档案 通知
抄 报：区域总经理 事业部（副）总经理 行政人事总监 抄 送：事业部人事（副）经理
XXXX股份有限公司华北区域 2012年8月25日印发
申请职位:
001-应 聘 登 记 表
姓 名 政治面貌 所学专业 技术职称 身份证号 现居住地 性别 学历 出生 年月 籍贯 身 高 电话号码 身份证住址 爱好及特长 家 庭 成 员（若有亲属在本公司工作请说明） 亲属姓名 关系 年龄 工作单位、职务、通讯住址 教 育 背 景（从最高学历填起） 就读时间 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年 月至 年 月 就读学校 工 作 记 录（从最近工作填起） 工作时间 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年 月至 年 月 薪资要求及其它： 备注：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 婚否 民族 体重 相 片 联系电话 所学专业 有否证书 证明人及联系方式 曾服务单位 职位 薪金 证明人 联系电话 申请人签名： 日期：
人事档案管理制度及相关表格
