在初期，北兴特钢能够在电子商务方面和应用简单的物流技术方面做有益的尝试，如通过内部局域网及时传递库存信息、通知财务部付款；通过INTERNET进行网上下订单；和供应商之间建立自动订货系统和由厂商管理库存（VMI）。
第二章采购和供应管理咨询方案依据原理介绍
一、采购和供应管理的基本概念和作用
采购和供应管理的定义是：在正确的时间、以合适的价格、恰当的数量和良好的质量向组织提供原材料、服务和设备的过程。
采购和供应管理的目标是：
? 提供不间断的物料，使整个组织正常运转 ? 使存货和损失保持最小
? 通过提供合格的原材料保证产品的质量 ? 选择和发现有竞争力的供应商 ? 以最低的总成本获得所需的物资 ? 以最低的费用来完成采购目标
采购是企业中成本发生的最大领域。下表是北兴特钢的直接材料采购成本和销售收入之间的比例估算。
钢种 消耗原辅材料 直接材料采购成本(元/吨) 轴承钢 废钢 生铁 铁合金 791.2 254.0 197.2 3300 41.0% 吨钢价格(元) 比例 辅助材料 合计 合结钢 废钢 生铁 铁合金 辅助材料 合计 碳结钢 废钢 生铁 铁合金 辅助材料 合计 110.3 1352.7 772.8 254.0 157.9 110.3 1295.0 791.2 254.0 92.8 110.3 1248.3 表三
2600 48.0% 3200 40.5% 北兴特钢的采购和供应和其他企业壹样，具有以下特点： ? 采购对象种类繁多
? 采购金额大。北兴特钢年采购金额约为67710.78万元 ? 需要记录审计线索且严格进行监督审计 ? 低效运作导致严重后果 ? 需要同其他职能紧密协作
因此北兴特钢的采购和供应管理职能需要得到领导层的高度重视，采用科学合理的职能设计和标准化的运作程序，在有效控制的状态下高效运行。
二、采购和供应管理的壹般工作程序
图四显示的是采购和供应管理的壹般工作程序。
对需求进行 描述：即对 数量、特点 确定可能的 供应商并加图四 以分析 确定价格和 采购条件 拟定并发出 采购订单 发现需求 准确说明 （一） 发现需求采购产生于企业中某个部门的确切的需求。负责具体业务的人应该清楚地知道他的部门： 对订单进行 ? 需要什么 跟踪并／或 接收并检验收 到的货物 清结货款 供应商绩效记录与考核 ? 需要多少 催货? 何时需要 各部门的业务负责人通过提交年度、半年、月度采购计划和临时采购申请单将需求通知给采购部。对于供货要求，采购部要告知需求部门供货提前期。采购部应要求需求部门尽早预测需求，以避免过多的临时采购申请单。
产生临时采购申请单的原因主要有以下几个：
? 库存控制出现问题。没有很好地执行限额领发料规定。或由于盘点、库存信
息更新、库存记录出现错误而造成库存信息有误
? 市场形势发生变化，生产计划进行调整，使原有库存不能满足生产需要 ? 采购预算不足，造成库存不足，需要临时追加
出现临时采购申请单有可能导致以下后果： ? 员工在时间压力下工作容易导致错误
? 交货提前期缩短可能导致运输费用和物资价格提高，最终引起采购成本上升
（二） 描述需求
申购部门需要提出准确、详细的物资描述。对物资描述是否准确，直接影响到成本。采购的各个环节对降低采购成本的潜在贡献机会能够用图五表示。申购部门应根据需求，按照性能价格比最优的原则，提出需求描述。在提出需求描述时，应和采购业务员充分沟通，共同发现降低采购成本的机会。
采购的各个环节对降低采购成本的潜在贡献机会
低
选择供应
图五
申购部门能够采用以下壹种或几种描述方法的组合，对需求进行有效的描述 ? 品牌描述。此种方法的优点是能够保证质量、缺点是过度依赖品牌会失去降
低采购成本或提高质量的机会
? 同等规格描述。此种方法规定壹种品牌或型号后，仍注明能够采购同等规格
的产品，给采购部门更多的选择余地
? 规格描述。这是最常见的描述方法，适用于标准化产品 ? 功能描述。即准确描述所需产品的功能
? 工程制图描述。适用于购买建筑、电动部件、装配线、锻件、铸件、冲压件
等
? 市场等级、样本描述。在没有统壹的标准或没有很好的方法来描述要采购的
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