（1）讲话人选择了不恰当的时间来传递信息，因此听众会更多地考虑其他事情。 （2）讲话人选择了不合适的地方，因此听众会受周边环境影响。 （3）讲话人没有做适当的准备，因此信息不能被有效地理解。
（4）语言中带了方言或没能有条理地传递信息，使听众无法听明白他要表达的意思。 （5）信息太长，以至于听众失去兴趣。
（6）外表与正在传递的信息不相符，可能使听众对他不够尊重。
（7）听众对某个主题已有明确的观点，而讲话人提供了听众并不认同的观点。 （8）拒绝回答问题，或回答得不好 （9）听众不喜欢讲话人所提及的信息内容。
第五章 非语言沟通
一、名词理解
个人外表：个人的外貌和他们想展示给对方的形象。 举止习惯：个人的行为特点。 二、选择题知识
1、个人外表：穿着、姿势、举止习惯、自信 2、肢体语言：
（1）积极的肢体语言：适当的目光接触、微笑、放松的姿势、身体略向前倾
（2）消极的肢体语言：缺乏目光接触、缺少微笑、弯腰驼背、双臂交叉、紧张的外表、将身体避开讲话人。
3、工作环境下的非语言沟通 接待员、接待区域、电梯、会见者。 书面商务文件――内部沟通文件
内部沟通文件：指在组织内部人们互相沟通的书面形式。 要求：
在充分的信息交流的基础上作出决策。
向全体员工发布指令——必须告知员工该做什么，以使企业顺利运作。
组织内同一层级员工之间的互相沟通――包括那些在同一部门以及不同部门员工之间的相互沟通。
向员工提供相关信息――如产品、培训课程、安全法规。
向员工提供对他们至关重要的信息――薪酬、退休金、休假、其他福利的详细信息及总体工作条件。
文件类型、定义、要求及格式要求。
备忘录：是组织内部沟通文件的一种常见形式。 要求：简短、公司内部传阅。
要素：组织名称、文种名称、发件人、收件人、主题、发送日期 格式示范：
公司/组织名称
备忘录 发件人： 收件人： 主题:….. 发件时间: 内容：…….. 会议议程：
属于正式会议，同一位主席主持会议，一位秘书负责会议记录。 要素：公司名称、与会人员、会议时间、会议地点。 格式示范：
XXX公司 XXX会议 会议时间：X年X月X日在XX举行 会议议程： 缺席致歉
对上次会议记录的确认 由上次会议记录提出的问题 ……. …….. 其他事项
下次会议的日期及时间 会议记录：
作用：用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。
要素：公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员。 注意：会议主席是关键人物，因为他将决定谁有发言权有及说多长时间。
XXX公司 XXX会议 会议时间：X年X月X日在XX举行 与会人员：XXX、XXX
会议议程 1、缺席致歉
2、对上次会议记录的确认（提出质疑） 3、由上次会议记录提出的问题 4、……. 5、…….. 6、…….. 7、其他事项
下次会议的日期及时间 报告
报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。 报告是形式成决策的依据。报告的应用于：
（1）以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况。 （2）提交某些调查研究的结果，并建议后续行动。 （3）评估政策变更的可能性。
要求：内容简洁、版面安排清晰并合乎逻辑。
要素：标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）、目录、执行摘要、授权范围、程序、研究结果、结论、建议、附录。 通告
用来告知某些事宜，不应用于批评或评论。 注意：通告必须与当前问题相关，具有时效性。 格式示范：
组织名称 标题：…… 企业内部刊物
是传播企业信息的一种方式
有效的企业内部刊物包括有以下列大部份的特点： 有一个老龄员工专栏 设置专注于员工事宜的板块 关注运动及社交活动 开辟杰出员工专栏 设置讨论专区
关注公司未来可能发生的变化 由组织支持的任何慈善事业详情 关注一两场比赛
书面商务文件――外部沟通文件
外部沟通文件：指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形式 要求：沟通活动必须被充分并准确地完成，以便实现组织的目标。具有公关职能，所以应尽可能展现组织最好的方面。 致意便条
一般只包括自己公司名称及上条礼节性短信 格式示范：
自己单位名称 谨向您致意
自考《商务沟通方法与技能》 11742
