行政前台面试技巧问题和注意事项
前台文员职责 :
1. 负责前台服务热线的接听与电话转接做好来电咨询工作重要事项认真记录并传达给相关人员不遗漏、延误 2、 负责来访客户的接待、基本咨询与引见严格执行公司的接待服务规范保持良好的礼节礼貌 3、 对客户的投诉电话及时填写登记表并于第一时间传达到客户服务团队定期将客户投诉记录汇总给副总经理 4、 负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放并保持整洁干净 5、 接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其她工作 认真执行目标卡的管理规定完成本部门分配的工作与任务、
一、请写出企业常用的公文文种5分
二、就您的理解行政工作应包括哪些内容如何才能做好这项工作15分
三、公司将于下个月十五日召开半年总结会由您来 承办请制作一份行事历即需要做什么由谁来做何时完成。公司组织机构如下市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。15分
四、请拟一份关于国庆节放假的通知。5分 五、您认为IT行业的行政工作与其她行业有何区别5分
六、公司老总在例会说“上个月公司的电费开支很大有一些浪费大家要注意一下。”您对此种情形如何办理10分
七、公司拟办一份公司的内刊以调动大家工作热情您将如何办理10分 八、从行政方面控制公司日常的成本您觉得从哪几个方面入手10分 九、就一般的企业而言如何进行档案的分类10分
十、公司的上级主管于明天到公司考察参观您觉得需要做哪些方面的准备工作。15分 第一个:说,下午18:00有20个人要开会,因些需要订餐,送餐需要在19:00前送到,结果送餐人员却只送来了18份,少了两份,这就代表少了两个人的餐,时间还不能完,这时该怎么办？ 第二个:行政主管要您订10种办公用品,但公司常光顾的那家目前只有7种,问您该怎么办,就是先订下来那7种回来先用着,还就是重新换 一家一次性采购齐全呢？ 考察实际能力。
问题一:
1、并没有事实证明要订餐多少份(需要确认)。因为她只说“因些需要订餐”所以这就是考您做事够不够细心。 2、(有条理分析事情)如果真就是要订20份,那您从一开始就打电话跟餐厅订好了,最后却只送来18份,那么责任在餐厅,您需要马上打电话到餐厅确认,如果就是餐厅搞错的话,她们为了店誉一定会在第一时间给您送过来。反过来,您最后急忙到别的店订餐,却只会拖慢您的时间。(因为,她们没有失责,所以她们会按正常下单的先后顺序给您送餐)。 3、(应变能力)得到餐厅在最快的时间送到的承诺后,先前订好的餐不能拿进去,等餐厅把另外两份送来后再一起送进去。这样就不会造成有些人吃完了,有些人还在等的情况出现。如果时间到了,餐点还没有送来,那么在公司的财力允许下,先送一些饭前茶点进去。这样不但延迟了时间,也不会因迟一点送进去而误了大家吃饭的时间。 问题二:
1、您没有问清楚那年那月那日要用(急不急)。
2、不急的话我会先买那七样回来用着先,再问清楚店家什么时候可以把货补上,如果在规定时间内货能到齐,我会要求店家货到后第一时间送到公司。(既然就是老客户,那么她们就有一定的信用度,才值得我们长期与她们合作)。
3、很急的话,我会先买回那七样应急。比较后找出最好的店家再买回其她的办公用品,这样
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不会误事,也能把潜在好客户发掘出来。(也许她们将来就是我们的下一个合作对象)。如果在情况不明时重新换一家,不够明智。
文员面试技巧一:文职岗位需要很强的语言表达能力,所以在面试时要注意特别说话内容,说话语气以及所表达出的诚意。如果求职者说话颠三倒四,语意不清,容易让人觉得无法担当大任或就是语言虽然动听,但华而不实,缺乏诚意,都不就是成功的表达。
在回答问题时要辩证分析,多维答题。回答问题不要陷入绝对的肯定与否定,应多正反两面考虑。从很多面试中所出的一些题目来瞧,测评的重点往往不在于面试者答案的就是与非,或就是观点的赞同与反对,而在于分析说理让人信服的程度。所以要辩证地分析问题,理由充分地说理论证,而不要简单地下结论,有时还要从多个角度思考,具体情况具体分析。
文员面试技巧二:面试者要注意自己在面试中的礼仪问题。因为文职人员的形象与礼仪往往代表公司的形象,所以这一点必须要在面试中予以充分注重,应注意办公室面试礼仪。要做到仪表大方,举止得体。穿着前卫、浓妆艳抹,尤其男生戴戒指、留长头发等标新立异的穿着与装饰不太合适,与文职人员的身份不符,给招聘人员的印象也不太好。面试者入座以后,尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作,容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。一般说来,着装打扮应求端庄大方,可以稍事修饰,男生可以把头发吹得整齐一点,皮鞋擦干净一些,女生可以化个淡雅的职业装,总之,应给招聘人员、大方、干练感。
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文员面试技巧三:文职岗位要求面试者有很好的亲与力,能与其她人进行充分的沟通,这就要求面试者必须要保持良好的心态来面对招聘人员。关键要做到八个字--顺其自然,不卑不亢。只有这样才能给招聘人员留下好印象,使其相信您有能力在将来进入公司后与同事与谐的相处。
应树立两种心态:一、面试的目的就是合作而不就是竞争。招聘人员对考生的态度一般就是比较友好的,她目的就是把优秀的人才遴选进自己的公司增强公司的竞争力,而不就是为与考生一比高低而来,所以考生在心理上不要定位谁强谁弱的问题,那不就是面试的目的。二、面试中两者的地位就是平等的,面试者就是求职不就是乞职。面试者就是在通过竞争,谋求职业,而不就是向招聘人员乞求工作,成功的关键在于自己的才能以及临场发挥情况。
1、着装得体。尽量着正装,夏天/技术类公司要求可能不严格,但就是规范整齐的着装都就是讨喜的加分项。
2、化淡妆。浓妆艳抹与素面朝天都不就是合格的行政人员表现。 3、清楚自己简历的内容,并提供准确的简历。如果让考官面对一份错别字连篇,与您自身风马牛不相及的简历,您试想她(她)就是什么心情？这份工作您还会有机会不？ 4、提前考察好路线并预计乘车时间,保证准时到达。守时就是个好品质。
5、提前了解应聘公司背景与职位要求,做到心中有数。我曾经遇到过一个我问她对我们公司了解多少,张口就把公司名说错了的。
6、重视形象,遵守职业礼仪。如果长得不漂亮,那么请说的漂亮;如果说得不漂亮,那么请表现的漂亮。您的一举一动都就是考察的范围,请拿出实力来说明。 7、准备恰当合宜的问题应付考官的询问。不要张口闭口问工资问休假,这样给人感觉很庸俗。这些事情就是会让您知道的,但就是要在公司录取您之后,您才有资格知道。
8、如果已经找到工作或确有其它事情,可以拒绝公司的面试约请;但就是如果已经答应了,应尽量按时参加,如临时不能参加,可以电话道歉表明情况。因为即使您不参加这个公司的面试,没有成为这个公司的员工,这一样就是您职业生涯中敬业与成熟的一种举动,会对您未来的事业有所帮助,也会使您的人格更加完美。 1、您了解我们单位不
只要毕业生提前做些准备,从多种途径收集用人单位的信息,这样的问题就比较容易回答,如果答非所问或张口结舌,场面可能会很尴尬。
行政前台面试技巧问题和注意事项
2、前台文员的基本素质就是什么？
答:我认为前台文员的基本素质就是踏实肯干,灵活机动,细致周全,积极上进。
3、前台文员的具体工作就是什么？
答:具体工作包括接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作等几个方面。
4、如何对档案进行分类？标准就是什么？
档案分类常用的有以下三种,在现实中可根据实际情况结合运用。 年度分类法:根据形成与处理文件的年度进行分类; 组织机构分类法:根据内部组织机构进行分类; 问题分类法:按照文件所反映的问题进行分类。
5、您找工作最重要的考虑因素就是什么？
可以结合您正在应聘的工作,侧重谈您的兴趣、您对于取得事业上的成就的渴望、施展您的才能的可能性、未来的发展前景等方面来谈。
6、您如何规划您个人的职业生涯
毕业生在求职前一定要对这样的问题有所考虑,并不仅仅就是因为面试时可能被问到,对这个问题的思考有助于为个人树立目标。
7、在工作中如何处理与上下级的关系？ 这属于前台工作中的协调部分的内容。
对上级:文员在工作中要维护领导成员的威信与形象,尊敬领导,积极配合领导工作;维护领导层内部的团结,请示或汇报工作,应严格按领导成员职责分工进行,不越级请示,不利于团结的话、闲话、气话不说。
对下级:可个人之间谈心交流;以平等身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见,征求对方的瞧法,共同寻求解决问题的最佳办法;以建议的态度、谦逊的语言将自己的意见转告给对方,以达到协调的目的。
8:“谈一谈您的一次失败经历”
行政前台面试技巧问题和注意事项
思路: 1、 不就是圣人,孰能无错？最好不要说自己没有失败的经历,应说明失败之前自己曾信心白倍、尽心尽力; 失败后自己很快振作起来,以更加饱满的热情面对以后的工作。
9:“对这项工作,您有哪些可预见的困难？”
思路: 不要直接说出具体的困难,否则可能令对方怀疑应聘者不行。 可以这么回答:“工作中出现一些困难就是正常的,也就是难免的,但就是只要有坚忍不拔的毅力、良好的合作精神以及事前周密而充分的准备,任何困难都就是可以克服的。”
10:“您就是应届毕业生,缺乏经验,如何能胜任这项工作？”。
对这个问题的回答最好要体现出应聘者的诚恳、机智、果敢及敬业。如“作为应届毕业生,在工作经验方面的确会有所欠缺,因此在读书期间我一直利用各种机会在这个行业里做兼职。我也发现,实际工作远比书本知识丰富、复杂。但我有较强的责任心、适应能力与学习能力,而且比较勤奋,所以在兼职中均能圆满完成各项工作,从中获取的经验也令我受益非浅。请贵公司放心,学校所学及兼职的工作经验使我一定能胜任这个职位。”
前台文员注意事项
包括接电电话注意事项,服务注意事项,仪容注意事项等。 一、接听电话注意事项
1、话铃响后,应尽快接听,而不要故意延误。提起听筒以后,不要与周围人闲扯,把发话搁在一边。接听者可以先报一下自己的电话号码或单位名称,然后再问对方找谁。切忌自己什么都不说,只就是一味地询问对方:“您叫什么名字？”“您就是哪个单位的？”“您找她就是公事还就是私事？”这种做法极不礼貌的。
2、如果接听以后,自己不就是受话人,应负起代为传呼的责任。万一要找的人正忙着,您应该重新拿起电话告诉对方:“请您等一下,她马上就来。”要就是找的人不在,不能把电话一挂了事,而就是耐心询问对方姓名与电话号码,就是否需要转告,并在征得同意后详细记录下来。如果电话来得不就是时候,自己手里正有事忙着,而对方谈兴甚浓,一时还不想挂断电话,可以委婉地告诉对主:“真想与您多谈谈,可现在有件急事要处理,明天我打电话给您好不？”电话通讯,一般由发话人先结束谈话。如果对方话还没讲完,自己便挂断电话就是很不文明的。
3、接到找错电话的注意事项、有时,当您接电话时,却听到对方要其她单位或其她人。这就是由于电话跳号、串线、拨错号码或电话号码变动等原因造成的。所以,打错电话并不就是罕见的现象。当接到打错的电话时,不能冲话筒嚷嚷:“干什么？您找错了。”然后把电话听筒一摔。接到打错的电话,首先应该仔细听清对方要找什么单位与什么人。如果确实打错了,您应该询问对方要打的就是什么号码,然后您就把您的电话号码告诉对方。在接到找错的电话时,最重要的就是耐心与仔细。即使对方再三询问,也不要显得不耐烦。对方的心情就是可以理解的,希望弄错的就是别人而不就是她自己。何况有时候,我们也有这种情况。
1、前台文员面试一般会考以下内容:
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