office2003高级应用培训

Microsoft Office 2003 高级应用培训大纲

一、内容提要

在使用Microsoft Office完成日常办公时，一个简单的技巧可以提升办公效率，而将多个技巧操作巧妙地串接在一起，就可以解决办公时的难题。在与大量Microsoft Office用户的交流中，发现大多数朋友已经掌握了办公软件的基本使用方法和基本技巧，但这往往是不够的，他们需要的是如何灵活运用这此技术解决日常办公中遇到的问题。

--微软特约资深顾问讲师 微软最有价值专家 李辉

OFFICE 2003高级应用培训适用于Office的中、高级用户，专为希望快速提高办公自动化操作技能和工作效率的白领人士量身订做。培训内容不是基本的Microsoft Office软件使用手册，也不是简单的Microsoft Office使用技巧集合。而是从学员提出的实际问题出发，通过虚拟的故事场景描述工作任务，并带领学员思考完成这样的任务会遇到哪些Microsoft Office 使用技术，最终实现问题的快速解决。

二、培训大纲 1 Word篇

1.1 请柬原来可以这样做

1.1.1 场景描述：制作一个请柬，要求将请柬的版式做成“竖排”，同时要求突显

谏中的日期，把请柬中的阿拉伯数字由默认的“黑色”改成“红色”。最后将请柬打印出来，然后通过信函的方式发送给所有的客户和合作伙伴。 1.1.2 问题：

1.1.2.1 在word中进行纵向输入时，输入的阿拉伯数字都“睡觉了”，用什么

方法能让它们“站”起来？

1.1.2.2 改变阿拉伯数字颜色的一般方法是在“字体”对话框中的“字体颜色”

下拉列表中进行选择，怎么能同时改变所有阿拉伯数字的颜色？

1.1.2.3 为了让请柬的版面更加美观，需要适当调整word文档行距，一般的方

法是在“段落”对话框中进行设置，还有没有更快捷的方法？

1.1.2.4 在Photoshop中可以利用文字蒙版工具将图片做成文字，那么，在word

中如何将“请柬”二字实现图片字的效果？

1.1.2.5 在打印请柬的时候，逐一输入客户的姓名，然后再邮寄给不同的客户，

比较费时费力。有什么轻松、快速的方法吗?

1.2 如何在页眉中插入章标题

1.2.1 场景描述：要对一篇数百页的文档进行格式化，在目录1~3页的页眉处插入

目录的标题，在正文第1~10页的页眉处插入第一章的标题，第11~20页的页眉处插入第二章的标题……第91~100页的页眉处插入第十章的标题，然后设置目录与正文不同的页码格式，并将页眉中的水平线删除。 1.2.2 问题：

1.2.2.1 如何让页眉根据标题的不同，而添加不同的页眉？

1.2.2.2 如果把文档的目录和正文分成两个文件来处理，这样固然可以解决问

题，但是又不便于对整篇文档的编辑和管理，该怎么办？

1.2.2.3 在设置word文档的页眉时，会自动添加一条水平线，这条水平线根本

无法选中，怎么能删除？

1.3 如何给文档平均分栏并添加页码

1.3.1 场景描述：我们知道日常生活中的报纸、杂志一般都是分栏显示的，因此就

需要将一页平均分成两栏，并分别为这两栏添加两个页码。 1.3.2 问题：

1.3.2.1 在word中实现分校很简单，但通常将文档分成两栏时，数据都会偏到

一栏显示，有点左右不直协调。怎样将两栏数据“平均”分配显示？

1.3.2.2 执行菜单中的插入|页码命令，就可以轻而易举的插入页码，但要在一

页中插入两个页码该怎么办？

1.4 制作“客户资料登记表”模板

1.4.1 场景描述：做一个“客户资料登记表”，用来管理客户的信息，然后将其保

存成模板，共享给工作组的其他成员，这样更有利于工作组成员之间的协同工作。 1.4.2 问题

1.4.2.1 在通常情况下，将“客户资料登记表”制作完成后需要打印出来，然

后让客户填写，但是这样的工作过程难以统计和管理表单的填写情况。

1.4.2.2 如何将“客户资料登记表，，模板进行共享，以方便公司的同仁使用呢？

1.5 利用Word具备订功能实现团队编审

1.5.1 场景描述：公司要进行劳动制度改革，接着是人事经理、总经理。起草了一

份改革方案，需要先发送给主管审阅，再将领导审阅修改后的改革方案进行整合。 1.5.2 问题：遇到这样的问题，传统的处理方式是先通过对打印原稿进行手工圈改，

然后返回给“我”，“我”再根据修改意见更改并重新撰写。这种处理方式的缺点在于，不仅非常容易出现错误，而且产生大量的重复劳动。同时，如果一篇改革方案文稿需要好个编审人员增加修改意见时，那么上述传统方式几乎是难以完成的。

而如果所有的人都在同一个文档中直接修改的话，那么将破坏原有内容。使人很难判断哪些内容是修改的，哪些内容是原有的。该怎么办呢？

1.6 如何将数据图形化

1.6.1 场景描述：作为一家贸易公司的财务人员，老板让他利用 word制作一份产

品销售收入明细表，为了便于比较各个月份的销售数据，还需要将数据图形化。 1.6.2 问题：

1.6.2.1 在制作一个表格时，它有2个项目（即“名称”和“月份”），如何将

它们用对角线分开显示？

1.6.2.2 表格在制作完成后常常需要再进行一些调整，而在调整过程中，有没

有什么技巧？

1.6.2.3 单位的财务人员常要对一些表列的数据以小数点进行对齐，在word

中如何实现呢？

1.6.2.4 当文档中的表格跨页显示时，表表每次都采用复制的方法在另一页上

进行制作，有没有更简单的方法实现？

1.6.2.5 在 Excel 中可以轻松实现数据求和，在 WOrd 中能实现这样的功能

吗？

1.6.2.6 在 Excel 中通过“填充柄”或“粘贴公式”可快速复制公式，而在

word中却没有此项功能。有什么方法可以快速复制公式呢？

1.6.2.7 在word表格中，除了可以对行和列进行数字求和计算外，可以对平均

值进行计算吗？

1.6.2.8 面对表格中的大量数字，使人看起来难免有些头疼，有没有好的方法

让它们一目了然呢？

1.7

将Word文档转换为繁体中文并为其减肥

1.7.1 场景描述：在一所台资企业工作，老板是一位台湾人。现在需要将一份用

Word 编写的“商务宣传计划书”发送给在外出差的 老板审批。 1.7.2 问题：

1.7.2.1 因为在语言的文字表现和使用习惯上，中国大陆和中国台湾地区存在

着一些区别，有没有什么方法可以将这份“商务宣传计划书”转换为繁体字体？

1.7.2.2 公司服务器发送邮件的最大附件限制是 50MB ，而 “商务宣传计划

书”文件大小是 60MB ，压缩发送还是超出最大附件限制。

1.8 绝密的文档和信息如何保护

1.8.1 场景描述：公司有很多绝密的文档和信息，需要将这些文档和信息进行保护，

以免让其他人窃取公司机密，给公司造成损失。 1.8.2 问题：

1.8.2.1 如何防止别人打开公司的机密文件进行查阅？

1.8.2.2 有一份和客户签署的合同，其中的部分条款是绝对不允许更改的，但

是该合同还要经过其他领导审阅，怎样防止他们更改那部分内容呢？

1.8.2.3 怎样防止员工无意或恶意将公司的机密文件发到公司以外，或进行打

印，或拷贝到 U 盘上带出公司呢？

1.9 利用邮件合并制作名片

1.9.1 场景描述：领

导让根据之前利用 Word 建立了一个“通讯薄”的文档（word表格） , 制作名片。 1.9.2 问题：

1.9.2.1 怎样利用“通讯薄”文档制作名片呢？

1.9.2.2 邮件合并之后，想看看其大致的效果，同时也为了节约成本而想进行

缩放打印，在word中怎样实现呢？

1.10 文字特效处理

1.10.1 场景描述：领导让制作一份新产品的宣传海报，为了使海报中的主题或者重

点内容肯够突显出来，就需要添加一些文字特效。但对一些专业的制图软件（比哆 Photoshop 、 CorelDraw 等）并不会使用。使用 Microsoft office word可以制作出效果很好的文字特效。 1.10.2 问题：

1.10.2.1 在word中可以制作出双色字的效果吗？ 1.10.2.2 在word中可以制作艺术字的效果吗？

1.10.2.3 word 中可以用汉字、字母或特殊符号制作图案吗？

2

Excel篇

2.1 如何自动推算出生日期及性别

2.1.1 场景描述：企业文化建设中一条根本性的标准，就是以人为本管理思想的实

现。由此，为了能“让员工感到幸福”，老板让利用员工入职时填写的员工登记表中的身份证号码，推算出每位员工的出生日期，这样，在其生日的那天，就会收到公司赠送的生日蛋糕或其他生日礼物。 2.1.2 问题：

2.1.2.1 在输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间

距。但是手工输入空格有时比较麻烦，有没有比较简单的方法呢？

2.1.2.2 在单元格中输入15位或者 18 位的身份证号码时， Excel 会自动将

超过11位的数字自动转为“科学计数”的方式，该怎么办呢？

2.1.2.3 在 Excel 中，如何利用15位（ 18 位）身份证号码自动输入出生年

月日及性别等信息呢？

2.1.2.4 默认情况下，工作表的背景都是白白的，很没有生气，可不可以将自

己喜欢的图片作为其背景呢？

2.2 如何将报销单的小写金额分散填充

2.2.1 场景描述：经理让根据本公司的业务需要，制作一个通用报梢单。报销单是

企业往来财务不可或缺的重要凭证，每次出差归来、购买某种产品，都需要填写报梢单。在填写报稍单时，非常希望有些内容是可以自动填写的，而不需要人工进行输入，就像如图所示的“报销凭单”中的“部门名称”一样，只需要通过下拉列表的选择，就可以自动填写“部门名称”。另外，在输入报梢的小写金额时，需要

将其自动填写在相应的栏中。 2.2.2 问题：

2.2.2.1 如何才能制作出如图所示的下拉列表呢？ 2.2.2.2 利用 Excel 能实现小写金额的分栏填写吗？ 2.2.2.3 如何快速输入“今天”的日期呢？

2.2.2.4 为了防止自己辛辛苦苦写的公式都被人抄袭，能不能只让别人看到结

果，而看不到公式呢？

2.3 如何利用“记录单”为工作表添加数据

2.3.1 场景描述：经理让制作2006年1月份的工资表，但由于屏幕大小的限制，

需要输入的数据超过了显示区域，因此只能利用滚动条来定位显示区域，非常麻烦

2.3.2 问题：

2.3.2.1 在标题栏中只有第1行的第一个单无格有数据，第2行以后都是14

列资料，要怎么编排才好看？

2.3.2.2 由于输入的数据超过了显示区域，若使用缩小“显示比例”的方式来

完整显示数据的输入区域，会使文字难以看清楚。 2.4

将员工销售业绩按照评定等级进行自动分表

2.4.1 场景描述：就职于一家跨省市的集团公司，老板让按销售部10月份的销售

业绩，给每伴员工评定等级（即按照甲、乙、丙进行分类），其中0~4999之间的称为丙类；5000~7999之间 称为乙类；8000元以上的称为甲类。然后按照评定的等级，分别放置在“甲”、“乙“丙” 3 个工作表中。 2.4.2 问题：

2.4.2.1 通过销售业绩来一个一个地评定等级太麻烦，如果以后每个月都要评

定的话，岂不是每个月都要重复一回，既浪费时间，又没有效率。

2.4.2.2 把评定的结果分别放置于“甲”、“乙”、“丙个一个地复制、粘贴，还

有其他的办法吗？ 制作和发送工资表

2.5.1 场景描述：老板让将编制好的工资表制成工资条，然后将工资条逐一发放到

每位员工的手中。 2.5.2 问题：

2.5.2.1 工资条一般要包含该员工的工资数据和相应的列标题。但工资表上只

有一列列标题，如何让每一位员工的数据上面都出现这个列标题呢？

2.5.2.2 对于跨区域公司，比如公司的办公地点在北京，而厂房车间在“广州”，

那么将工资条打印并发放到每位员工的手里就绝非易事了。

2.5.2.3 工资表属公司的机密文件，如何使其只能在指定的电脑上使用，当被

他人复制到未被授权的电脑上则不能使用或自动删除呢？

2.5