如何用有限的时间满足无限的工作（时间管理配套讲义）

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大家好，我是行政部魏莉思。今天希望和大家一起分析分享一个永恒的话题：如何用有限的时间满足无限的工作。

当然，这个所谓无限的工作是指相对无限。总体而言，工作是做不完的，我们应当在有限的时间内相对高效地完成各自工作。 P2

我们经常会遇到以下问题： 加班！继续加班！！还要加班！！！ 报表是做不完的，报告也是写不完滴

开个会要5个小时。5个小时多么？不多，应该连续开10个小时，呵呵 忙到没时间上厕所？怪我么？

这个手机就是手雷啊，何况3个手雷一起想。我简直想全部扔出去炸死哪些烦我的人BALABALABALA P3

好吧，这就是我们的工作，我们的生活，忙碌、刺激，又让人抓狂。

然而，为什么有的人那么年轻就身居高位，比如唐总，而有的人工作十几年了却还是个基层主管，比如我小魏同学 为什么？是上帝不公平么？ P4

不，上帝是公平的，他给了所有人一把统一的尺子去衡量我们生命的价值，叫做时间。 时间，是这个世界上最珍贵，也是最普通的。 你我的一天都是24小时，我们的差别只是在这同样的24小时内完成了不一样的事务，达成了不一样的成就，创造了不一样的价值。 那么，有没有一些方法或者工具能够帮助我们更加高效地利用有限而且珍贵的时间，去创造更多的价值，获得更大的成就呢？ （环顾四周，和学员眼神交流） P5

当然有！这就是我们今天要共同分享探讨的技能之一——时间管理。PS:到这里大约4分钟 为了提高效率，我把时间管理的内容浓缩梳理为两个板块四个部分。 P6

研究，就是要透过现象看本质，而时间的本质客观上可以用四个特点总结。 供给无弹性、不可积蓄、不可取代、不可复得。

时间的供给量是固定的不变的，毕竟你我都没有能够停止时间的超人本领，每个人的每天都是24小时，不能增加，也不会减少，所以无法开源。当然你还可以选择睡懒觉、发呆等等浪费时间，这就涉及时间的第二个特性——不可积蓄

时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们做任何事，或者什么事都不做都必须消费时间，所以我们无法节流。

任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的，所以俗话说千金难买寸光阴，这可不仅仅是难啊，是根本不可能嘛。 第四、时间无法象丢失的手机一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花了钱还可以赚回来，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 PS:约7分钟 P7

由于时间的唯一单向性彰显了时间的另一个本质——机会成本。

什么是机会成本？（停顿）机会成本就是你的任何选择都会同时丧失选择其它选项的机会。 简单来说你看一小时的电视剧的成本就是这一小时你无法阅读报纸

和朋友聊一个小时的天，那这一个小时就没办法工作。除非你的工作就是和朋友聊天。前段时间曾经流行过一篇鸡汤文叫做《请减少你的无效社交》有哪些同事读过。嗯，很棒，那篇文章的本质讲的就是无效社交的机会成本。 那么请问，处理同样的事务，比如学习理解今天我讲的内容您会用多长时间？希望今天占用各位这20分钟能够让大家觉得值得。（微笑脸） PS:约8分20秒 P8

我们了解了时间的本质，接下来我们再花一点时间一起研究下高效管理利用时间的一些小工具 P9

时间管理的首要原则——明确目标

哪位同事可以告诉我自己的目标？比如，先赚它一个亿？（举食指配合表情，然后开始摇晃） NO! NO! NO!

目标不是随口说说，说完就忘。一个明确的目标应当满足几个条件，为了方便记忆，我们把这几个条件的英文首字母并起来念就叫SMART原则，他们分别是 具体，specific，可量化，measurable，可达到attainable，相关性，Revelant，和有时限，time-based。 P10

先说具体。什么叫具体？ 我要好好学习英语。这个目标叫不叫具体？当然不叫。你怎么学才叫好啊？所以换一个说法，我每天一定要背十个单词和一首诗，这个才叫具体。 P11

什么叫可量化？我给唐总说，唐总我要做好员工，唐总一定是给我一对白眼。我得说我每个月的绩效都要做到优等。这才叫可量化。 P12

目标定出来一定是有希望达到的。王健林可以说他的小目标是先小赚一个亿，把这个目标放我老公身上肯定暂时就不科学啦，我老公160斤，现猪肉14块一斤，那卖了他也达不到王健林的小目标。

所以，我要拿到今年的优秀员工奖，这个是我努力一点就有机会实现的，这个可以作为我的小目标。 P13

相关性是指我们在工作中定的目标应该与工作相关。 千万别说虽然我是个管家或者文员，我定个目标要拿格莱美奖。得您要拿格莱美奖请去中央音乐学院，来融创太屈就了。

那年我毕业找工作去华为面试文员，其中要求打字至少75字每分钟，读书那会儿哪有练过打字啊。我就练呗，花了一个星期练习结果顺利通过复试。哦，华为招聘文员从分公司到总部人资要面试七轮，我就学习了差不多五六个技能。

（为什么离开华为？为老公啊。这事儿不说了，继续。麻木脸） PS:约12分30秒 P14

有时限，time-based

不想当将军的士兵不是好士兵是吧？那也得有个时间要求，不然就很容易出现常见的拖延症。做事情，定目标就是要雷厉风行，看着时间表要求自己。

哦，PPT上这个目标是你们的，不是我的。兄弟姐妹们加油，我看好你哟！

综合以上一句话，时间管理就是自我管理，自我要求。不要去天马行空乱想，想到就要去做，要知行合一，不然就是瞎忽悠。都是几十岁的成年人，在座的都不是傻子，忽悠谁去，最终还是都是忽悠自己的青春年华。 PS：13分30秒 P15

时间管理最简单的工具就是四象限法，按照紧急和重要两个维度画个十字，把所有的事情都归入这个十字画出来的四个象限。（不知道象限是啥意思？别浪费大家时间，查百度去。） P16

画出来四个象限就可以看到四类事务，紧急且重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急

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1、紧急且重要的事情。比如说：业主小孩在小区走失，这就是紧急且重要的事情，必须马上处理。记得12年的时候当时我住那个小区叫美的海岸花园，就遇到过住户小孩不见了，马上找到附近巡查的保安，保安马上用对讲机通知所有工作人员和保安放下手中事务，全部出动巡查，大门严查出门人员，车辆全部要求开后备箱才能放行。果然就拦截下一个抱睡着小孩企图冲门岗的中年妇女，住户小孩最终获救。全程不到十五分钟。人命关天的事千万耽误不得。

有些事情比如上厕所，有的时候属于紧急且重要，有的时候属于重要不紧急，这就看大家自行掌握啦。 P18

2、紧急不重要的事情就少做，最好是授权给下属或者同事朋友。

例如我魏大美女这会儿正讲得高兴呢，肚子饿了，真饿了（手捂肚皮），哪个谁，帮我叫对烤翅上来呗，哦不，两对，一对请你吃，我买单。反正我不能走啊，现在正做分享属于紧急且重要的事，那么紧急不重要的事情最好是交给信得过的人去办吧。对，我就是信得过你不会偷吃啊，你还不去？

我的前雇主有个企业文化比较深入人心就是：集权有道，分权有序，授权有章，用权有度十六字方针，主要就是讲怎么授权，虽然我只是个客服主管，但赔偿金额不超过2万元的客诉事件我就有充分的决定权，只要经得起审计查就行。所以何享健主席才能每天下午三点钟就跑去打高尔夫。 P19

3、重要不紧急的事情。这些事情是我们主要的工作和生活占用的部分，要尽量事先规划安排。事先规划好重要不紧急的事情，才能有效减少紧急且重要的事情。不懂得规划，那就会按下葫芦又浮起了瓢，总是手忙脚乱。平时工作不做好，等到所有事情堆在一起那肯定是要出纰漏的。比如正想上厕所的时候手机响了，蹲下来才发现纸忘带了。为什么不平时在厕所放点纸或者裤兜里随时放几张呢？如果恰好不小心这时候手机掉坑里了，该怎么办？ PS：约18分钟 P20

4、不重要不紧急的事情。比如吃饭逛街看电影，洗脚唱歌肥皂剧。这些事什么时候做都无所谓，做不做也不影响工作或者生活，那能不做就不做，或者空了吹哈。 P21

我们了解了明确目标的SMART原则和四象限分析法，我们来做个小测试。题目请看屏幕，给大家十分钟时间，最后每个组选一个代表来一起分享下 PS：18分50秒

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管理是一门科学，是有逻辑，有工具，可以极大地帮助我们提高工作效率和生活品质的科学，除了刚刚给各位介绍的SMART原则和四象限法，我给各位在推荐几个管理小工具，具体内容各位可以上百度看下，或者我们另找时间再来一起研究分享。占用了大家40分钟时间，希望我们都能有所收货，都能觉得这个时间花的值得。（鞠躬，下台） PS：约20分钟（不含小测试耗时和分享）。总共时间约40分钟。