高校学生档案管理信息化思考
作者：王春莉 詹晋强
来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第6期
【摘要】高校学生档案的管理与其他各类档案的管理相较而言有很大的区别，接收档案和转递档案的时间比较集中，数量庞大，内容繁杂。高校学生档案管理信息化有助于加强高校学生档案管理工作，提高学生档案管理效率和质量。
【关键词】高校学生档案；管理信息化；对策
高校学生档案主要包括两部分内容：一是高中高考档案，其中包括高考报名登记表、体检表、高中阶段学籍档案材料和优录证明材料等，高中高考档案是高校学生档案建立的基础。二是学生大学期间的相关材料（学生登记表、入学体检表、学籍表、成绩档案表、学士学位审批表、实习鉴定表、教师资格认定申请表等）、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、就业（择业）通知书。2008年9月1日教育部和国家档案局公布施行的《高等学校档案管理办法》“将学生档案纳入归档范围，并单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念”因此，高校学生档案管理工作成为高校档案管理工作中的重要组成部分，采用信息化管理方式，势必增强高校学生档案科学规范地管理，使学生档案的去向查询更为清晰，利用查阅更为方便快捷。
一、高校学生档案管理中普遍存在的问题
（一）高校学生档案管理部门不一致。高校学生档案的归口管理问题历年来颇有争议，具体实施也各有不同。部分高校学生档案归档案部门管理，也有归学生管理部门、招生就业部门或各院系管理的。部分档案专家学者就学生档案是否应归口学校档案馆也持有不同看法。2008年9月1日教育部和国家档案局公布施行的《高等学校档案管理办法》的第十五条：“高等学校文件材料的归档范围：（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。”明确把高校学生档案纳入了高校档案管理的范畴，确立了高校档案机构是学生档案的归口管理部门。但截至目前，仍有部分高校学生档案的管理未归入学校档案管理部门，而学生档案分散在其他部门或是各院系多头管理的方式不仅会造成机构人员的重复设置，也极大地影响了管理的效果。
（二）高校学生档案管理目前没有规范、实用的规章制度和管理办法可以依据，导致学生档案管理工作中出现弊端。《高等学校档案管理办法》虽然明确把学生档案列入了高校档案管理的范围，却未出台相应的学生档案管理办法，各高校只能依据相关规定，各自制定相关制度。由于学生档案材料的形成涉及的单位比较多，如“学校招生就业办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。”而本科学生在校四年期间不定期地会产生新的档案材料，如转专业、休学、复学、奖惩材料等，需要及时归入个人档案，如果某个环节出问题，特别容易造成档案材料的缺失，影响学生档案的完整性。正如全国干部人事档案普查中发现存在“高中阶段的材料越来越少、本科阶段的材料不完善、研究生期间的材料不系统”以及在实际操作中参与装档的人员较多（大多从在校学生中临时抽调），个别学生的档案材料被错装、漏装的情况时有发生，给用人单位以及毕业生带来一定的困扰。
二、高校学生档案实现信息化管理是做好学生档案管理工作的唯一有效的途径
提高高校学生档案管理信息化水平，首先要结合学校学生档案工作的实际，从制度建设入手，建立健全高校学生档案管理制度，强化业务规章的规范性、实用性和可操作性，确保学生档案工作有章可循、按章办事，逐步实现用制度的稳定性和执行制度的严肃性来规范学生档案
工作，使学生档案工作步入制度化管理轨道，努力实现“依法治馆”和“依法管档”。科学、规范的学生档案管理制度有利于规范学生档案的接收、保管、补充材料、查阅以及学生档案转递的各个环节，理清工作流程，降低漏装错装误发事件的发生。
利用学生档案管理软件，采取条码式管理，条码可以年代打头以数字顺序排列用作学生档案的档案号，新生入学后，将学工部提供的新生基本信息导入学生档案管理软件随之产生学生档案的档案号，在学生档案管理软件中设定学生档案内装材料的内容。条码式管理学生档案，不仅能够提高高校学生档案管理信息化水平，充分利用信息化技术管理学生档案，也有利于方便快捷地查询学生档案的所有信息：学生档案里面装了哪些材料，哪个部门移交，哪个管理人员什么时间装入，学生档案最后转递到了哪里，采用什么方式，对方接收情况等等，一个条码号从新生入学档案的建立，到大学期间的学生档案的管理，再到大学毕业后学生档案的转递，详尽地展示了学生档案的全部内容，不仅便于学生档案的管理为学生档案的查询利用提供方便快捷的检索方式，更有利于杜绝错装、漏装档案材料以及错发丢失学生档案事件的发生，就库房管理而言，按年代数字顺序排架不仅能够节约档案柜架，而且便于标示，也便于查询利用。
三、结论
高校学生档案是国家干部人事档案的重要组成部分，关系到每个学生的切身利益。档案管理部门在建立健全学生档案管理规章制度，制定严谨细致的工作流程和岗位职责的同时，还要依据国家档案法规大力宣传学生档案管理的重要性，增强高校学生的档案意识。在网络化信息化大平台的支持下，利用现代化的管理技术，对学生档案进行科学、规范的管理，促进高校学生档案管理信息化的进程。
高校学生档案管理信息化思考
