大数据环境下高校档案数据管理面临的机遇与挑战

大数据环境下高校档案数据管理面临的机遇与挑战

曹 琳 李 华 朱玉明

【摘 要】随着信息社会的快速发展,人们信息意识的快速增长,推动了大数据时代的来临.高校档案馆的数据资源随着信息化的发展与高校“双一流”推动下的大力发展,呈现出大数据的特征,大数据管理需求也随之而生。如何在大数据环境下抓住机遇与挑战,高效管理高校档案馆数据资源成为当今高校档案馆职业发展重点之一。 【期刊名称】卷宗

【年(卷),期】2018(008)036 【总页数】2

【关键词】大数据；档案馆；数据管理；机遇与挑战

基金项目：本文系2017年国家档案局科技项目“大数据背景下内蒙古地区高校档案工作信息化建设及蒙古文档案管理方法研究”（项目编号：2017-X-38）阶段性成果。

近年来，随着社会的进步、信息技术的发展，人们信息需求的多样化需求，推动了档案界大数据时代的来临，在国家档案信息系统整合与资源共享的政策的相继出台及大数据的冲击下，高校信息管理系统从C\\S到B\\S的发展，使其不再局限于过去简单的业务管理单一模式，而是朝着整个高校乃至社会提供业务支持，这表明未来高校档案馆中的数据资源内容不但包含本馆所有的电子文件，而且还要包含对数据变化的元数据、以及记录各类数据变化结果的档案、记录运行状态的日志等非直接面向业务的数据.只有对这些数据的有效管理，才能把握高校档案数据资源本质属性，挖掘数据之间的关联属性，发挥档案数据的真

正价值，满足社会需求。恰逢大数据时代蕴含着高新信息技术的飞速发展，解决了许多以前档案数据管理中不能解决的难题、为目前大数据下高校档案各类数据的管理来了机遇和挑战。

1 大数据环境为高校档案数据管理带来的机遇

1）近些年随着社会信息量的增长，高校档案馆每年收集档案资源数据量逐年增长，收集数据的方式也逐年多样化，而高校有限的存储空间使得对档案数据有效管理困难重重.大数据环境下云虚拟存储技术的发展为海量数据的存储提供了技术解决方案，为高校档案大数据的存储创造了广阔的天地。

2）在大数据环境下,云计算、云存储、微服务、云服务、大数据挖掘和分析等技术的出现，使人们深刻感受到信息时代的进步，信息技术的发展，有助于高校档案馆员工及领导大数据、大档案意识观的建立，促进大数据环境下高校档案信息化建设与数据规范管理相应政策的出台。

3）大数据环境下分布式挖掘技术和云计算技术的快速发展，为高校档案馆的各类业务数据的挖掘和价值发现提供技术方法，并在数据的后期利用上通过大数据分析技术，为档案馆大量非结构、半结构数据及非业务数据的处理和分析提供技术平台。

4）大数据环境下从纸质档案为主到数据档案为主的变革，从根本上改变了高校档案管理的方式，使人们不再认为档案数据是纸质资源的辅助工具，档案数据资源已经成为了大数据时代一种商业资本，一项重要的经济投入，不仅可以创造新的经济利益，而且可以产生更多的利用价值，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大量数据进行有效管理的必要性和迫切性。

5）大数据环境下档案数据从集成模式到融合模式的转变、OA技术的发展，使

得档案信息系统的功能拓展成为高校档案数据管理的必备条件。过去的信息管理系统在人们的眼中只是简单数据堆砌、简单查询的工具。大数据环境下数据资源跨部门、跨高校、跨地区的融合、共享需求发展，打破了过去档案数据的单一管理局面，信息系统功能的拓展成为大数据融合发展的根本条件。 6）大数据环境下档案从单一服务到多元服务的发展，展现出大服务的特性，极大提高档案数据转化为信息和知识的速度与能力。微博、微信、移动app等大平台的相继出现，数据资源的高效管理与整合保障服务平台的长期稳定运行就成为档案馆发展的重心。

7）大数据环境下档案利用从参考服务到决策借鉴的变革，要求档案馆对采集到的零乱、冗余、复杂的，甚至错误的数据管理更系统更科学更有前瞻性，能够为领导和管理者的相关决策提供更精准、更有说服力的信息，发挥档案真正价值。

2 大数据背景下高校档案数据管理面临的挑战

1）对信息化建设基础设施的挑战：大数据环境下，要对高校档案海量数据进行分析与处理必须要配备具有高性能数据存储能力、数据挖掘能力、数据处理能力且速度响应快的先进设备及环境，然而就目前一些高校档案馆发展状况来说，由于资金及重视度的缺乏，不仅出现实体库房出现“胀库”现象无法解决，软件配备上使用盗版、硬件上设备陈旧且更新慢等现象严重滞碍高校档案馆的发展。

2）对高校档案管理体制及员工思维模式的挑战：大数据环境下要求高校档案资源能够跨部门与地区实现资源整合与信息共享，管理者要有大档案、大数据、大平台等开放性思维，但长期以来我国档案部门一直是政府机构的附属，为行