第十四章 印章证照管理制度
1.0 目的
加强XX物业公司印鉴、证照的安全保管及正确使用，确保各项工作的正常开展。 2.0适用范围
XX物业印章、证照的使用与管理。 3.0职责
3.1公司公章、合同章、营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证（含国税、地税正本）、机动车停车场许可证等证照由人事行政部指定专人负责保管使用。
3.2 财务专用章，法定代表人私章由财务主管负责保管使用。
3.3 项目管理处专用章、停车场专用章、由项目管理处经理指定专人负责保管使用。 3.4各种印章、证照管理人员对其管理使用的行为负相应的法律责任。 3.5公司行政人事部负有对公司各类印鉴、证照的正确使用的监管责任。 4.0方法及过程控制
4.1 各类印章、证照的申请、刻制、印章丢失、损坏或被盗时须报人事行政部统一办理。填写《证照登记表》由人事行政部负责办理相关刻制、补刻手续。
4.2 所有印章行政人事部须留置印模后，再由保管人领取。
4.3 营业执照、机动车停车场许可证应整齐悬挂在接待前厅醒目的地方。 4.4 行政人事部指定专人负责办理公司各类证照的年度审验及升级事宜。 4.5公司公章的管理
4.5.1 因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托书》，经办人须持《用印申请单》，说明盖章的目的、用途、范围等，经部门经理签字、总经理助理审核，公司总经理批准后方可加盖公司公章。
4.5.2以公司名义对外发文（含总结、请示、报告、函件），拟发文件须按照公司《文件管理办法》规定的流程，经有关人员会签，公司总经理签发后，方可加盖公司公章。
4.5.3以公司名义对外张贴的各类通知、通告等资料，经办人须持《发文呈批单》，经部门经理签字，经有关人员会签，公司总经理批准后，方可加盖公司公章。
4.5.4因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人，报人事行政部，经总经理助理审核，公司总经理批准后方可加盖公章。
4.5.5 劳动合同用印，须先由员工个人在合同乙方栏中签字，公司法定代表人在甲方栏
中签字后方可加盖公司合同章。
4.5.6向住户发放物业管理服务费逾期催缴单，经办人须持《用印审批表》，须经管理处经理签字，公司总经理批准后，方可加盖公司公章。
4.5.7印章平日随用随锁，妥善保管。
4.5.8印章不准带出公司，必须带出时要有总经理签字同意。 4.6 公司合同章的管理
公司对外签订各类经济合同，经办人须将待签合同按照《合同管理办法》规定的流程由相关人员会签、再报公司总经理批准后方可加盖公司合同章。
4.7财务专用章仅限于财务往来结算，由财务经理视工作需要加盖。 4.8项目管理处专用章的管理
4.8.1 向住户发放物业管理服务费收费通知单、逾期催缴单、违规处罚通知单等，须经客户服务部主管审核，项目管理处经理批准并履行登记手续后，加盖管理处专用章印章。
4.8.2以管理处名义对外张贴的各类通知、通告等资料，经办人须持《发文呈批单》，经部门主管签字，管理处经理批准后，方可加盖管理处用章。
4.8.3 项目管理处印章不得用于签署任何具有经济目的的合同、协议。 4.9公司各类证照的管理
4.9.1各类证照包括营业执照、税务登记证（包括国税、地税）、各类收费许可证、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明。
4.9.2因工作需要使用证照，使用人需填写《公章、证照使用登记表》，报人事行政部，经总经理助理审核，报总经理批准后，方可使用。
4.9.3办公现场悬挂的证照需保证整洁安全。 5.0相关记录表格： 附表1：《证照登记表》 附表2：《用印申请表》 附表3：《证照使用登记表》 附表4：《用印审批表》
第十五章 办公室守则
1.0目的
树立并保持XX物业公司良好的企业形象，营造严肃、文明、 和谐、高效的办公环境。 2.0 适用范围
XX管理有限公司。 3.0职责
3.1 职能部门经理负责所在部门办公礼仪的贯彻实施。 3.2 项目管理处经理负责所在管理处办公礼仪的贯彻实施。 3.3 人事行政部负责对实施结果进行监督检查。 4.0方法及过程控制
4.1办公环境要求
4.1.1办公时间，办公桌上除茶杯、文具盒、资料夹、电话、台历外，请勿摆放其他物品。下班或出外办事，要清理好自己的桌面，并将椅子归位后离开。
4.1.2要养成良好的卫生习惯，不能乱扔纸和杂物、随地吐痰，要保持自己周围环境的整洁及卫生间的清洁。
4.1.3要保持室内及走廊肃静，上班时间不要聚集交谈或喧哗笑闹。
4.1.4不能在办公室墙面张贴悬挂各类印刷品和宣传品（特殊情况需经公司领导批准）。 4.1.5会议室要保持清洁整齐，会议结束或客人离开后要即时打扫，如无要事不能随意使用会议室，使用会议室需报请行政部安排。
4.1.6下班前要关闭全部照明设备、空调、电脑、各种电器设备及门窗。 4.2办公礼仪要求
4.2.1微笑是员工对顾客和同仁最基本的态度，所有员工工作中应自然地微笑，使用礼貌语言，并注意各种场合的言谈举止，维护公司的企业形象。
4.2.2所有员工上班着装必须符合公司规定。
4.2.3 工作中应保持精神饱满，坐立行走姿态端庄严谨。
4.2.4电话铃响三声之内提机接话，先说“您好”，再报出公司、部门名称及本人姓名。 4.2.5进入他人办公室须先敲门，待对方允许后方可进入。
4.2.6 接待来公司参观、访问的客人及办事人员，应热情大方、彬彬有礼。接待访客、业务洽谈要在指定地点进行。
4.2.7不得私自动用他人办公桌上的物品，不得打开他人办公抽屉或文件柜。有特殊情况需经本人同意后，方可打开。
4.3办公要求
4.3.1办公时间应坚守工作岗位，需暂时离开时应告知主管或同事，并在留言板上留言。外出办理公务超过2小时，返回后在《外出公务登记表》上填写公务办理相关情况，重要公务，应另附书面报告。每周末，考勤员将《外出公务登记表》集中呈递公司负责人查阅，《外出公务登记表》，按月装订并作为当月考勤的参考。
4.3.2上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍。
4.3.3装有电话分机的部门，打电话对外联系业务时应留下分机号码。 4.3.4所有员工上下班须遵守公司规定的作息时间，并按照要求打卡或签到。 5.0附相关记录表格 附表1：《外出公务登记表》 附表2：《外出办理重要公务报告》
第十六章 办公环境管理制度
1.0 目的
营造XX物业公司干净、整洁的办公环境，体现公司规范、严谨的管理作风,提高工作效率。
2.0 适用范围
公司所有办公场所的管理。 3.0 职责
人事行政部不定期组织相关人员对办公场所进行检查，对检查中发现的问题如实记录并及时向总经理反馈，行政人事部按及时考核制度予以奖罚。 4.0方法及检查标准
4.1 工作服
所有员工须按规定穿着工作服，工作服应干净、整洁，无褶皱，无破损及多余饰物。 4.2 工作牌
上班必须统一佩戴工作牌于左胸处，位置正确，不得歪斜。 4.3 工作铭牌
应统一放置于办公桌明显位置。
4.4 桌面
4.4.1玻璃板下可放置关系单位联系电话表，不得夹放个人名片、照片、宣传画等物品； 4.4.2离开办公位置时，办公用品及资料均要放入抽屉内或放入文件夹内，保持桌面整洁。
4.5 电话
4.5.1电话按座次方位放置于桌子右上角或左上角； 4.5.2电话机需保持清洁；
4.5.3电话铃声适中，铃响三声内必须接听。 4.6水杯
个人用水杯款式、颜色应大致相同，一般放置于桌面电话机旁。 4.7文件夹、袋
文件夹、袋应分类摆放，统一标识。 4.8文件架
[管理制度]知名公司全套人事行政制度（附带实用工具表格） - 图文
