主持会议
会议的类型和目的
会议有几种基本类型，每一类型可通过其不同的目的加以区分。在解决问题的会议上，与会者首先界定问题，然后起草解决它的方案。这种会议的参加者必须能够识别问题，同时具有解决它的精力和技能。
在制定决策的会议上，与会人选择执行的方案。为了成功，与会人必须对决策过程达成一致意见：决策制定的方式是一致或多数通过，还是只有某些个人提供意见？
其他类型的会议可以是为交流、汇报及反馈的目的而举行。例如，关于某一项目的进展状况的会议用来使每个与会者掌握最新的发展动态。
显然，会议可以具有一个以上的目的。例如：员工会议不仅经常提供最新信息，而且可以用来解决具体问题。但是，无论会议有一个还是多个目的，都是由目的来决定何时召开会议。
一般来说，当发生如下情形时，需要召开会议：
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需要大家提供信息或建议。 需要大家参与做出决策或解决问题。
需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。
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需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。 发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。 获悉大家感到有会面的强烈需要。
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如果发生下列情况，最好不要召开会议：
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主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处理。 你没有时间准备。
另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：一份备忘录、电子邮件或电话。 问题已经决定。
主题不值得占用每个人的时间。
大家很沮丧，在能够找出冲突或受挫的源泉之前，需要分开一段时间。
准 备 会 议
首先通过确定会议目的开始你的准备工作。会议是要通知、征求意见、解决问题、决定行动方案、澄清角色和职责，还是其中几项的结合？特殊的目的将要决定你请哪些人参加及会议应该怎样进行。
将下列人员包括在会议中：
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相关问题的主要决策人 能够提供相关意见的人员
对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员 为完成工作需要了解相关信息的人员 将要负责执行会议做出的决定的人员
在保证各有关方面都有代表的情况下，会议中只需包括足够使你实现目的的人。你可以通过如下方式促使关键人员参加会议：
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亲自邀请他们，并安排适合他们时间安排的会议。
让他们在会议上充当活跃的角色，或者强调参加会议对于他们的益处。
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只有通过把真正的制约因素从潜在的危险中分离出来，你才能自信地掌管你的团队。如果与会人超过了四个人，你就需要增加结构的层次。如果你想要每个人都参与会议的过程，应考虑按时间段将较大的会议细分为小组会议。
尽可能在会前制定议事日程。使用以下清单确定你的具体日程：
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会议目的
期望的结果或目标 会议日期、时间及地点 主持人
与会群体的名称，或参加者姓名 参加者的角色 有关形式的任何不同 任何外来参加者的姓名和角色 各项会议议题及负责人和分配的时间 会议长度
任何背景资料或需要预先准备的事宜
注意议题数目要保证在规定时间内能够真正完成。作为一般原则，假定进行一个议题需要至少30分钟，五个议题要两个小时。不过要记住，对具体议题的时间分配是有所不同的。在特定的时间范围内，最好低估而不是高估与会人能够处理问题的数目。同时，尽量按照最优顺序编排议题以保证会议进程的流畅。
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寻找彼此密切相关的问题
把信息共享与解决问题或做出决策区分开来
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主持会议培训(DOC 21页)
