总经办行政秘书岗位职责工作流程及要求

要求

2020年4月19日

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总经办行政秘书岗位职责工作流程及

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总经办行政秘书岗位职责、工作流程及要求

一、工作概述

负责总经理办公室的整理维护、文件档案管理、来访人员接待及协助总经理对日常行政办公事务的处理（如：行程安排、会议通知、文件上传下达等）。 二、岗位职责 1、职责一：办公室内务

1）办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。 2）每天准时上班、开窗通风。

3）清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4）清理花木：鲜花每天换水一次，其它花木没有枯叶、杂草。 5）为总经理备好茶水（总经理到办公室的同时）。 6）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7）及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次。

2、职责二：文件管理（流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范）

1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

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2）外来公函、通知及文字资料：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 3）公司内部文件：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

4）公司各部门（单位）送交总经理签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

5）重要的和紧急的文件，须提醒总经理。

6）每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

7）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

3、职责三：来宾接待（彬彬有礼、热情接待） 1）笑脸相迎，茶水相待。

2）询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3）必要时需索要名片并对来宾身份进行识别。 4）及时向总经理请示。

5）按总经理意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6）根据客人来访时间、事宜重要性及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

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