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工厂采购部工作流程

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工厂采购部工作流程

集团档案编码:[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]

工厂采购部工作流程

供应部工作职责和工作标准 一、目的作用:

1.1可作为供应部开展工作的规范依据。

1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。 1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。 二、管理归口

总经理是供应部的上级直接领导。 供应部的工作直接对总经理负责。 三、工作职责

1、采购计划的编制

负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划,编制与之相配套的采购计划,并组织具体的实施,保证经营过程中的物资供应。 2、物资供应:

2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。

2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。

2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资,做到既要价格合理,又要保证质量。 2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作,并制订相应的管理制度。

2.5严格执行企业制定的物资供应制度,按照采购原则进行采购作业,根据生产安排做好物资供应的进度控制,实现物流的优化管理。 3、采购物资的入库与结算:

3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。按量地供应企业生产经营所需要的各种物资,为企业生产经营活动提供了物资保障。

5.3严格执行企业物资供应制度,遵守企业制定的采购原则,采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。

5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合,对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动,均能较好地与有关部门协调处理。

5.5根据各部门需注计划,实行定期订购和定量订购方式,达到最小限度地占用流动资金,提高资金使用效益。

5.6对供应商的管理办法行之有效,所建立的物资供应渠道及供应网络牢固 可靠,对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。

5.7对业务员的日常管理严格,外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象,工作效率普遍反映均好。

5.8日常工作管理有条理,办公室整洁,工作秩序好、效率高。 5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。

供应部工作流程

供应部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。

依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表,供应部计划员分解采购计划,报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后,分解下达采购计划

给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后,确定供应商进行采购。

物料到货时业务员填写到货通知,到货通知随货物一同送到仓库,由仓库保管员进行初检,确认数量,核实无误后,在到货通知上签字确认,将到货通知第三联由仓库保管员保存,第二联送交财务,第一联返回供应部,物料入库待验。

月底结帐时如发票未到,由采购员办理暂入库手续,发票到达后办理正式入库冲回暂入库,业务员填写入库单,供应部负责人审核签字,仓库保管员填写本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认,财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。

为保证供货质量,企业应建立供应商评估小组,由质量管理部、财务部、供应部等有关部门参与,并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位,以保证物资渠道的畅通。

供应部管理制度 直接上级:总经理;

部门性质:负责采购、供应材料、备品配件其他物资;

管理权限:受办公室委托,行使对采购、供应的管理权限,并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务;

管理职能:合理地组织采购,并及时供应生产所需的物资; 供应部职责:

1从办公室的统一指挥,严格执行工作指令,一切管理行为向办公室负责;

2.负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装材料的供应与采购,做好原辅材料、包装材料等备品配件的进、出、存库统计核算工作; 3.制订本部的工作计划和目标;

4.了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况; 5.调查研究本行业采购物资、备品的规律; 6.采购方式设定;

7.对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估; 8.采购前要询价、比价、议价; 9.合理编制采购计划、实施采购; 10.处理与协调和供应商之间的关系; 11.组织对物资市场信息的搜集和分析;

12.检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力; 13.完成临时交办的其他事项; 1供应部在职人员行为规范:

1.1本职位人员所必须作的许多重要的决定,都是以良好的普通常识及逻 辑判断做依据。

1.2本职务说明不可能涵盖所有的事项,本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任何公务。

1.3与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系,是本职位成功的必要条件。 1.4采购人员成功的要素有下列七项,本职位人员应确实做好: (1)操守廉洁 (2)掌握市场 (3)积极认真 (4)适应性强 (5)精打细算

(6)精打细算 2采购程序:

2.1采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。 2.2采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。

2.3在可行时,可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验,但应与之形成质量保证协议。 2.4采购人员必须具备采购活动需要的专业知识,能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作,有一定的英语水平和较好的谈判技能。

2.5根据生产计划,采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划,该计划是采购活动中“采购什么?采购多少?何时到货?”的基本依据。

2.6采购部根据器件的分类,把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。

2.7采购责任人员在收到采购计划后,应认真核对计划的可执行性,如有不可执行的项目,应以书面形式反馈给计划制订部门,以便计划部门及时调整计划。

2.8采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息,拟制采购订单,采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时,需注明新的定约时间。

2.9采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批,采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商,并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效,其复印件应由采购部存档并妥善保管。

2.10签返的订单如有价格、货期、包装的更改,采购人员应重新评议。

2.11采购计划中,未列入评定合格供应商的物料,则属风险采购;风险采购必须在申请单获得准许后,方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求,不可简单二次使用的此类物料,如有二次使用应在受控状态下进行。

2.12订单下达后,采购人员负责跟单,不断提醒供应商按期交货。

2.13货到暂存库,采购员应告知暂存库收货人员物料的紧急程度,以便及时送检。

2.14采购安全关键器件必须是其获得了安规认可,未获认可不得采购;因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时,必须履行规定的认可审批手续。

2.15当顾客特别要求时,可在本公司或供应商处对采购物料进行符合性验证。 2.16外协加工控制

a)外协加工采购小组负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术文件、专用工装和仪器; b)对重点物料,由外协采购人员组织对外协供应商相关人员进行技术培训、生产现场技术指导和并进行首次加工评审。外协物料可以由质检部检验员或授权人在供应商现场检验,也可以送回检验,具体检验方式由技术工程部提出、实施;

c)由采购部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络,协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。

d)由技术工程部组织对外协供应商实施定期考评,组织工艺辅导和品质稽查,监督供应商落实纠正、预防措施。

e)外协供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据,该数据由质量工程部管理并纳入公司质量月报中。 3验货控制程序

3.1供应商将物料送到暂存库,暂存库管理人员在接收送来的物料时,应对其品种、数量和包装进行核对和登记。

3.2暂存库管理人员填写送检单并送到质检部,由质检人员实施验证,对于风险采购物料质检部应按加严方式验证或检验方可入库。

3.3对于已经在外协厂或其他场所检验的物料,暂存库根据质检部开具的合格单据进行“直接接收”操作。

工厂采购部工作流程

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