企业电子邮件沟通规范及及技巧
一、推荐使用电子邮件的情况
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
其他情况期待补充
※ 对以上的情况，应尽量使用电子邮件，应避免使用微信、QQ等方式，由于电子邮
件具备可靠的追溯功能，便于形成文件档案，因此和“快捷”沟通方式如微信、QQ等应加以区别应用。
※ 电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。
在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他人节省时间。
正式的工作汇报，对内/对外 重要信息的传递和工作安排
难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的重要事项 没有见面交流条件的其他重要交流内容 正式工作报告、通知
部门之间事务往来，需要留下书面资料的 知识推荐和信息传递
二、邮件发送的对象
收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。
秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。 各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这
封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件
项目关键时间节点汇报文件
一般由主案亲自发送，主送给客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由主办直接发送，需同时抄送给此事项的主要管理人员 项目关键会议后的纪要
由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函
按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持
主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级
三、邮件内容规范
标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明
正文：
1. 如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式
如果是新发送的邮件，简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2. 我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述
3. 如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送
4. 说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点
注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员
1.
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
2恰当地称呼收件者
，要求其给
ALL。但有中高层领导时要注意,最好称呼
各位领导和同事 –xx先生”、“x女士”称呼但要把性别先搞清楚。 – 3邮件开头结尾最好要有问候语 –最简单的开头写一个“HIThanks and Best Regards. –中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 –
看待。 4
第一段与最后一段是重点
–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。
主动说出你期待对方做的事情 –
容很短不超过一个屏幕可以读完的范围就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
邮件的日期与时间要明确 3月7
知不同而产生误会。
8
，以免双方认
§Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。 –1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
§尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
–这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email –
§选择便于阅度的字号和字体
–中文老实点用宋体或新宋体字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体。
§合理提示重要信息
–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合
–
§不要随意使用:-) 之类的字符
在商务信函里面这样显得轻佻也就是不稳重。
检查自己写的电邮时试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅
5§如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。 如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。 §主体的内容详细程度取决于收件人
–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 –有些指代要清楚，不用不常用的缩写 §主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 –资源是否充足 –立场是否一致
实例1
Dear all:大家下午好!
由于本人有事，需请假及休婚假一段时间，3月18日-4月4日，期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事何宝庆员处理。 PS，在这两天内交到我这边。我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。然后继续休假。
公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
总结
称呼、格式、邮件内容没有注意场合，语气和用词不当
§最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的
§邮件内容里不可缺少的三个部分
–如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息。 –我希望对方采取哪些行动措施 –我需要对方什么时候给予回复
§行文时的注意事项 –明确简洁 -不要模棱两可
§避免使用复杂的句子
清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 –换位思考 –强调对方利益 – –慎用大写字母、红色字体和感叹号 –避免非相关主题性的言语
–勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题
§注意邮件的论述语气 –
进行论述,以免引起对方不适。
–尊重对方请、谢谢之类的语句要经常出现。
–电子邮件可轻易地转给他人,对别人意见的评论必须谨慎而客观。 求。
,
–许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突 –避免情绪激动的时候回信,放1-2天
–确定是否必须以邮件回复,如果对方的内容中带有情绪,最好面对面回应
,选择恰当的语气
,提出要
§有意见要提时,请先思考这个问题都需要哪些相关人知道,避免将事态扩大
6如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
§附件文件应按有意义的名字命名
§正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 §附件数目不宜超过4
§如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式，以免影响使用
§如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的限制，可分割成几个小文件分别发送
7每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 A. 签名信息不宜过多
–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 –引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
B. 不要只用一个签名档
–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。 C.
简体、繁体或英文以免成出现乱码。颜色的问题，~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ GreenPrecision Components (shanghai) Co., Ltd.
上海
总经办 陈妩媚 E-mail chenm@bl-green.com Mobile15919801212
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三、电子邮件的回复
1勿期盼他人会立即回复你的信件。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。
–对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注或请对方确认收到Email –富士康的办公文化“跟催”
–重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间
–如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒
2收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重。
2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
–对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处
企业电子邮件沟通规范及技巧
