样机管理办法

1 主题内容与适用范围

1.1为规范分公司样机管理，加强对商家免费样机的有效监控，确保分公司资产的安全，特制定本办法；

1.2本办法规定了分公司样机的申报、审批、销售及撤样流程、检查与考核等相关内容； 1.3适用范围

1.3.1本办法适用于海信科龙电器股份有限公司无锡分公司；

1.3.2本办法适用于由总部统一签定销售协议并在协议中规定由我司提供免费实体样机或提供样机额度商家（包括国美、大中、永乐、苏宁、五星、大商、三联）； 2 管理分工

2.1 分公司总经理、产品总经理及责任业务人员

2.1.1 责任业务人员负责根据各门店我司展台的实际长度和当地市场销售需求，认真、如实在EXCEL系统填报《分公司样机铺借额度申请表》申请样机出样,申请理由写明现有样机数量、展台长度，可摆放样机数量等

2.1.2 责任业务人员与商场导购各自编制样机台账，连同商场三者动态对帐，保证各门店实际出样的样机型号、数量与分公司SAP系统中的实时样机账目保持一致； 2.1.3 责任业务人员每月10日前将经商家（或门店）签章的上月样机盘点表报至分公司计划财务部，分公司计划财务部应及时与SAP系统样机账目进行核对，若发生盘亏情况需由责任人按价赔偿（赔偿标准见考核办法）；

2.1.4分公司产品总经理为分公司样机第一管理责任人，责任业务经理为第二管理责任人，分公司总经理为第三管理责任人。上述人员若因工作调动样机为必须交接项，否则不得办理交接手续，签字后的样机交接表，除交接表中列明差异事项（含包装、附件等问题）外，其他样机差异，由新接手人按价赔偿。 2.2 分公司计划财务部

2.2.1负责按门店妥善保存总部批复的《分公司样机铺借额度申请表》，将原始样机出库单、样机销售订单、样机退货入库单等单据按会计原始单据保管要求保管，编号装订，并据此做好《分公司样机台帐》登记，动态更新；

2.2.2 负责按照总部批复的《分公司样机铺借额度申请表》中所列型号进行上样撤样，并确保单店额度控制在总部批复的额度内； 3 具体标准内容

3.1 名词定义

3.1.1 样机：指我司免费提供给各销售门店用于向顾客展示的实体样机，所有权归我司。 3.1.2 样机铺借额度：指我司根据各销售门店中我司展台的长度以及当地市场销售需求，审批的可用于各门店出样的样机总金额。 3.2 铺借对象

与我司统签销售协议，并在协议中规定由我司提供免费实体样机或提供样机额度的需铺借样机的商家。 3.3 样机管理要求及标准

3.3.1 样机铺借额度按门店控制的原则

分公司按单个门店申请样机铺借额度，总部按单个门店审批样机铺借额度，分公司计财部按单个门店控制样机开单、发货。严禁超对应单个门店的样机铺借额度开单、发货，严禁在不同门店间调剂使用样机铺借额度。 3.3.2样机铺借额度遵循最新为准的原则

《分公司样机铺借额度申请表》以最近一次获批的结果为准。对于同一门店，新的《分公司样机铺借额度申请表》审批下来后，前期已批的申请表自动作废。 3.3.3样机账实一致性的原则

责任业务人员务必严格按照《分公司样机铺借额度申请表》上已审批的型号、数量出样，保证出样实物与分公司计财部SAP样机账目一致。 3.4样机铺借的审批 3.4.1适用情况

3.4.1.1在新开门店或重新进入门店的情况下，原无样机铺借额度的，需向总部产品部提前申请样机铺借额度；

3.4.1.2在撤样或退出门店的情况下，30天内需要申请取消原样机铺借额度。 3.4.1.3在展台调整或新老品上下样的情况下，需要申请调整样机铺借额度。 3.4.2审批流程

分公司责任业务人员如实填写《分公司样机铺借额度申请表》中各项内容，特别是展台长度、样机型号、数量、金额等，经分公司产品总、财务总监、总经理签字确认后，上报总部各产品部批准后分公司即可执行。 4 分公司样机操作流程：

4.1样机开单、发货流程

4.1.1责任业务人员将获批的《分公司样机铺借额度申请表》及上样计划单交由分公司计财部资产专员，资产专员核对计划单与《申请表》中样机型号、数量是否一致，并据此在SAP系统中开出借机出库单，电子版交由物流岗，加盖分公司发货章确认发货； 4.1.2责任业务人员、提货人凭分公司计财部盖章确认的借机出库单原件到仓库提货，仓库根据借机出库单发实物出库；

4.1.3责任业务员、提货人和仓库管理员共同在借机出库单上签字、盖章确认，并返还其中一联给分公司资产管理专员存档备查；

4.1.4责任业务员应向商家索取收样机回执或送货单回执，并加盖商家收货专用章。 4.2商场样机出展要求

4.2.1根据商场需要，样机到达商场后，由业务经理和导购员按照公司布样规范来规划样机的摆放位置，商场的导购员必须在样机到达商场的当日登记《**商场样机流水登记册》，将样机的机型、机号、出展时间等信息详细记录，此账册必须妥善保管，以备分公司进行抽查，并与实物状态核对。

4.2.2样机在出展展示期间，应避免弄脏、划伤或其它由于人为因素而导致的损伤，以免影响二次销售，商场导购为第一责任人；正品样机出样半年内，不得有任何损伤，不得打折销售。4.2.3样机的附件应在商场中妥善保管，不得缺失，确保符合二次销售要求；样机的包装箱（含泡沫、塑料袋等）则由责任业务员统一进行收集、保存、管理和二次销售分发、装箱、使用。（如门店需要留存包装箱周转使用，导购员必须报相关业务经理同意，并在样机配送单据上做签收，且一般不准许超过3个。）

4.2.4样机在商场出展期间严禁二次出借，导购员直接负责此项管理，分公司产品部、财务部负责检查。

4.2.5因样机的出展、销售、撤场不按规范操作，从而人为造成样机破损或附件丢失（包括包装箱，说明书）等实物状态问题，影响到二次销售的，公司一旦发现，除当事人承担相应损失外，其损失金额对督导、业务和导购员按2:1:7的比例考核。 4.3样机退货流程

4.3.1责任业务人员将获批的《分公司样机铺借额度申请表》及撤样计划单交由分公司计财部冰箱产品调度专员，据此开具样机退货入库单，并加盖分公司发货章确认退货； 4.3.2责任业务员、送货人凭分公司计财部盖章确认的样机退货入库单原件将从商家门

店退回的样机拉到仓库，服务部负责对样机的包装、附件、实物情况、性能等出具验机报告，并予以定级后方可办理入库手续，同时开具实物入库单；

4.3.3责任业务员、送货人和仓管员共同在商品入库单上签字、盖章确认，并返还其中一联给分公司资产管理专员据此在SAP系统中进行相应账务处理；

4.3.4返厂的样机，经鉴定，与出库前实物状态发生恶劣变化的，就轻重程度对责任业务员考核100-500元/台。 4.4免费样机转销售流程

4.4.1门店样机在实现销售时，导购员必须保存好商家的商品入库单，并在商场结算期内办理样机转销售手续，并且到分公司财务部核销样机借机帐务。

4.4.2 常销主推样机、新上样半年内样机原则上不得对外销售，销售样机前需经产品总经理、财务总监、分公司总经理联合审批后方可对外销售；

4.4.3 样机销售价格原则上不得低于终端零售价的80%，超出此范围需报总部审批后方可执行；

4.4.4样机销售后，业务经理必须及时跟进样机结算入库单的办理流程，苏宁五星系统在30日内结算完毕，国美永乐系统在45日内结算完毕；25日后销售的样机于下月进行结算，超出时间一律不给予办理，正常样机结算在样机销售后1周内办理完毕，对于特殊情况的必须控制在2周内办理结算，超过限期仍未办理结算的，考核业务经理和产品总经理各50元/台，超过50天仍未办理结算的由业务经理和产品总经理以个人购机方式销账，承担比例1:1（除国美永乐按照拉单方式结算）。

4.4.5样机结算时，业务经理提供以下⑴⑵附件及结算计划表至计财部资产岗进行SAP系统销账，产品部信息专员根据资产岗提供的销账明细在系统做结算订单：

⑴苏宁、国美系统样机结算必须具备样机入库单，国美系统可为复印件，苏宁必须从B2B下载欠票明细作为附件；

⑵五星系统提供一份样机销售证明，其证明中必须包含型号、数量、门店名称、实际销售时间，缺一不可。在样机销售证明中必须盖有商家原件章；

4.4.6分公司需按照总部定期下发的产品规划实时调整样机结构，并及时对拟下马机机型样机进行清理。对于清尾样机、老品样机要重点快速进行销售处理，30天内清理完毕，不得长时间滞留卖场，以减少损失。 4.5有价样机转为零元样机流程

4.5.1分公司计财部资产专员根据已审批的《分公司样机铺借额度申请表》及分公司产品总，财务总，总经理批示同意转样报告及商场退厂单将该部分已经在卖场出样的有价样机在SAP系统中先做退货订单，再开借机出库单做免费样机出库；

4.5.2责任业务人员凭分公司计财部开具的有价样机退货单、退货证明原件，交商家 办理相应的退税证明，分公司计财部在收到商家办理的红票通知单原件后于5日内开具 红字发票交予商家签收。 4.5 样机盘点

4.5.1分公司财务部每月5日前出具财务帐面样机盘点表（对账单），责任业务员每月10日前根据财务帐面样机盘点表，进行样机实物盘点，并跟商家系统核对，及时查找差异及原因，并列出清理措施，对账单上必须要由商家签字盖章、导购员及责任业务员、产品部经理签字后上交分公司财务部物资会计存档备查，延时上交的考核责任业务经理50元/天。每月5日前督导负责将各门店导购员样机调账，将《月度样机台账表》第一联财务备档联寄财务部物资会计备档。逾期未交考核50元/天。

4.5.2分公司计财部资产管理岗依据样机盘点表核对样机管理台帐，若存在样机型号、数量与样机管理台帐不符的需及时上报分公司财务部总监，对相关责任业务员给予处罚。对于盘点中发现的盘亏，产品部门必须及时落实原因，查找责任人，所有损失由责任人全额承担；无法确定责任人的由导购员、业务经理和产品总经理共同承担。 4.1.5.3财务部组织人员对所有门店进行全面盘点每年不得低于两次（必须保证年中和年末各一次），其他月份不定期对各门店进行抽盘，对于样机的盘盈、盘亏落实责任后，当月内报批分公司总经理批准并由财务部进行帐务处理，并考核到位。 5 检查与考核

5.1 未按要求填报《分公司样机铺借额度申请表》，填写内容不真实的，处以责任业务人员50元/单、产品总经理100元/单的处罚；

5.2 超单个门店样机铺借额度开单发货，处以计划财务部总监500元/单的处罚，要求月度内必须收回超样机铺借额度发出的样机，并从严追究相关人员行政和法律责任； 5.3要求样机帐目清晰，《分公司样机台帐》有据可查。若发生样机出样实物的型号、数量与《分公司样机台帐》不一致的，处以责任业务员100元/台、产品总经理100元/台； 5.4对存在样机流失的情况，对分公司产品经理、责任业务人员、导购员（或市场督导）按5：3：2的比例按销售价格进行赔偿；

5.5 分公司计划财务部未能进行定期抽查盘点，若被总部审计时查出存在账实差异情况的，对分公司财务总监处以不低于500元的罚款。

5.6分公司顾客服务部没有按要求检验要求返厂的样机，从而使样机返回分公司三包库，按100元/台对服务总监进行考核。