进出口贸易作业规范化手册(范例)
□组织系统
详见组织系统图18.2.1。 专 业
图18.2.1 组织系统图
□业务流程
1.新产品开发(样品收集)。 2.客户开发。
3.客户询价(电报、信件、电报处理)。 4.报价。 5.订单确认。 6.开立境内订单。 7.生产督促及L／C催开。 8.出货。
9.押汇(出货通知)。 10.付款。
秘书 总务 人事 会计 业务科 经 理 经管科 □业务处理细则
1.新产品开发(样品收集)
(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：
①临时编号。
②品名、规格、包装。
③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。 ④开发成本。 ⑤预估生产成本。 ⑥制造商报价。
⑦可能销售对象及地区。 ⑧预估售价。 ⑨预估毛利。
(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。
(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。
②第一位数填1代表第一位数填6代表 〃 2 〃〃 7 〃 〃 3 〃〃 8 〃 〃 4 〃〃 9 〃 〃 5 〃 ③第二位数填1代表 〃 2 〃 〃 3 〃 〃 4 〃 〃 5 〃 〃 6 〃 〃 7 〃 〃 8 〃 〃 9 〃 2
客户开发：
(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：
①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。 ②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。 ③介绍新产品(邮寄新产品目录)。 ④刊登广告、邮寄开发信。 ⑤其他。
(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。
3.客户询价(电报、信件、电话处理)
(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。
(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。
(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，
呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。
4.报价：
(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。
(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。 5.订单确认：
(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。
6.开立境内订单： (1)
业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表
18.2.12)。 (2)
订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待
办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。
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