传媒集团招标采购档案管理思考-新闻学
传媒集团招标采购档案管理思考
随着湖北日报传媒集团事业的发展，招标采购档案产生越来越多。目
前，国家对招标采购档案管理要求并不十分明朗。从档案管理的角度看，招标采购档案管理的主要任务足依据国家相关招投标法、档案法律法规，按照招标采购档案运行规律和特点，集中统一地管理招标采购档案，确保招标采购档案的系统、完整、准确和安全，积极创造条件，开发招标采购档案信息资源，为集团事业发展做好服务。 在招标采购订立合同之前，在公开、邀请招标采购、谈判、询价等过程中，会产生各种带有凭证性能及价值的图表、文字等资料，这些就构成招标采购档案。招标采购档案是招标采购活动的真实反映，成为项目参与法律谈判的依据。
一、招标采购档案的含义
集团的监督管理部门、采购人以及采购代理在单位的采购活动中产生的文字、图像、声像以及纸质、光盘、磁盘等不同类型介质的记录，这些都称之为集团采购档案。集团采购档案主要包括：(1)采购计划申报表；(2)采购活动实施过程中形成的各种审批表格及其他文字资料；(3)供应商资格审核相关材料；(4)采购公告；(5)招标文件；(6)招标现场记录文字材料；(7)专家评审材料及评审报告：(8)采购结果公示；(9)中标通知书；(10)验收报告书；(11)采购合同；(12)各种变更、修改、澄清材料；(13)质疑、投诉原始材料及质疑答复、投诉处理结果：(14)其他所有与采购活动有关的文字性记录。
二、招标采购档案的特点 招标采购档案的特点主要表现为档案成套性、动态性和保密性。 招标采购档案是围绕在一个独立的采购活动中形成的真实历
史记录的采购档案，档案内容是密切联系的有机整体。例如，某家具项目的采购一般都是从申购部门报告、领导审批工作方案至立项开始，要经过市场摸底调查、发布采购信息、供应商报名、发出招标采购文件、回收投标文件、抽选评标委员、召开项目组开标定标会议、确定中标单位、发出中标通知书，与供应商签订合同，家具的验收出具报告等过程。
成套性是招标采购档案的重要特点，它集中体现在采购档案形成和内容构成两个方面。成套性特点对采购档案的管理起着重要的规定和制约的作用，它要求采购档案必须完整。 采购档案动态性的特点，是指采购档案在一定条件下可以补充，它始终与客观对象保持一致，随着记录对象的变化而随之变更，始终与现实保持一致。如，房地产项目档案是房地产工程实施的依据，当实施过程中由于各种原因进行了设计变更，在原有档案存储的信息后，必须补充更新后的设计图纸或其它档案资料。
采购档案中很多涉及的采购价格、评委的确定等有关内容是保密的。无论在保管还是在利用工作中，要注意做好保密工作，以维护集团和个人的利益不受损害。 三、招标采购档案管理工作的地位和作用 首先，招标采购档案能够如实的体现出采购全过程，能够实现集团招标采购的公开、公正以及公平，能够反映采购人员的专业能力和素质。招标采购档案要提供真实可靠、全面客观的统计数据，帮助总结工作经验，提高采购质量，维护国家和集体的利益，提高集团采购资金的使用效率，提升集团廉政建设，促进集团采购工作的开展。如每年的新闻纸采购，则需要将往年的档案数据结合市场动态管理机制的信息，一方面通过多种信息于段掌握市场变化，另一方面继续坚持深入市场一线考察，掌握真实的第一手材料，做到时刻保持与市场的有效衔接，确保第一时间掌握市场最新动态，
提高市场研判和应对能力，掌握主动权，保证集团采购价格处于市场较低水平的同时保证质量较优。围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”为工作目标。 其次，招标采购档案能够体现采购人或者采购代理机构、供应商以及相关部门的采购活动行为，同时也能够对采购行为进行监督管理，不仅要对招标采购计划和采购的程序进行监督，同时也要确保采购结果的真实性。国家相关法律法规对招标的组织性、程序的规范性、以及评标过程中的保密原则等作了明确的规定。招标活动的特点决定了它自始至终都要受到社会的监督，纪检审计部门能够通过招标采购档案对采购活动进行监督审计。因此加强对招标采购档案记录和管理显得尤为重要。 第三，招标采购活动法律程序结束后，实际采购活动还没有完结，通常经济纠纷问题会出现在采购活动结束后。例如供应商提供的产品出现质量问题、不能较好的完成承诺服务：例如，采购回来的物品需要退换产生的法律纠纷等，这些纠纷问题解决时需要依据采购档案的原始资料。因此，招标采购档案非常重要，完善的档案管理能够维护集团的经济效益，降低采购的风险，最大化保护采购人的利益。所以，集团招标采购档案实现规范化管理，有助于提高集团采购活动的质量。
四、规范招标采购档案管理工作的对策建议
根据新形势新要求，2015年集团招标采购部对历年招标采购项目档案进行集中整理。归整后的项目档案上架整洁清新。招标采购项目档案经数字化整理，更加真实全面地反映招标采购过程全貌，达到便于保管、快速查阅的科学统一管理要求。招标采购档案的建立，实现了集团招标档案规整标准化管理，将更加有效地发挥和实现档案资料的服务功能和历史价值。
通过招标采购档案规范化整理，认识到新时期招标采购档案管理工作需要
加强两个意识，提高一个能力，同时要加强制度建设。 1.增强招标采购法律意识，增强招标采购档案管理意识
集团招标采购部门要有采购档案管理的法律法规意识，组织采购人员学习国家和湖北省、集团现行有关招标投标和政府采购法律法规、国家档案法等相关法律法规，定期组织人员进行学习和培训，通过培训强化招标采购人员和监管部门的法治理念和档案意识，为采购档案管理提供良好的氛围。采购档案管理中，档案负责人要依法工作、据法建立档案，积极为社会服务。建立统一的管理模式，明确档案管理的工作内容，按照国家相关招投标法、档案法的各项要求，进行档案的收集、整理、分类、保管、保密以及监管和保存等工作，从而实现集团招标采购档案的系统化，确保采购档案的完整性和真实性，减少采购档案的损毁，提高采购档案的利用率。
要想做好招标采购项目档案管理工作，最基础的足要增强招标采购档案管理意识，并把此项工作纳入正常的工作流程。在固定的时间进行监督、检查，提升采购人员的责任感，强化认识，营造人人重视档案工作良好氛围，让采购人员从内心深处接受此项T作并努力做好本职工作。同时，加强对招标采购档案的管理，保证档案的完整、真实，提高招标采购档案的使用效率。 2.提高招标采购档案管理能力。
招标采购工作是一项专业性、技术性很强的工作，在多年的实践中已形成了一套专门的理论、原则、技术和方法。档案工作人员要精通招标采购专业的理论与技术，并能熟练地运用到实际工作中。对于档案管理来讲，岗前培训是必要的。档案管理人员通过对采购人员开展培训，能够提升他们的个人能力，让采购人员在进入工作的时候就能清晰的知晓需要收集的资料，档案管理人员更应该转
变思维，不能有坐、等、靠的思想，要主动出击，多多去收集、督促，发挥主观能动性，才能确保档案资料能够及时快速归档。
3.制定科学的招标采购档案管理制度。 招标采购过程是严格按照法律法规所规定的程序进行的，这个过程所形成的材料也应足环环相扣、齐全完整的。根据采购档案的特点，归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档时问。招标采购文件归档的最基本要求应包括：
第一，结合招标采购的具体特征，对于申购部门申请报告、预算报告、立项报告、采购信息、招标文件、项目答疑文件、投标登记表、投标文件、开标一览表、定标意见书、中标通知书、合同或协议书、验收报告等档案资料的归集、整理、归档等工作主要由经办人负责，而管理人员只是负责保管档案。 第二，对于送达给档案管理人员的档案来说，归档的招标采购文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目、划分保管期限，组成案卷方可归档。同时在保证正确的前提下，还要保证资料罔文清楚，字迹清晰，资料没有欠缺，具有一定的连续性。档案管理人员要做好登记工作，及时登记在册，同时把立卷、装订等工作做好，不能缺少相应的卷内目录及封皮等。
第三，档案人员有责任监督、指导采购人员做好招标采购文件的归档工作。归档时间应根据招标采购活动的规律和文件的形成特点来确定，归档时间过晚，档案材料容易散失、损坏：归档时间过早，会影响招标采购部业务工作使用。在归档制度中，视实际情况确定归档份数。正常情况下，招标采购活动过程中形成的文件原件必须归档保存．对那些重要的，利用比较频繁的文件可适当多归档几份。
第四，进一步制定完善的招标采购档案借阅制度，对于借阅、查阅的人员
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