高校办公室材料起草工作思考研究
作者：陈青
来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第11期
文/南京工业职业技术学院党政办公室 陈青
【摘要】做好材料起草工作，是高校办公室参谋助手作用发挥的重要方面。起草材料是有意义、有过程、有方法的，需要我们在实践中深化认识其重要性，做好过程管理，掌握正确方法。
【关键词】办公室；材料；起草；体会
高校办公室是学校党政重要职能部门，承担着综合协调、参谋助手、服务师生等职能。发挥好参谋助手作用，不可避免地会接触到材料起草任务，这就要求相关人员必须要具备一定的文字功底。然而，起草好材料又绝非一日之功，要经历一个自我提升的过程，还要在具体起草工作中反复锻炼。笔者认为，做好材料起草工作，既需要多听多看，拓展写作视野；也需要勤学多练，掌握写作方法，关键是要用心用情用力地对待每一次起草任务，在反复实践的基础上建立起草好材料的信心和决心。
一、起草材料的意义与作用
从事高校办公室文字工作的人员，高质量地完成领导交办的材料起草任务，首先要建立科学的材料观念，真正把材料起草作为提升判断力、培养思考力、塑造创新力的过程，充分认识材料起草工作的重要意义。
（一）提升判断能力。科技革命带来了信息传播方式的深刻变革，知识碎片化的趋势日益明显。如何从纷繁复杂的海量信息中捕捉到有价值的东西，并将其变为起草材料的素材，对于从事办公室文字工作的人员非常重要。起草材料的过程，要做充分的前期准备，其中搜集素材是必不可少的重要环节之一。搜集素材的过程，需要经过一个去伪存真、去粗取精的过程，实际上也就是判断力提升的过程。从纷繁复杂、杂乱无序的材料中，找到关键素材；从鲜活的案例和实例中，总结出有代表性的模式和经验，都需要一个分析、判断和提炼的过程。从事一段时间办公室材料起草工作的人员，在判断事物的能力上会有明显的提升，有着其他人所不具备的判断情况的优势。
（二）培养思考习惯。从事办公室文字工作的人员，往往会被认为是文字功底好，实际上我们必须要走出这样一个误区。因为材料起草不仅是文字表达的过程，更应该是认识表达、思想表达和情感表达的过程。一份好的材料，并不在于它的文字有多华丽，而在乎它有没有思想、认识和创新。把领导的意图用文字准确地表达出来，不经过一定的思考，单靠写是写出来的。学习起草学校综合性文字材料，实际上是在要求自己不断去思考学校的发展、琢磨当下要解决的问题，最终目的是要厘清管理服务育人工作思路。从一份给领导提供决策参考的材料当中，能够读懂一个人对于工作有没有想法、有没有钻研。培养自己的独立思考的能力，形成具有鲜明独立性人格，从事办公室材料起草工作会是一个很好的起点。
（三）塑造创新精神。起草材料，本身就是一项创造性的活动。一份好的材料，一定能够让人读出创新的东西。处在这个信息发达的时代，我们会发现获取素材方式更加便捷，很多时候我们会满足于剽窃别人的思路，复制别人的观点，进行简单的材料拼凑或者稍作加工的文字组合，看起来是一份结构完整的材料，实际上我们在其中根本找不到独立的观点，看不到自己的影子，也就是人们常说的“放之四海而皆准”。办公室材料工作往往具有一定的周期性、规
律性，凡是材料起草水平高的人，一定是执着于不断创新的人，在写作实践中勇于突破自己、不断推陈出新。因此，材料起草的过程，可以说是创新精神塑造的过程。
二、起草材料的要求目标
任何材料的起草，都不是一蹴而就的，往往要经历很长的准备过程，这一过程可能比实际动笔写作的过程要长得多。只有真正地弄清楚起草的任务，想明白起草的思路，在积累一定素材的基础上，才能够起草出好材料。
（一）所谓“弄清楚”，就是要明确起草的任务。明确起草任务，是指要领会写作意图。1.理解起草的目的和要求。办公室文字工作人员，要根据领导的安排，针对不同类型的材料，明确写作的体例和要求，特别要正确理解领导意图，不能满足于一知半解，更不能不懂装懂。比如说起草通知类材料，要明确地让人读懂，通知的是什么事，需要什么人去做，在什么时间什么地点做，有什么具体要求。就像是中小学写作文一样，必须要认真地审好题，因为只有审好题，才能确保不会跑题、偏题。2.找准起草的角色和定位。无论起草什么样的材料，都要搞清楚为谁起草、阅读对象是谁，这就是角色定位。办公室文字工作人员，很少站在自己的角度起草材料，或站在学校的角度，或站在领导的角度，站在什么角度来起草，弄清楚了材料阅读对象，就能够准确地把握写作的高低站位问题。比如说起草讲话材料，就要站在领导角度来考虑，在校内不能站位太低，在校外不能调门太高，就是要“学会‘当领导’，也就是要站在领导的高度、广度和深度上思考问题，力求在写作上和领导高度保持一致。”站在什么样的角色上来起草材料，直接决定了材料起草人的笔调和文风。
（二）所谓“想明白”，就是要构思好写作的思路。明确写作思路，是指要学会谋篇布局。1.明确材料需解决的核心问题。办公室文字工作人员起草材料，首先要明确解决什么问题，怎么解决问题，为谁解决问题三个层面要求。比如说起草调研类材料，就要明确为什么要调研，讲清楚调研的目的；怎么去调研，讲清楚调研的组织实施；怎么发现问题，讲清楚调研的任务；怎么解决问题，讲清楚调研的预期成效等等。这些要素构成了整个材料的框架，如果条件允许，可以在材料起草有了这个初步框架之后与领导进行沟通，取得一致意见之后再着手起草。2.确定材料起草的逻辑层次。任何一篇好的材料，起草的出发点和落脚点，都是要让别人接受你的思路、观点和方法。“立意构思和结构谋篇要三思而行，不能人云亦云，借鉴也必须推陈出新，要学习别人并超越别人。”只有结构合理、层次分明、逻辑严谨、重点突出的材料，才能够吸引审阅者。比如说起草申报类材料，就要向评审专家展示我们清晰的逻辑和层次，让专家看到哪里是重点优势，哪里是特色展示，让专家一眼就认可我们的材料。这一过程，要特别注重章节篇段之间的关系，不能把不同层面的东西放在一个部分写，也不能把同一层面的东西在不同层面反复写。
（三）所谓“有积累”，就是要进行充分的素材搜集。进行充分的素材搜集，是指要掌握真情实情。1.掌握第一手资料。办公室文字工作人员，根据写作的任务安排，要广泛深入地收集第一手材料。因为第一手材料往往是没有经过加工的，是具体的、生动的、可靠的，这个过程中要亲力亲为、主动作为。比方说起草计划类材料，就要从过去的总结中找素材、从学习新精神中抓素材、从与各个方面的交流中挖素材。只有真正地掌握大量的第一手资料，才能在此基础上形成有针对性的计划，才能便于计划的落地实施。2.了解第一线情况。对于一线情况的了解程度，往往决定了材料是否接地气、是否真实完整、是否客观公正。充分、翔实地了解到具体情况，就会让材料更加丰富和饱满，让论证和佐证更加具有说服力。比方说起草经验类材料，不能停留在起草人员对某种做法的大致印象，因为往往内容不够真实、客观；也不能仅满足于下级组织的总结材料，因为往往总结不够到位，挖的不够深。要主动投入精力去了解方方面面的情况，面上的情况要讲到位，点上的情况也要点到位，做到不唯虚、不唯下。只有掌握第一手资料、了解第一线情况，才能确保材料起草的针对性、适用性和有效性。
三、学习起草材料的方式方法
（一）跟着材料高手模仿范文。对于办公室文字工作人员而言，起草材料的过程，一定程度上是累积经验的过程。对于所起草材料的体例和写法，没有经验并不可怕，可以向部门或者学校经验丰富的材料高手请教，要自觉把他们当成老师和前辈，把他们起草的材料要过来学习，把经他们改过的材料经常拿出来温习，最重要的是学习他们对待材料的态度和组织文字的视角。同一种类型的材料，多模仿几次，在学习中写作，在写作中学习，就能熟而生巧，再加入自己的思考之后，就容易写出让人耳目一新的材料，在得到一次次肯定的过程中积累写作的自信和决心。
（二）尝试独立起草部分材料。任何一个好的文字工作人员，都是在材料堆里泡出来的，没有一定写作量的积累，达不到有材料灵性的境界。接触材料起草工作不长的办公室工作人员，一定要懂得循序渐进的道理，从简单的材料写起，从短材料出发，一步一步地完成进阶。此外，材料写作水平的提高，还要从独立起草材料做起，很多办公室文字工作人员没有意识这一点的重要性。起草材料，寄希望领导修改，对自己要求不严格、处理文字不严谨，当然起草不出符合要求的材料。好的办公室文字工作人员，会以极其认真的态度对待每一份材料，力争达到初稿即终稿的要求。
（三）学会修改材料提升自己。材料起草工作，是一项实践性很强的活动，只有反复实践、勤学善思，才能不断提升。好的材料是不断修改出来的，要反复看、反复改，要请人看、请人改自己起草的材料，初稿出来之后，要珍惜每次修改的机会，做到每修改一遍，就能提升一次，好的材料都是在经过反复修改之后才呈现在人们的面前。因此，起草材料的办公室工作人员要重视材料修改的过程，做到不怕改、主动改。材料起草水平提升，还要努力做到能够修改别人的材料，在修改别人材料的过程中不断地学习和思考，逐渐形成自己的写作套路和方法。
【参考文献】
[1]骆瑞岚.高校办公室人员如何有效提高公文写作水平[J].办公室业务,2019(14).
[2]姜德照.写材料应精准把握\三个度\秘书之友,2019(6).
高校办公室材料起草工作思考研究
