页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；
（七） 交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经
手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。
（八） 对工程资料档案的特殊要求：
1、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字
材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210 mm），图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图）；
2、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，
图标栏要露在外面；
3、所有竣工图均应加盖竣工图章；
4、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字
材料排前，图纸排后。
第三章 档案的保管
第八条 归档后的档案由办公室统一保管。各部门、项目部临时保管的档案应设专
用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。
第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟
悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。
第十条 办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、
防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。
第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。
第四章 档案的借阅和保密
第十二条 档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记
手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案（机密文
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件、证照等），需经公司总经理批准。
第十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查
阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。
第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅
第十五条第十六条 （一） （二） （三） （四） （五）
第十七条第十八条
离岗位。
借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、
污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。
档案的保密
档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。 档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。
合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档
案必须由副总经理以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。
经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自
提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材
料，并退还所借档案。 第五章 档案鉴定和移交
公司办公室档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照
档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。
档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务
人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理或总经理助理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。
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第十八条 档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交。移交的
档案应保留一份复印件以备查考。
第六章 附则
第十九条 本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。 第二十条 档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合公司相关部门编写大事
记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。
第二十一条 公司所属的各项目部的档案管理工作遵照本办法执行。 第二十二条 本办法附七个附件，附件文件是本办法的组成部分。 附件一：文书档案管理细则 附件二：人事档案管理细则 附件三：经营档案管理细则 附件四：会计档案管理细则
附件五：影像档案管理细则
附件六：实物档案管理细则
第二十三条 本办法有办公室负责解释。 第二十四条 本办法自颁布之日起施行。
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附件一
文书档案管理细则
第一条 为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。
第二条 本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条 职责
（一） 办公室负责公司文书档案的管理。
（二） 各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指
定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。
（三） 各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保
管公司下发的文书档案。
第四条 文件材料的归档范围 （一） 外单位来的文件材料.：
1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。
2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、
指示、命令等。
3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。 （二） 公司在工作中形成的文件、资料：
1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重
要的汇报材料、审计报告等。
2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪
要、重要的简报及会议记录等。
3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。
6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。
8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重
要简报等。
（三） 下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。 第五条 文件材料的归档时间
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公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条 归档文件的系统性要求
（一） 应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及
和档案有关的资料都要收集。
（二） 归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机
关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。
第七条 归档文件在技术加工方面的要求
（一） 案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”
注明案卷的保管期限。
（二） 卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前
定稿在后；批复在前请示在后。
（三） 归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始
年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。
（四） 整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上
需用打印机或钢笔字迹填写。
（五） 拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内
容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。
（六） 案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订
线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。
（七） 向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系
统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。
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公司行政管理制度（完整版）
