2 术语、符号
2.1 术 语
2.1.1 城建档案
在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 2.1.2 建设工程项目
具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。 2.1.3 单项工程
在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或生产效益的工程。 2.1.4 工程档案
工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。 2.1.5 案卷
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 2.1.6 城建档案著录
编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容
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和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 2.1.7 城建档案著录项目
揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项系又分若干小项，小项下又分若干单元。 2.1.8 条目
档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。 2.1.9 著录格式
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 2.1.10 档案目录
按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
2.2 符 号
2.2.1 著录用符号
为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录符号。著录用各种符号及用途详见下表：
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表2.2.1 著录用符号及用途
符号 ._ = : / + [ ] ( ) ? _ … 用 途 置于下列六大项之前：稿本与文种、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项 置于并列题名之前 置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项 置于第一责任者之前 置于每一个附件之前 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字 置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等 置于不能确定的著录内容之前，一般与[ ]号配合使用 用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间 用于节略内容 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任 者及难以计数的残缺文字用三个这符号表示
2.2.2 著录用符号使用说明
1. “.—”符号占两格，在回行时不应拆开。“【 】”和“（）”左
右两半各占一个，其他符号均占一格，前后不再空格。 2. 如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位
的小项原规定的著录符号改为“.__”。
3. 不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并
省略。
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3 基 本 规 定
3.1 著录级别与著录详简级次
3.1.1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、
案卷级、文件级三级。
1. 工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。
2. 案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3. 文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。
3.1.2 著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细
级次。
1. 条目仅著录必要项目的称简要级次。
必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2. 条目除著录必要项目外，还著录部分或全部或部分选择项目的称详细级次。
选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。
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3.2 著录文字要求
3.2.1 著录用文字必须规范化。
3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检
与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
3.2.3 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规
则。
3.3 著录信息源
3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。 3.3.2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。
3.3.3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、
备考表等。
3.3.4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。
4 著 录 项 目
4.1 著录项目划分
4.1.1 城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。
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城市建设档案著录规范
