行政费用管理规定

行政费用管理规定

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行政费用管理规定

行政人事***号

为规范公司行政管理工作，做好行政费用的控制与管理，特制定本规定。 公司各部门应当根据工作需要上报月度行政费用申请和计划，经行政人事部总经理审核批准后，由行政人事部统一归口预算及执行，执行及报销按照公司相应制度管理。具体为：

一、费用项目设置

1、分类及说明

(1) 会务类： 经销商会、中高层发展战略年会、迎新年员工联欢、周年庆祝等费用

(2) 通讯类： 公司固定电话、手机费、手提电脑无线上网费 (3) 快递类： EMS速递、市内快递、包裹、国际快递、挂号信、平信 (4) 餐费类： 员工午餐、加班餐、饮用水 (5) 房租类： 房租、水电、物业管理费

(6) 办公用品类：办公用品、设备耗材、办公室绿化、保洁费、日用类、设备维修、日常物业维修

(7) 车辆类：车辆及配件购买、油费、维修保养、停车过路费、保险、养路费、年检等

（8）酒店住宿类：员工公寓、酒店住宿

(9) 员工福利类：员工培训、工具书、报纸杂志、药品等

（10）固定资产类：固定资产是指使用期限一年以上，单位价值大于或等于人民币2000元，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产，包括电子类设备、工厂机器、车辆、房屋，办公家具。

(11)行政资产：行政资产是指使用期限一年以上，单位价值小于人民币2000元，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产

（12）办公家具：单价小于2000元的办公家具 （13）日用杂费：日常零星发生的行政类杂费

（14）商务费用：工商年检，商务咨询，法律咨询等

2、费用申报项目说明

(1)需事先进行书面申报、审批以及费用报销时要求提供详细清单的项目有： 会务类：

经销商会、中高层发展战略年会、迎新年员工联欢、周年庆祝等费用

酒店住宿类： 出差人员酒店住宿

办公用品类：每个月办公用品及耗材的采购

车辆类: 每月车辆汽油费、维修保养、停车费、过桥过路费、养路费等 固定资产类：所有固定资产的购置都需按规定流程，采购合同需由行政人事部留底 福利类： 员工培训、节日物品发放、常用药等 行政资产类：需填写行政资产购置申请单 办公家具：需填写办公家具需求购置单

(2)以上项目外的其他费用报销时应提供费用详细说明。

二、流程

1、

申报流程：

购买人或需求人提出申请本部门审核 相关部门审核行政人事部审核总裁审批

2、报销流程：

(1)填写报销单(执行人)，并附上经批准的“申报单”或“计划单”以及其他报销凭证 (2)部门总经理签字(审核人)

(3)行政人事部登记并加盖“费用登记章”

(4)交财务审核（凡是费用列表中的项目未加盖“费用登记章”的，财务有权不予核准）

(5)总裁签字 (6)财务报销 具体操作为：

(1)凡涉及车辆类相关费用，各执行人将相关票据交行政人事部指定专人复核。 (2)除个人通讯外的公司通讯费用需信息统计部复核。

(3)**地区的费用报销提交到上海，由上海费用管理人员审核后申请报销。上海、北京公司的报销需行政人事部总经理审批。填报和审核报销凭单时应参照公司财务制度。

(4)**事业部的行政费用，由其管理中心向集团公司每月报送预算。事业部在批准的额度内支出。固定资产、手机通讯费等集团另有规定的，须执行集团相关规定。

(5)各执行人每周定期将报销凭单汇总，交行政人事部登记确认，由行政人事部统一交总裁签字。

(6)涉及IT类费用必须经信息统计部总经理签字批准。

(7)购买办公用品、耗材、电脑配件、包装印刷等涉及付款报销的，能取得增值税发票的，一定要取得增值税发票。

(8)财务部有权拒绝不按此流程进行的任何报销。

3、预算与支出报销流程：

行政费用管理人员根据本月费用发生计划（合并各部门的预算计划）、并参考上月费用执行情况，拟定公司当月行政费用预算，由行政人事部总经理审核，报财务审核、总裁/副总裁批准后，由行政人事部统一执行。

部门预算中没有的项目，或者部门预算中虽有但公司没有批准的项目，不予报销。特殊情况，须报总裁特批。

预算控制：实际执行金额超出预算的项目，须由经办部门列明超出原因，经相关领导审核同意后方可报销。

本规定自20**年*月1日生效。

行政人事部

20**年*月*日