浅谈档案管理数字化的意义
陈旭，白均堂
【摘 要】[摘要] 随着全球信息化步伐的不断加快，档案管理数字化势在必行。档案管理数字化作为一个新生事物，相对传统纸质档案管理而言，档案管理队伍结构优化升级技术应用促进提高，改善对原纸质档案的保护利用等各个方面有着深远而重要的意义。
【期刊名称】延安职业技术学院学报 【年(卷),期】2015(000)005 【总页数】2
【关键词】[关键词] 档案管理；数字化；意义
档案是历史与当前的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的历史记录。它记载着国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等。为科学地、系统地承载档案的这一特殊功能，就要我们不断创新、不断提高、不断拓展档案管理领域，使其站在更全面的角度记录和承载历史，更好地传承历史文化，更好地启迪未来。为了尽可能地展示档案管理在社会生活中的特点，只有对信息进行充分地利用，才能对大量的信息进行解析、梳理、鉴别，以避免在应用时出现“盲人摸象”的局限。进而通过科学全面地实施相关政策，为社会管理者的行政管理建立充分的理论依据。 档案管理数字化建设的过程，要按照档案管理部门的统一规划，统一领导，统一组织，在档案管理的过程中，分步骤、分阶段、分层次实现数字化，是为档案信息资源进行现代信息技术提供利用的有效载体。它能有效改变和革新档案管理模式，改变原来的以档案实体保管和利用的现状，升级为档案信息的数字
化提供存储服务为重心，从而使档案管理在实际的应用中逐步走向正规化、信息化、网格化、大众化。当然，档案管理者的专业知识，梯队结构，以及促进档案管理者的业务素质，对于提升档案管理者的专业水平，提高纸质化档案的利用方式，都有极为重要的现实意义。
一、档案管理的队伍结构优化升级
自从人类进入21世纪以来，科学技术以惊人的速度在飞速发展，信息技术也开始向不同领域进行迅速延伸，所涉及的事物类别也越来越多，内容也越来越广泛。当然，对当前的档案管理工作更不例外。以前，纸质材料的档案在保存和运用的时候有很多不利因素，我们要借助现代信息技术在不同领域中的拓展、延伸，把档案管理的原始材料由纸质向多样化发展，例如，可以采用光碟、U盘、硬盘等存储信息，但是光碟、U盘、硬盘、图片等档案材料怕受潮、易受损，管理的过程一定要倍加小心、细致。在档案管理数字化过程中，工作人员一定要加强各类知识的学习，不断更新学习内容，让政治、专业、管理、业务等知识成为学习的必修课，并且通过建立考核评价体系来提高管理人员的综合素质。那么，怎样才能使原来从事纸质专业技术人员能迅速适应现代信息技术的前进步伐。让档案工作人员的本职工作既有行政管理方面的水平，又能熟练掌握现代信息技术管理等方面的专业技能。笔者认为，一是要充实队伍。针对档案管理在数字化过程中所紧缺的专业技术人员，通过专门方式把他们吸纳到档案工作队伍中来。比如，可以通过招聘的形式，把接受过全日制大学本科的本专业学生作为引进对象，让他们不仅能熟悉本专业，又能熟练操作计算机的软、硬件技术。二是加大投入，尽快建立健全机制，努力培养一大批既懂计算机操作技术、网络通信技术，又热心档案事业的专业人才来满足档案管理数字
化的需求。三是强化培训。通过选调一批爱岗敬业、责任心强，并且在档案管理岗位上有一定经验的工作人员，对他们进行分批次、分类别、分科目进行培训，使他们在短时间内初步掌握现代信息技术，并能够在实际的档案管理工作中加以应用，通过不断优化档案管理工作人员的知识层次，来改进档案管理的队伍建设，提升档案工作人员的综合素质。
二、提高促进档案管理的技术应用
档案作为一种信息资源，它有着丰富的内涵，同时，又承载着经济社会发展变化的全过程，体现着历史性、时代性和完整性。也汇集着丰富的、大量的各类知识。这样，容易造成档案管理者工作量大，重复动作多，也大大增大了劳动强度。而应用数字化管理档案，能达到预想不到的目的。一是人工进行立卷时，通过立卷人对文件的分析解读，虽然都按照一定的要求类别，但是，由于工作人员的认识不同，理解不同，知识层次不同，难免会出现分类不清的情况，可能对档案的分类带来负面影响，也会给查阅者的查阅带来诸多不便和误解。如果采用计算机进行“立卷”的话，按照类别将所属内容查找到，简便地代替前面的以“卷”为单位时档案目录检索工具，也可以按照案卷分析的结果进行排列查找，这样，不仅能减少手工操作在案卷分类时的不利因素，还能最大限度地发挥现代信息技术快捷、方便的优势，大大减轻了人工操作的工作量，提高了工作效率。二是采用原来的立卷方法进行立卷时，如果有文卷收集不完整、不完全、不合理时，或有错误时、疏漏的情况，就得拆卷重装，还得对相关文档目录进行再次编写、再次修改、再次装帧。假如使用现代信息技术来立卷，当发现以上问题时，增改起来就十分便捷，只需在相应的文件目录下作一删减就完成了。三是当我们进行手工操作时，就会经常遇到对各类文献要进行裁、
浅谈档案管理数字化的意义
