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项目档案管理制度
第一章 总 则
第一条 编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根
据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
第二条 定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用
保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
第三条 目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理
的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。”
的原则。
第五条 保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公
司利益不受损害。
第六条 归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的
具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章 工程档案收集、分类、整理
第一条 工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础
设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
第二条 项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指
引要求整理、编号。2.2附表
文件类别 公司规范、制度 编号方案 WG-2008-D30-1 WG-GF-2009 -01 公司层面 项目层面 备注 统一存放，按修订时间按流水号排列。 部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！
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工程款支付审批表 IBC ·Ⅰ-ZF -（）-01 （）单位名称或专业名称缩写 IBC ·Ⅰ-TZ-JZS-01 施工图纸 …… 设计变更、图纸会审纪要 IBC ·Ⅰ-SJ-JG-01 IBC ·Ⅰ-SJ-JZ-01 …… IBC ·Ⅰ-BG-TJ –GS-01 工程变更 IBC ·Ⅰ-BG-SS-GS-01 …… IBC ·Ⅰ-SG-2009 -01 合同 工作联系函 通知 监理整改通知及回复 IBC ·Ⅰ-ZG -2009 -01 工程例会纪要 工程周报 工程月报 工地安全生产专题会议纪要 施工计划 上报汇报材料 安全生产月报 主管部门下发公文 IBC ·Ⅰ-ALHJ -2009 -01 IBC ·Ⅰ-JH -2009 -01 IBC ·Ⅰ-HB-2009 -01 IBC ·Ⅰ-AQY-2009 -01 WG-2008-D30-1-1 项目层面 项目层面 公司层面 公司层面 D30为保存期限30年 IBC ·Ⅰ-LHJ -2009 -01 IBC ·Ⅰ-ZB -2009 -01 IBC ·Ⅰ-YB -2009 -01 IBC ·Ⅰ-（F）H-（）-01 IBC ·Ⅰ-（F）TZ-（）-01 JZS结构施工图 JGS建筑施工图 JPSS给排水施工图 DQS电气施工图 NTS暖通施工图 ZNS智能化施工图 YXS有限电视施工图 SZS市政施工图 LHS绿化施工图 MQS幕墙施工图 JG结构 JZ建筑 TJ土建 SS水施 SJ 为设计类 SG为施工类 ZX为咨询类 LX为零星类 （F/S）收、发文 （F/S）收、发文 把总包和分包分开即可，可也根据单位细分 项目层面 项目层面 项目层面 监理例会 招标、投标文件跟合同一起存放，编制卷内目录，合同一般签定6份以上，我公司基本保证存档3份 （）单位或专业缩写 （）单位或专业缩写 联系单变更不允许跳号，如不同意变更情况下，施工单位上报的联系单我公司至少存档1份，编号照编。 IBC ·Ⅰ-TZ-（）S-01为施工图 IBC ·Ⅰ-TZ-（）J-01为竣工图 经过图审图纸为存档图纸。 施工单位上报 上报集团 上报集团 1为件号 部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！
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编号由公司综合部统一编会议纪要 ****（纪）[2009]1号 号 编号由公司综合部统一编申请报告 政府部门来文、批复 ****[2009]1号 号 可参照《建筑安装工程 竣工档案移交书》目录存放 开、俊工报告 结构验收记录 隐蔽工程验收记录 工程/材料、工作成果验收单 施工组织设计、专项施工方案 IBC ·Ⅰ-FA -MB-02 ……. 规划、细则 分户质量档案 各类检测报告 各类报告 其他施工资料 IBC ·Ⅰ-XZ -（） -01 MB模板施工 （）根据实际收到的文件缩写编 IBC ·Ⅰ-FHYS -1 IBC ·Ⅰ-JC-CL-1 勘察报告、方案报告等 可参照《建筑安装工程竣工档案移交书》目录存放 1为栋号，按栋存放 CL材料检测 IBC ·Ⅰ-YS -（）-01 IBC ·Ⅰ-FA -JK-01 IBC ·Ⅰ-K/JG -2009 -01 IBC ·Ⅰ-JGYS -2009 -01 IBC ·Ⅰ-YBYS -2009 -01 统一由公司前期部归档，移交工程一份复件 （）单位名称或专业名称缩写 JK基坑围护 申请报告与批复文件一起存放 文件归档可跟工程款支付审批表 工程申请 资料附会议纪要后 各类专家会议的专家论证
第三条 档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故
离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条 与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、
归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条 移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档
文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
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综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。未做收发文登记和移交清单的每发现一次，年度扣1分。
第六条 归档文件的要求：
6.1 办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、
越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。如在盖章备案时出现错误，发现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分； 6.2 文件书写和载体材料应耐久保存； 6.3 必须是具有保存利用价值；
6.4 必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；
第三章 特种档案收集、分类、整理
第一条 管理依据：根据《**档案管理作业指引》━十一、特种载体档案归档范围与保管期
限表拍摄、收集管理。 3.1附表 一级类目 工程中心特种载体档案收集范围
二级类目 归档范围 1 、项目开工、竣工典礼照片或摄像，开盘，综合验收后拍摄的小区整体面貌照片、摄像。 保管 期限 永久 特种载体档案 TZ照片档案 2、参观考察照片（考察对象的实物拍摄） 10年 TY声像档案 3、工程进度、重大节点（中间结构、开工、竣工、规划灰线、±0.00验收）完工摄像拍摄，完成工程量的成果验证照片（包30年 括未完成前后的对比照片）；
第二条 拍摄、收集、整理管理：工程中心助理负责，按照公司作业指引要求整理、编号，
一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必须备六要素为事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，一组照片的总说明编制在第一张照片中，一组照片的编号按流水号编制：例TZ-2009-1-1。
第三条 拍摄要求：全景照拍摄时需寻找一具有一定保存时间的掷高点，至少在本工程开
发完成前该建筑物不会被拆除。
第四条 移交归档：以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣0.5分；
未按公司制度编制说的每发现一次扣1分。
第四章 项目档案竣工移交管理
第一条 公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各
自管理范围内档案文件的收集整理。项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责组织项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员
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配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，配合进行竣工备案。
第二条 档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促
施工单位按《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。
附表1 工程设计变更（施工）联系单汇总表
单位工程名称： 第 页 共 页 序文件名称（主要内容） 号 部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！
联系单编号 张数 对应图号 备注
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