档案盒编码（即盒号）的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：XXXX-XXYY-YYYYXYYYY档案全宗号 （详见附件1）档案一级分类类别代码（详见附件2）档案生成年度档案保管期限代码（详见附件3）档案二级分类类别代号（详见附件2）案卷顺序号（案卷的流水号）例如：WXSS-GJ01-2010Y0001：无锡食尚网络科技有限公司基建档案2010年度永久保存的第一盒档案.6.3.3.2盒内文件编码的规则①文件编码：由全宗号、类别号、案卷号、文件序号组成，组成结构为：全宗号－类别号－案卷号－文件序号（即盒号－文件序号）。②文件序号：案卷内文件的顺序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）。全宗号、类别号、案卷号与文件序号之间使用连接符“－”连接。注：盒内文件编码是在档案盒号的基础上，增加文件序号一栏，文件序号指归档案卷内文件的顺序号。盒内文件编码的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）： XXXX-XXYY-YYYYXYYYY-YYYY档案全宗号（详见附件1）档案一级分类类别代码（详见附件2）档案生成年度文件序号（案卷内文件的顺序号）档案保管期限代码（详见附件3）档案二级分类类别代号（详见附件案卷顺序号（案卷的流水号）第6页 共8页例如：WXSS-GJ01-2010Y0001-0015：无锡食尚网络科技有限公司基建档案2010年度永久保存的第一盒档案的 第15份文件。
6.4 特殊情况下档案号编写说明6.4.1有多个立档单位的档案全宗号的编写：
·归档档案如果有多个立档单位的，以主办单位的代码作为档案全宗号。例如广州立白（番禺）有限公司与立白日化有限公司联合发文，而主办单位是广州立白（番禺）有限公司的，档案全宗号应为PYLB。如果多个立档单位是平行关系发文，则按照文件中第一个发文单位的代码作为档案全宗号。
6.4.2 特殊情况下档案年度的编写说明：
6.4.2.1 一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
①跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；②跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；③跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；④跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；⑤跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；⑥法规性文件放在公布或批准的年度。
6.4.2.2 没有标明落款日期的档案材料．应通过对照等手段考证档案的准确日期或推断近似日期，据以按年度
合理归类。确实无法确定年度的，用“0000”标注档案生成年度。
6.5 编码制度相关人员的职责
①集团兼职档案管理员负责对档案编码的编制和填写。②总裁办档案管理主管负责对档案编码的审核和校对。③总裁办副主任负责对档案编码工作的指导和支持。
6.6 档案编码的标识位置
档案编码将按照文件编码、案卷编码分别标识在归档档案的不同位置。
①文件编码：文件编码标识在归档文件的右上方空白处。格式如下：尺寸为50mm×15mm,字体为宋体,字号为五号，字体居中，“档”与“号”之间空两格。
档 号
XXXX-XXYY-YYYYXYYYY-YYYY
②案卷编码：案卷编码标识在归档档案盒的背脊“档号”栏上以及封面“档号”栏上。
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7集团档案编码管理的标准表单
附件1、档案全宗号代码表 附件2、集团档案类别号代码密级及保管期限表 附件3、档案保管期限代码表 附件4、机构简码
附件5、文件编码标签
8文件管理
文件责任部门：总裁办
文件负责人：总裁办档案管理专员 文件培训人：总裁办档案管理专员文件解释部门：总裁办
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[VIP专享]集团档案编码制度
