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安全。 6、档案保管
6.1 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
6.2 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 6.3 要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。 6.4 文件档案保存期限： 6.4.1 永久保存： 6.4.1.1 公司章程； 6.4.1.2 股东名册；
6.4.1.3 组织规程及办事细则； 6.4.1.4 董事会及股东会纪录； 6.4.1.5 财务报表； 6.4.1.6 政府机关核准文件；
6.4.1.7 不动产所有权及其它债权凭证；
6.4.1.8 工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸； 6.4.1.9 其它经核定须永久保存的文书。 6.4.2 长期保存： 6.4.2.1 预算、决算书类； 6.4.2.2人事档案、会计凭证； 6.4.2.3事业计划资料；
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6.4.2.4其它经核定须保存10 年的文书。
6.4.3 在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定 7、内部档案分类及编号
7.1 分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。 7.1.1 保密管理（BM） 7.1.2 行政管理（XZ） 7.1.3 人力资源管理（RL） 7.1.4 财务统计管理（CW） 7.1.5 经营销售管理（JY） 7.1.6 工程建设管理（GC） 7.1.7 生产计划管理（SC） 7.1.8 物资供应管理（WZ） 7.1.9 其他管理(QT) 7.2 档案分类代码编号
GJ——XZ——2016——001
卷号 年份 档案分类号
冠捷缩写 8、文件档案调阅管理
8.1公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅
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手续。填写《档案调阅单》，而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅。调阅之前要填写《档案调阅记录》方可进入档案室查阅或调阅资料。
8.1.1 普通文件档案：要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。
8.1.2 调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认。 8.1.3 人事的档案的调阅管理：
8.1.3.1 查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；
8.1.3.2 原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。如由于工作原因确需摘抄或者复印的，经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记；
8.1.3.3 员工人事档案不得借出查阅。如必须借出查阅时，应提交申请，由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续； 8.1.3.4 借阅人事档案必须严格遵守保密制度，并严禁涂改、抽取和撤换档案。
8.1.3.5调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅。 8.1.4 调阅档案的人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全
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与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。
8.1.5 一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件，且其它各部门不可复印及留存扫描件。
8.1.6 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
8.1.7 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续
8.2 调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
8.3 调阅范围：外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅，不能带出，必须带出行政部查阅的，要经过公司负责人批准。 8.4 调阅时间
8.4.1 一般普通文件档案最长不超过二周。 8.4.2 “加密”文件档案最长不超过一周。 9、档案保密工作
9.1 严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全，是每个档案管理人员的职责。
9.2 档案室在接收、保管、提供利用时，应按有关规定认真核对、签字，做到手续严格，账目清楚。
9.3 档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印。
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9.4 任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播档案内容。
9.5 档案工作人员在工作中形成的有关废纸，不准随意扔掉，必须销毁。 10、解释权
10.1 涉及到保密档案的管理，由保密办公室另行制定管理办法。 10.2 本管理办法解释权归行政人事部，自颁布之日起生效。
附件1：《档案调阅单》 附件2：《档案调阅记录》 附件3：《档案级别划分表》 附件4：《档案盒面》
附件5：《档案盒背脊》 附件6：《卷内备考表格式》 附件7：《卷内目录》
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公司档案管理办法及实施细则
