档案整理思路
一．档案整理的方法：
1、以“案卷”为单位整理
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
二、档案分类、档号编制
1、大类的设置原则上每各单位设置八个大类
即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。
声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种
3、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
（1）、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，企业可填写表达单位的汉语拼音代字. （2）、目录号编制。
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；X代表音像档案；D代表电子档案；
2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。 3）目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3代表短期（或10年）类的业务档案。
3、案卷（件）号、页号
（1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。
（2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
（3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识页号的位置：整卷装订的案卷，页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件的右下角、背面左下角编写页号。整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。
三、排列编目要求
1、归档文件的排列。
一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。
（1）同一事由的归档文件排列
内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
（2）不同事由的归档文件排列．
1） 按不同事由形成时间的先后顺序排列。 2）按事由的重要程度排列。
3）按事由具有的共同属性分别集中排列
a 、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。 b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。
（3）对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
2、卷内文件或归档文件编目。
目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。 卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。
四、归档文件装盒及书写要求
1、档案盒书写要求
（1）封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称）
（2）档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制。盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。 《
五、档案卷皮书写要求
1、封面项目
立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。
1）立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。
2）类目名称填写大类名称，类目名称指全宗内文件中分类方案的第一级类目名称。 3）案卷名称即案卷标题；填写时要求根据题名字数的多少排列匀称，位置要适中醒目。 4）时间即文件起止日期，按卷内最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填写； 5）页数填写该卷档案的总页数；
6）保管期限填该卷档案鉴定的保存期限。如鉴定为“永久”二字，长期、短期类推。 7）封面的右上角有一个框，其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。2、档案卷皮背脊项目有：全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。填写同封面，案卷标题下要先竖直写出立档单位简称。
8）填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表，备考表项目包括：盒（卷）内文件情况说明、整理人、检查人和日期，说明卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。
六、档案排架
1、 排架顺序：从左至右，从上至下排列。
2、档案实体一般可按文书档案、业务档案、音像及电子档案、实物档案等大类顺序分柜分隔排列。
3、各大类内按下列顺序排列
1）文书档案按保管期限、年度分别排列。即把同一大类的档案首先按保管期限分开，然后按年度排列，再将同一年度的档案按级别、问题、重要程度顺序排列。
2）业务档案多的单位按二级类目排列。不多的按年度排列。 3）实物档案应按分类方案排列顺序上架
补充：
一、档案整理工作的主要步骤有： 1. 区分全宗。 2. 全宗内档案的分类。 3. 立卷（组件）。 4. 案卷（件）的排列。 5. 档号编制。
6. 案卷目录（归档文件目录）编制 二、判定档案所属全宗 关键是确定档案的形成者。 1. 立档单位的发文 2. 立档单位的收文 3. 立档单位的内部文件 三、档号的结构
1、全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号 ××××－×××－×××－××× 适用于档案馆（室）对文书档案的编号
2、全宗号 - 类别号 - 案卷号 - 件、页（张）号 ××××-×××…n - ××× - ×××
3、类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号 ×××…n -×××…n - ××× - ××× 适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号
四、档号的编制方法
档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。 (1)全宗号
全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2. 案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案整理状况设置。
3. 类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。一般不超过三级。 4. 项目号：是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
5. 案卷号：用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内的案卷按排列次序流水编号。 6. 件号：用阿拉伯数字标识。
? 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。
? 按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7. 页（张）号：页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。
适用于档案馆（室）对各类档案的编号
五、书面存档的估价报告，下列资料必须完善： 1《房地产估价委托书》；
2《房地产估价报告》（必须附有技术报告）： 3《房地产估价现场勘察表》；
4《房地产估价收费通知单》存根联；
5房地产估价《业务流程单》；
6委托人提供的相关权证资料等附件。
有保存价值的一切必要资料都应整理归档。将应归档资料分为下述四类，并在档案目录中明示：
(1)估价报告类：
包括估价结果报告和估价技术报告，含必要的附件资料。 (2)工作流程类：
包括估价项目受理审定表、委托协议书、估价项目安排表、估价工作计划书、估价报告三级审核及重大估价问题讨论记录表、估价报告流转签发及修改记录表、委托方签收及评价意见表、评估工作小结。
(3)备查资料类： 现场查勘记录、估价调查资料及其他估价有关参考资料、委托方提供的资料清单、未列入估价报告附件的委托方提供资料。
(4)档案管理类：立档审查表和估价报告电子文档查找编目。
1、 按公司-------区-----年份-----项目----属性进行分类 2、 临时档案处理 3、 图纸整理 4、 空表整理 5、 废弃资料整理 6、
档案整理思路完成版 - 图文
