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编 号 办 公 费 用 节 省 办 法 共 13 页 第 1 页 第一条 购买消耗品要克制再克制 从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手,大部分的人都认为公司的消耗品, 随时都可以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正,养成克制购买消耗品的习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理的做法,例如,某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小,也要订出基准,依照申请制度领用,禁止随便购买。
第二条 消耗品的所有标准要制定领用明细 对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支,制定领用明细标准。然后每六个月一次,定期点查个人抽屉时,多余的事务用品先回收。钉书机、剪刀、胶带等,全员每天使用频繁的东西,划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本人不注意而遗失时,严格执行由本人负责赔偿。 第三条 公司的物品、不要私自使用 在公司内事务用品等,能变为私用的东西很多。例如电话费是其中一部分。交际费的一部分也可占为私用。样品、促销用的商品,带回家使用的案件也有。公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当的第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。 第四条 不要使用铅笔与电动削铅笔机 铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间,使用电动削铅笔很容易削过头。又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存的铅笔屑也要清除。购买自动铅笔价格不贵,铅笔芯可换装,换装铅笔芯时多少会有损失,笔芯三支抵算铅笔一支计算,节省下来的金额很可观。
第五条 抽屉内要空出来 人都有占有的坏习惯。在企业内看员工每人的抽屉,从笔记用具、传票、用纸等都有浪费行为。倒不如,抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料。这样做,消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少,节省开支。又可防止不正当使用, 没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。 第六条 在公司内部联络要尽量简化 联络用的文书,尽可能利用使用过的纸张反面,或广告废纸。不需要考虑对上司的不礼貌,需要装入信封的文件,可以自外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内。二张以上的文件,
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编 号 办 公 费 用 节 省 办 法 使用回纹针也是一种浪费,用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用回纹针邮寄时,常因曲别针的重量,而超重增加邮费的支出。 第七条 考虑信纸的折叠方式 信纸通常都把写字的一面反折向内,是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封,收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯,张数多时折为三折,比较好处理。为了收件人与内容一目了然,利用三折方式为宜。
第八条 收件人名称要简化 Ｈ公司以一个字代表厂长级,吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字,陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用,在公司内的往来文件亦用简称, 这样制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字,有3秒钟就写好, 如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字,每字用3秒,写8个字要花24 秒。所以文件的收件人名称要尽量的简单化。 第九条 标示事务用品的价格 由公司提供的物品,往往没有成本观念,容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱,信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等,所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少,让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时,突然发出质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。
第十条 贴出电话费用表 为了要让全部员工对电话费都有成本概念,编制电话费用表,贴在电话机前。费用要详列,市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。
第十一条 电话通话定时 有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作,已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话,3分钟就150句。除了例外,全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。 第十二条 利用电话自动记录机 电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。 几千元的投资,长远计算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机
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编 号 办 公 费 用 节 省 办 法 共 13 页 第 3 页 后 ,节省30％以上话费。 第十三条 长途电话要经由总机 Ｆ公司为了提高成本概念,长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸,填写通话结果。这样可以做笔录,同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电话,在等对方通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便,所以挂接长途电话亦很容易,像使用市区电话的轻易感觉。 经由总机可防止以上情况,同时也是培养成本观念的一种方法。
第十四条 建立电话传真机系统 总、分公司之间的电话费用,在做记录后,可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用,还可以用作文书联络之用,消除传达上的错误。用电话如本人不在时,就造成电话费的浪费,用传真机可以电送就没有这个情况。与电报机不同的是,用电话传真机时,不必另请打字员打字,谁都轻易会使用。Ｔ公司改用传真机后,电话费省下约三分之一。
第十五条 总、分公司之间,联络制定标准化 员工不要用随意的方法联络,需要制定标准的方法。方法可分为１、普通信件,２、限时专送,３、电话传真,４、电话等,这些方法,制定一览表彻底执行。有的公司禁止使用总、分公司之间的电话,改用电话传真机,及活用电脑连线等,而达到节省费用。时代在进步,头脑也要转得快,信息的传达亦要符合时代需要。
第十六条 用一个字的单位简化公司内的电话 我在南部打电话回公司联络时“喂,,林,好”就问候完,通常的方法“, 喂,喂,我是林某,您好吗？”要这么说,这个字数的差异,前者三字,后者九字,差异很大。前者可节省时间与电话费。公司内的联络电话简略用一个字来传达。季节的问候、久未见面、互相问候近况都要免除。
第十七条 打电话要考虑区域 业务员为了联络,从公司打电话与客户联络时,要考虑打电话的地点。因为业务员程度不一,有时和客户中的异性一聊,往往忘了费用一秒一秒的增加, 公司应编制详细电话费用表,给每位业务员,这样的考虑可达到节省电话费用。 编 号 共 13 页 办 公 费 用 节 省 办 法 第 4 页 Word文档仅限参考
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第十八条 利用５Ｗ２Ｈ表格 为了节省电话费用,打电话前先作成５Ｗ２Ｈ的表格,整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用,接听电话或其他“转言记录”也要广为利用。 １、ＷＨＥＮ 何时 ２、ＷＨＯ 谁 ３、ＷＨＡＴ 何事 ４、ＷＨＹ 理由 ５、ＷＨＥＲＥ 场所 ６、ＨＯＷ 方法 ７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 数量、金额
第十九条 对方讲话中则改时再打 从这边打的电话,常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等待”而问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这样可以节省电话费用,同时两边的电话机都可以空出来。 第二十条 要求对方打过来 向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来,这样可以有计划的进行工作,同时可以节省电话费。这个方法也可以利用在其他事情上。当然这个方法,依对方的立场,有时候行的通,有时候行不通的。例如对方与这边立场相等,碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。
第二十一 条 禁止电话私用 市内电话就无所谓,家乡、朋友等的长途电话,被私人使用是一笔很大支出。私用电话不但是费用的损失,对周围的人也会构成妨碍工作,所以绝对禁止。工作中原则上,朋友与恋人打来电话都要禁止。私用电话要休息时间打来。 另外一种方法是,在公司内装设公用电话,供私用,多少也可以增加收入,一举两得。
第二十二条 每1盏灯,设置1个开关 通常在房间的进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关,可以节省电费。已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关的工程费, 编 号 共 13 页 办 公 费 用 节 省 办 法 第 5 页 Word文档仅限参考
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数年间就可以节省回来。对节省有无观念,只看是否用1盏灯1个开关就能判断。 第二十三条 桌上放置台灯 在桌上办事,而光线从天花板照射是一种浪费,在各人桌上放置日光台灯,可以节省电费。台灯要准备２０瓦以上为宜。比装在天花板上的４０瓦双管一盏的日光灯经济的多。白天稍微阴暗时,或室内只有一、二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费。
第二十四条 定期清扫日光灯管 日光灯如果不清扫,六个月就减低效率１０──３０％。希望尽可能每月都用干布擦试。又三个月──六个月一次用清洁剂清除干净。有的企 业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过,这是没有节省观念。污浊的天花板及墙壁要细心去清扫,要有自发去清扫的想法。
第二十五条 窗户不可放物品 在难得的窗户旁边放置物品,阻挡光线进入,反而需要照明这就失去了窗的作用。要养成将玻璃常常擦洗干干净净的习惯。 在德国的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜欢洗澡,但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。 第二十六条 尽量使用日光灯 日光灯的电费是灯泡电费的三分之一。家庭与商店就当别论,在公司内尽量使用日光灯。同样的日光灯白色比晨光色的功效强１０％。在屋外要用比日光灯高压的水银灯,可得到相当于灯泡7──8倍效果的照明。 第二十七条 日光灯管提早装换 日光灯的换装要在３０００－５０００小时左右。日光灯管寿命终了前,尽早换装。使用到最后会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难,用到灯管出现黑影圈时订为换装时间,每月底定期检查换装。 第二十八条 适合场所的照明度 厕所、洗水间、楼梯间,走廊等以150--200度为宜。办事处用300--500度较为合适。会议室要配合气候、白天、晚上的需要而装置照明调节器比较合适。 度(ＬＵＸ)的订算是６０瓦灯泡光线离1米处的光度为 编 号 共 13 页 办 公 费 用 节 省 办 法 第 6 页 Word文档仅限参考
有效降低办公费用管理规定
