浅析地震档案信息资源的开发与利用
作者：刘敏娟
来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第9期
文/山西省地震局 刘敏娟
【摘要】近年来，随着档案工作的不断深入开展，开发利用地震档案信息资源日益受到各界领导的重视和广大群众的关注，大力开发利用档案信息资源势在必行，如何最大限度地利用好、开发好档案，让地震档案更好地服务大局、服务社会、服务人民，这就为我们从事地震档案管理工作的人员指明了方向并提出新的要求。
【关键词】地震档案信息资源；开发；利用
地震档案如实地记载着地震各行政机关、事业单位、业务管理部门在处理各个事物时所产生的历史背景、沿革发展及其重要内容，具有原始性、真实性的特点。主要包括各个时期的收发文件、各种报告、函电、会议材料、科技、声像、会计、报告报表、录音录像等资料。为研究全省防震减灾事业科学发展提供第一手资料，是促进地震档案事业各项体制改革、创新发展的重要依据。
地震档案信息资源是宝贵的财富，而充分开发地震档案资源，利用现代化手段进行信息发布，使其能最大限度地为地震科研服务是当今地震档案工作的新形式、新亮点。笔者将就地震档案的几个作用阐述地震档案信息资源开发与利用工作。
一、地震档案的行政作用
山西省地震机构组建于1968年，1975年建局。现设有9个职能处室，8个下属事业单位，7个中心地震台站，实行中国地震局与省政府双重领导体制，承担全省防震减灾行政管理职能，依法履行各项职责。地震档案共分为5大类：文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案。涵盖全局所有产生的文件、观测报告、地震趋势预测及上级相关部门下发的各种文件等。地震文书档案如实记载地震行政部门产生文件的历史背景、沿革发展及其重要内容。针对我局行政机构，保持政策、制度、体制、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性都具有重要的依据和参考作用。近年来，各地震行政部门所产生的大量文件档案，更是逐步以形式多、范围广涉及到各方面，如重点工程建设、提升地震应急处置能力、加强地震监测预报工作、推进抗震设防工作及深化防震减灾宣传教育等领域。如山西省与中国地震局联合印发的《中国地震局、山西省人民政府共同加强山西防震减灾能力建设合作实施方案》，确定了双方共同推进的重点工作和合作项目，涉及合作资金达上亿元；再如相关业务部门历时数年结合相关的档案资料，先后出台了《山西省地震应急救援规定》《山西省地震局行政监察工作规定》具有一定的社会性和法律性。可见地震档案的行政作用举足轻重。
二、地震档案的参考利用作用
我单位自成立以来，收集、整理、录入纸质档案以卷为单位的共3020卷、以件为单位的共13909件，提供参考利用多达2万多余次，为地震行政管理部门、地震科学研究、著作编写提供大量的查阅资料。依据档案，先后编制《山西通志·地震志》《山西省地震监测志》《山西省地震局处室文件汇编》《机构沿革概览》《工作制度汇编》以及《防震减灾大事记》等。其中《山西通志·地震志》的编写，则运用大量的地震档案，查找记载山西的地震活动、预防预测、地震地质、工程地震、管理体制数据，编写的具有代表性的史实书籍。《山西省地震监测志》运用实物档案中照片、地震档案中的文件以翔实的图文资料，反映全省地震监测工作随着新中国地震科学的发展，所经历的由观测、预报，不断探索和潜心研究地震监测预报方法到逐
步形成具有中国特色和山西地方特点的地震科学体制的过程。这两部典范著作既是了解山西省地震工作发展的历史和现状的工具书，又是一部从事地震科技管理、研究地震科学和制定地震发展规划不可或缺的参考文献。不仅见证了我省防震减灾的工作发展的历程，更有力地说明地震档案的参考利用作用。
三、地震档案的社会作用
随着我省防震减灾事业的不断发展，地震重点建设项目数量也日趋增多，档案工作的规模日益扩大，内容日益丰富，其社会作用也日益凸现，为加快我省防震减灾事业的发展发挥着越来越重要的作用。因此，如何做好地震重点建设项目档案管理工作成为重要的研究课题。近几年，先后完成中国地震局“十五”中国数字地震观测网络项目、山西省“十一五”地震安全信息服务工程，华北活断层1：5万填图项目，以及“十二五”山西省地震应急系统优化改造项目、中国地震背景场探测项目、中国地震局社会服务工程项目等重大建设项目档案的收集、整理立卷和档案验收工作，并顺利通过中国地震局、国家档案局、省发改委和中国档案局的验收。既丰富我局档案馆藏，更进一步突显地震档案重要的社会地位及作用。
近年来，省领导高度重视对加强建设工程的抗震设防要求管理。把抗震设防管理工作列入重要议事日程，纳入国民经济和社会发展规划与经济发展、项目建设和社会稳定等各项工作同步部署中，使我省城市住宅建房抗震标准工程、农村居民地震安全工程、避难场所的建立等各项惠民工程扎实开展。参照的《山西省建设工程抗震设防要求管理办法》《山西省建设工程场地地震安全性评价报告及抗震设防要求确定程序》《山西省地震安全性资质管理办法》《山西省防震减灾示范县（市、区）创建标准（试行）》等相关的制度和办法，这些制度和办法则是收集运用大量的相关档案资料、参数而制定的，可见地震档案工作的社会运用作用尤为重要。
四、地震档案的文化作用
地震档案的文化作用着重体现在档案的宣传工作，它是档案事业的重要组成部分。做好档案宣传工作，为地震档案事业的发展创造良好的氛围，是档案部门一项长期而重要的任务。我局始终把档案宣传工作放在全年档案工作的重要位置，紧紧围绕年初档案工作计划及档案工作发展大局，在探索中求得档案宣传工作的新形式、新方法，努力实现内容丰富、形式多样的档案宣传活动。我们采用档案宣传与业务指导相结合，结合业务指导活动，强化《山西省地震局档案管理办法》《山西省地震局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《中国地震局基本建设项目档案管理办法》等相关法规、规范及办法的宣传，印制图文并茂的《档案实用手册》并发放到全局各机关事业单位及台站工作人员手中，通过《档案实用手册》指导每位工作人员做好档案的收集、整理、保存、归档、运用。不定期开展“档案知识答卷”的活动，力求让每一位领导干部重视档案工作，每一位兼职档案员学精档案知识，每一位职工了解档案知识，为促进地震档案事业持续健康发展营造良好的环境。再如：对于社会普及防震减灾宣传的影响也很大。结合运用大量的档案相关资料和历年防震减灾宣传工作好的经验方法，通过“5.12”防震日和“7.28”防震减灾宣传周期间发放专题片、微电影等上千份；翻印《地震灾害防灾避险知识读本》上万本，使广大人们群众提高了科学素养和防震减灾意识。我们还将此活动运用在加强学校防震减灾安全教育活动中，将防震减灾安全教育列入课程计划，制定不同学段的安全课程方案。在各级教育行政部门和中小学、幼儿园开展专题讲座、制作安全版面、举办安全大讲堂等方式，强化防震安全宣传和教育。全省中小学生和幼儿防震减灾安全教育覆盖率达到100%。以上措施使广大的人们群众进一步增强了公民防震减灾意识，提高公民在地震灾害中自救、互救的能力。
五、地震档案的法律作用
随着近年来我国反腐力度的加强，我局领导高度重视此项工作，局纪检监察审计部门依据相关法律、法规在解决争端、处理案件等活动中发挥了重要的作用，其所利用的就是相关档案信息，如各种文件、凭证等，对局重大项目、经济责任、经营性国有资产的收支等进行定时、定期审计，及时查找问题并进行整改，从而完善内控制度，加强经费使用的监管力度；山西省各级地震行政执法队伍，在省、市、县地震行政主管部门的领导下，认真履行法定职责，积极有效地开展地震行政执法工作，经过全省地震执法人员的共同努力，据不完全统计，共查处各类地震违法案件上百起。执法工作的开展，挽回一定的经济损失，促进了防震减灾各项工作的顺利进行。其所利用的就是档案相关的地震行政执法法律法规。档案资料的及时性、真实性、有效性，使地震档案更具法律性的作用。
随着防震减灾事业的不断发展，地震档案工作也更趋于科学化、现代化管理，如何使地震档案工作迈向新的台阶，应从增强档案管理意识、建立健全档案管理制度、规范档案管理工作流程等环节入手，既要高度重视地震档案价值，又要充分发挥档案信息的开发与利用工作；既要拓宽和开创档案工作的新局面，又要让科学创新理念渗透到地震档案的各个方面，利用计算机和互联网建立电子档案管理信息系统，充分发挥信息技术优势，开发档案信息资源，实现信息资源共享，让档案工作搭上科技快车，实现档案管理现代化。这也是今后地震档案管理工作的重中之重。
展望未来，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，才能使地震档案工作迈向新的征程！
浅析地震档案信息资源的开发与利用
