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展览展会操作流程(详细操作流程及附表)说课讲解

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时尚实业展会展览操作规程(提案)

1.0参展目的及原则

2.0展会信息收集

3.0参展前准备工作 3.1信息调研

3.2真实性调查及风险防范 3.3询价和议价 3.4财务预算 3.5订立合同

4.0展会策划 4.1展位选择 4.2展台布置 4.3广告信息发布 4.4潜在客户邀请

4.5展品及布件的运输和保管

5.0参展人员

5.1参展人员的分工

5.2参展人员行为规范和培训

6.0展会总结 6.1效果分析 6.2信息收集 6.3总结报告

附件:

1. 年度展会信息收集表格 2. 参展信息及参展提案 3. 展会预算表 4. 参展方案模板 5. 展会信息收集概要 6. 客户信息登记表 7. 总结报告模板

/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件,其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。/

1.0 参展目的及原则

沈阳时尚实业有限公司参展目的:企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集

沈阳时尚实业有限公司参展原则:

1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。

2.参展前应认真了解展会信息,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防范工作 3.参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。

4.除布展工作外,应强调参展人员的作用,做好明确的职责分工和展前培训,展示公司团结、专业的形象,并能即时把握商机,实施销售。

5.展会应与市场拓展紧密集合,地区性展会应为我公司拓展市场区域,展会后应及时跟进,做好后续宣传和客户开发工作。

6.展会结束后应做效果分析并提交总结报告,积累参展活动经验。

2.0 展会信息收集

市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集,并整理为《展会信息报告》,发给各部门,具体由市场调研负责。

展会信息渠道为:互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等

对收集后的展会信息应做初步的评价,对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析,以作为参展决策参考。

3.0 参展前准备工作

3.1 信息调研

参展前应对目标展会做详尽的信息调查,包括:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。 如赴国外参展,还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。

3.2 真实性调查及风险防范

展会的选择应注意防范风险,尤其是首次参加,参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话, 以确认其真实性。

如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点,并验看举办方营业执照和身份证明,如有可能,请当地律师予以确定。

应尽量选择高规格,有实力的主办和承办单位操作的展会;尽量避免参加首次举办的展会,而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。

3.3 询价和议价

参展前应与举办方商议价格,或争取其他方面的优惠政策。对我方拟长期重点合作的展会, 应与主办方建立良好关系,以获得优惠的参展价格和相关待遇。

3.4 参展财务预算

在提交参展提案时应做好财务预算,包括:参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。

参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

3.5 定立合同

决定参展后应与举办方订立合同,并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。

4.0 展会策划 4.1 展位选择

展位应选择有利位置,主要考虑:出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。 避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。

应对人流方向进行预测,以决定最佳的展台展示方向。

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地,原则上建议选择非标准展位(特形展示)以适合品牌形象策略。

展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式,并作出必要的设计调整

4.2 展台布置和展品陈列 展台布置的基本原则:

? 远观效果醒目有冲击力,近观效果舒适、明快,整体效果协调 ? 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向 ? 无论标准展位还是特型展示,都必须增加照明灯光 ? 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角

? 展区微观细节构造应考虑:展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区,图片设计、说

明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质(一次性/重复性)

? 展示空间重点考虑:四面开敞式的岛屿空间(图1)、三面开敞(图2)、通透可做过道

(图3)、多开敞面空间(图4) 图1 图2 图3 图4 4.3 广告信息的发布

根据需要可考虑在会刊发布广告,可以封面和内业文章形式发表;

可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告

在参加展会前三个月,可以考虑以软文的形式在有影响力的刊物上发布报道,以扩大知晓度。

4.4 目标客户的邀请

参展前应邀请潜在客户,原宥客户,目标客户前来参加。邀请应附门票和礼券,增加吸引力。

4.5 展品及展示布件的运输和保管

各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案,并责成专人负责,展后应对展品进行核对,对损坏、丢失进行汇报。

5.0 参展人员

根据展会的规模,应配备相应的参展人员,并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括:展示经理、展示助理、专业演示和讲解、销售人员、女性演示和解说员 5.1 参展人员的分工 ? 展示经理 了解市场和广告需求 管理和监督设计项目

管理和监督展位的制作和设计方案 控制材料,交流和运输保管 保证布展时技术设备和文件的到场 保证展期提供充足的材料和宣传品 保证各参展人员各尽其职 提交总结报告

? 展示助理 分管对内、外的联络 协调与主办方的关系

协调展会与公司高级负责人的关系 确保公司形象反映在展会上

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