我们在知识管理咨询实践中，遇到太多要求推荐“好的知识管理软件”的需求，但当问到什么是好的时候却说不清楚；也看到了许多因为选购了不合适的知识管理系统而使企业知识管理无法进行下去的案例,上系统成为了噩梦的开始；也遇到过同样买了一家公司的软件，两年过后一家已经偃旗息鼓另一家却用的很好的例子。
究其原因，是没有搞清楚知识管理软件和系统在知识管理中的定位和价值，我们理解知识管理软件和系统是知识管理实施中的“保健”因素：没有系统不行，但即便有了好的知识管理系统，也不能保证知识管理的成功。因为毕竟知识管理本质上是一项管理的变革，更多的功夫应该是管理的工作。
除了这些，关于知识管理软件和系统，您还需要了解以下的真相：
真相1：当你不知道需求的时候，所有的软件都适合你
当你没有明确的需求时去选择知识管理系统，市场上没有任何一款系统适合你，当然换句话说是所有的系统都适合你。
真相2：大部分知识管理软件建立在错误的需求上
这个错误或者是因为个人的经验不足，因为在开始做知识管理的时候也是最不了解知识管理的时候。许多刚开始知识管理的机构，搞不清楚知识管理该如何去推动和实施，只是生硬的调研“你有什么样的知识管理需求”，这样获取的结果一定不能反映真实的情况。
真相3：没有下管理功夫（相关的定义、制度、企业核心问题界定），知识管理系统不能够发挥作用。
就是说，在购买软件和系统前，你的知识管理需要已经做了很多的工作，已经搞清楚在你们公司什么是知识、什么样的活动算知识共享，知识管理能帮人解决什么问题，这些都需要明确。这个时候，你需要一个工具来帮助你更便捷的实现你的思路和想法，这时候知识管理软件才有用。
真相4：大部分知识管理软件系统可用性较差，站在存储的立场而少有考虑用户
国内的知识管理软件和系统基本上都是文件、文档、内容管理，还有一部分是社会化的工具。随着近几年互联网尤其是移动互联网的发展，这些软件与员工常用的互联网工具差别越来越大，人们用鼠标投票发出“太难用了”的呐喊。严重阻碍了员工使用系统的热情，使之成为一个昂贵的摆设。
也有一些软件开发厂商注意到了这些问题，像天健通泰的知汇智能知识管理系统除了站在公司和知识内容的立场上，更多考虑知识型员工、部门、职能的利益，借鉴互联网好的知识发现和表达方式，做出了不错的产品。
真相5：大部分市场上宣传的KMS成功案例都不太成功
基于市场需要，每家知识管理软件和系统厂商都“制造”了许多成功案例，但这些案例的真实性值得怀疑。成功不成功不是厂商说了算，也不是知识管理经理说了算，应该是让员工和管理者真正感觉到好处才算，如果以这个标准衡量，大部分成功案例真心不好。所以你在采购的时候要审慎的去鉴别这些案例。
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