2011年7月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案 (马全力整理的电大期末纸质考试必备资料、盗传必究)
说明：试卷号：2180。 适用专业及层次：行政管理和现代文员专科。 资料整理于2020年8月18日。 一、单项选择题 1.办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中(B)应不属于办公室范畴。 B.实验室 2.请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中(C)是不当的。 C.越级请示 3.以下关于办公室职能的说法，那一种是正确的(C)。 C.办公室管理具有集中性和整体性 4.文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是(A)。 A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 5.邮件的寄发不要考虑以下哪项因素(D)。 D.爱好 6.办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？(A) A.有共同利益的话题 7.文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(A)。 A.初次写信，或有过激言行的 8.文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是(C)。 C.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 9.以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C) C.圆桌型 10.以下餐巾的使用方法正确的是(B)。 B.用来擦嘴唇嘴角 二、判断题 11.小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。 [答案]对 12.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 [答案]对 13.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。 [答案]对 14.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。 [答案]对 15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。 1
[答案]对 16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。 [答案]错 17.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。 [答案]错 18.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。 [答案]对 19.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。 [答案]错 20.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。 [答案]错 三、简答题 21.文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答：(1)充分了解即将开始的工作内容； (2)思考以什么方法进行效率会最佳； (3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表； 使用提示性备忘录； 准备约会表； 准备特殊提示卡； 准备交往提示文件。 四、设计题 23.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 答： (1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协(但要注意礼貌)地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。 (3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。 (4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。 24.作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？ 2
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