成都衡泰工程管理有限责任公司
衡泰字[2014]016号
建设工程项目现场监理文件资料
归档与组卷管理规定
为发挥监理文件资料在工程建设中的管理作用，提高建设工程水平，保证工程质量安全，规范建设工程监理文件资料的管理， 根据《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《四川省建设工程文件归档技术管理规定》[2006]158号、《四川省建设工程项目现场监理文件资料组卷指南》，结合公司实际情况，制定建设工程项目现场监理文件资料归档与组卷管理规定。
一、监理资料归档管理要求
1、监理文件资料是实施监理过程的真实反映，是监理工作成效的具体体现，也是工程质量、安全事故责任划分的重要依据。项目监理机构应建立完善的监理文件资料管理制度，明确岗位责任，监理人员应如实记录自己职责范围内的文件资料，及时分类整理，并移交专人进行管理。
2、监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并由总监理工程师指定专人进行监理资料的日常管理及归档工作。
3、工程监理文件资料形成应与随工程建设过程同步，并真实反映建设工程的实体质量、现场安全以及监理工作情况。
4、各项目监理机构应对监理文件资料内容的真实性、完整性、有效性负责。
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5、在工程监理过程中，监理资料应按单位工程、分部、分项、专业、阶段等进行组卷，存放保管并编目。
6、各项目监理机构资料应按照归档资料的内容组卷，应做到“及时整理、真实完整、分类有序”， 并采用信息化技术进行监理文件资料辅助管理。
7、监理文件资料不得随意修改，当需修改时，应实行划改，并由划改人签署。
8、监理文件资料的文字、图表、印章应清晰，内容完整、结论明确、签认手续齐全。
9、监理文件资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期，提供单位应对资料的真实性负责。
10、工程表格除特殊情况外一律采用《四川省工程建设统一用表》及《建设工程施工质量验收规范实施指南》第二版及增修部分的要求填写。
11、专业监理工程师应根据要求认真审核资料，给出详细审查意见并签字；不得接收盖章、签字不全的资料。存档资料表格中不应留未填写空格，否则应写明未能填写的原因，审核整理后应及时交资料管理人员整理、存放。
12、对项目经济资料的签认须有2人及以上的具有签字资格的人员签字；监理过程中未完善签字手续的经济资料，监理人员签认后应暂时留存复印件，待资料签字手续完善，经核对确认无误后再置换复印件，存档原件。
13、对于施工单位因特殊原因未能按时提交的资料，监理项目机构应及时下发监理通知单、工作联系单或备忘录催交并存档。
14、执行保密制度，公司下发文件和转发的文件项目总监应在一月内组织项目部人员进行培训学习，并存档于《内部管理资料》第六卷。
15、项目监理机构归档资料盒脊背处统一粘贴公司卷标，应注明工程名称、卷号、卷名，统一采用打印形式。盒内应附卷内目录，详细记录文
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件名称及编号并粘贴在资料盒内侧，缺失资料应注明相应催交的监理通知单、工作联系单或备忘录编号。
16、工程监理文件资料共分为六卷：建设工程项目基本资料（第一卷）；项目监理机构工作资料（第二卷）；工程质量控制资料（第三卷）；安全生产监理资料（第四卷）；工程进度、投资控制及合同管理资料（第五卷），内部管理资料（第六卷）。
二、项目监理机构资料归档内容
第一卷 建设工程项目基本资料
档 号：A-1,2,3……
1、建设工程监理合同（含中标通知书）。 2、施工合同及其它与监理工作相关的合同。
3、监理企业营业执照、资质证书、项目监理组织机构人员执业资格证书等复印件（需加盖鲜章）。
4、项目监理组织机构岗位职责分工、监理人员各阶段进退场计划、总监理工程师任命书、总监代表授权书以及过程人员变更资料，见证取样证。
5、勘察、设计文件：地勘报告、施工图设计审查合格报告以及勘察设计单位对审查报告的回复等。
6、设计交底和图纸会审会议纪要（包括施工图会审记录）。 7、工程开工报审表、工程开工令。 8、施工组织设计（方案）报审（复）表。 9、其它有关工程文件。
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建设工程项目现场监理文件资料归档与组卷管理规定
