4.3档案室管理制度

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第[2020]011

签发人：****

为深入贯彻《中华人民共和国安全生产法》、《河南省安全生产条例》等法律法规，确保我公司安全生产，落实安全生产责任制，特制定公司档案管理制度。

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2020年3月8日

公司档案管理制度

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。（打印版需在相应位置加盖公章）

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； （3）制度类：管理制度汇编；

（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等；

档案员职责

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、每年进行一次档案清理，以便查找。

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