监理公司资料管理制度
一、目的：规范化、制度化、科学化地管理驻地监理小组的工程资料。
二、收文处理程序：
来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档
1、需签核返回的文件：
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位
2、需转发的文件：
专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监（总监代表）批准→转发有关单位
3、需签核、盖章返回的文件：
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→公司盖章→返回发文单位
4、只需签核、签阅和归档的文件：
专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档
5、凡需要承办或批示的文件必须立即办理，若不能及时办理需要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。
三、发文处理程序：
拟稿→编号→审稿→签发→归档
1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；
2、监理发文由提出人拟稿，并按本制度规定编号；
3、所发文件经总监盖章签字后,方可发出；
4、所发文件严禁涂改；
5、文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。
四、收、发文登记：
1、收文和发文分开登记。
2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起。
3、经济签证独立登记。
4、工程变更独立登记（总监登记）。
5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。
五、资料编号：
1、城建档案和公司统一规定资料编号为：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E 业主类；
2、各工程项目发文统一编号如下：
发文编号采用 MMi-Ni-XX 形式；
MM: 表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“HW”表示“华为”,“i”表示栋号或区段号；
Ni: 表示政府和公司统一管理的资料分类号。如“B4”表示“开工令”,“C2 ”表示“工程进度跟踪表 ”；
XX: 表示流水号。如1，2，3，……N。
3、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。
六、资料归档：
1、按A、B、C、D、E分五大类分别归档；
2、每大类采用公司统一制作的样板文件夹按分类编号分开；
3、上交档案馆的资料由公司资料员协助监理组资料员按照档案馆的要求整理、归档。
七、向公司移交资料：
分类→装订→上交
1、资料分两部分：一部分按月移交；另一部分在工程完工验收前后移交。
2、按照城建档案和公司的规定(详见资料分类目录)分别装订成册，上交资料宜为原件，特殊情况可为复印件；
3、装订顺序为：封面、资料目录表、内容；
4、总监必须对上交公司资料的数量进行确认，并在“资料目录表”签字，盖执业注册章；
5、移交档案馆的资料，按档案馆要求的资料目录，将项目发生的资料原件按月上交公司独立保管；
6、每月底最后三天内须将本月资料整理好移交公司；
7、现场资料员向公司移交资料时，应填好“资料目录表”，并由接交人签字。
八、监理机构内资料临时移交：
1、监理机构人员异动时，必须将所管理的资料移交给资料员，办理好书面移交手续，项目总监确认；
2、若资料员休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管理工作，并办理书面交接手续。
九、向档案馆移交资料：
收集→整理→核查→装订→上交
1、资料员按档案馆的要求收集、整理资料；
2、档案馆要求扫描、录制光盘的资料必须扫描、录制光盘。（附档案馆文件材料目录）
3、总工办对照档案馆的要求进行检查；
4、按档案馆的要求进行目录分册、排序、编页码；
5、资料员装订好上交档案馆；
6、扫描、录制光盘的资料须上交公司一套。
十、城建档案管理规定：
1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；
2、填写《统一用表》应使用规范的语言、法定计量单位、公历年月日；
3、签署人签名应采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；
4、《统一用表》表头“编号”栏按本制度的规定编号。
十一、资料借阅：
项目监理机构成员查阅资料必须征得资料员同意后方可查阅；
2、外单位查阅资料必须经项目总监（总监代表）的书面批准方可查阅；
3、借阅资料只限于在办公室查阅，要求及时归还；
4、监理工作人员确因工作需要必须带离办公室的，须经项目总监（总监代表）的书面批准，且借阅时间不得超过三天；
5、借阅人不得拆卸、调换、污损所借资料，未经许可不得复制；
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