基于医院科研档案电子信息化建设的几点思考
作者：郑富豪
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】本文从档案电子信息化定义出发，阐述了档案电子信息化的特点和意义、探讨档案电子信息化建设的要点和注意事项，阐明了档案电子信息化系统构建是未来医院科研档案管理发展的必由之路，对于推动医院科研档案持续发展和合理利用具有重要意义。
【关键词】档案；电子信息化；构建；保密；思考
医院科研档案是医院科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的科技资料，是科研活动的真实记录，是医院档案的重要组成部分。
一、医院科研档案电子信息化特点及意义
档案电子信息化与传统的纸质档案管理相比较，具有以下特点：
（一）储存空间小。档案电子信息储存较传统纸质空间储存相比较而言，需要空间较小，能够按分门别类的将不同类型的档案整理归纳。
（二）档案电子信息化提高科研人员的利用率。档案电子信息化，科研人员可以利用归纳整理好的档案，通过软件系统，根据自己在系统中的权限获取自己所需档案方面的信息。
（三）档案电子信息化提高了科研档案管理人员的工作效率。科研档案信息化后，科研管理人员可以利用档案电子信息平台及时发布相关科研档案信息，同时根据科研人员享有的权限以及科研人员需求，及时为他们提供所需要的档案信息。科研管理人员所有的档案管理行为在电脑系统上就能完成，很大地提高了工作效率。
（四）电子信息化体现了科研项目的过程管理，为成果产出服务。科研档案电子信息化能够很好体现科研项目的过程管理。从课题申报、课题评审、课题立项、课题执行、课题验收结题到科研课题论文成果申报等一系列过程，通过档案电子信息化对各个阶段的科研档案督促科研人员及时将相关信息和资料上传到系统；档案电子信息化强化了科研项目执行的监督，更好地做好了科研项目的过程管理，而科研项目过程管理极为重要，良好的科研过程管理为科研实验的质量、科研论文产出提供良好保障。
二、构建电子信息化要点
（一）做好科研档案信息化工作需做好软件建设和硬件准备。构建电子化信息档案需要做好软件建设和硬件准备。需要将传统的档案电子化，做好数据库建设等工作。
（二）构建档案电子信息系统要注意规范化编码。构建档案电子信息系统要注意规范化编码。电子信息化需要将规范科研档案电子化，制订相应的档案管理规范化准则和标准；规定一定的格式和编码；规范化编码便于医院内部各个软件系统的兼容和协同，同时规范化编码也便于电子档案的开发和利用；这样也有利于医院内部整合资源；提高工作效率和决策效率，减少了沟通和交流环节。
（三）科研档案电子信息化需开发系统不能的功能。构建科研档案电子信息化，需要完善数据库的结构和功能；电子档案管理系统需要以下几个功能：
1.录入功能。录入功能是指及时将新归档的科研档案录入整理到系统中，录入功能是实现电子档案信息化的基础功能，也是实现电子档案查询和检索的前提。
2.查询和检索功能。档案电子信息化后要做到档案的分类管理，同时将设计查询和检索功能；
3.导入功能。电子信息化要设计导入功能，将一些科研档案批文、论文等能及时导入系统中去。
4.跨数据检索功能。完善的科研档案电子化需要能将医院科研档案信息系统将图书馆数据库建立联合检索功能，科研人员能够利用医院科研档案信息系统以及医院图书馆数据库资源在同一平台上实现跨库检索，为科研人员提供一站式服务，更好地满足科研人员的需求。
（四）兼容和扩展特性。医院档案电子信息化系统要注意系统的兼容性和扩展性。系统的兼容性是指科研档案管理系统要与医院其他行政职能部门所拥有的系统兼容。如与医院人事管理系统、医务系统都能比较好的协同，这些系统可以作为医院大系统的子系统，作为大系统的一个部分为临床科研人员，医院领导决策提供服务。对于扩展特性，电子信息系统应具有扩展特性；即随着科研人员对科研档案需求不断提高，有些尚未实现的功能可以随着科研人员探索以及科研档案事业的发展而不断完善。
三、构建电子信息化的注意事项
（一）注意知识产权保护，做好权限分级准入。在档案信息化过程中，要注意知识产权的保护，一些不宜公开的科研档案成果应设置保密功能。同时在构建档案电子信息系统中要做好权限设置工作，根据不同职称、级别以及人员类型设置不能的权限。如需特别的档案资料，超出权限的应向管理员提出申请并说明理由。
（二）做好资源整合和部门协调工作，提高效率，为领导决策服务。电子信息系统构建过程中要注意系统的兼容性，要整合各种资源，注意与其他各相关行政职能部门所拥有系统的兼容性，以提高工作效率，为科研人员提供全方位服务，同时为领导决策提供服务。
（三）电子信息化要注意科研人员的需求，做好用户体验和评价。科研人员在运用科研档案资源的过程中，个体化差异是比较大的。科研管理人员尤其是档案管理人员应该尝试从科研人员需求出发，提供定制服务功能。
总而言之，医院科研档案电子信息化建设意义重大，在建设过程中要把握以上几个方面，为医院行政部门和领导决策服务，为广大医院科研人员服务，提高医院科研档案利用水平，加快医院科研成果产出，促进医院科研工作良好有序发展。
【参考文献】
[1]孙凤英.基于电子化的医院科研档案管理[J].中国管理信息化,2015,18(1):203-204.
基于医院科研档案电子信息化建设的几点思考
