行政事务管理制度 名 称 行政事务管理 编 码 页 次 xzswgl 1/6 版 本 修改状态 1.0 0 第一章 总则 第一条 为了规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本制度。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。 第二条 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查， 沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。 第三条 办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。 第四条 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印章管理；办公室设备管理、办公用品管理、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。 第二章 办公室档案管理办法 第五条 档案管理范围： 1．公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料。 2．人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等。 3．行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。 4．项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。 5．销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。 第六条 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。 第七条 管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 第八条 档案的收集与整理 、借阅及销毁的管理办法详见公司《档案管理制度》。 第九条 以上未尽事宜，参照公司《档案管理制度》执行。 第三章 办公室印章管理办法 第十条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本办法。 第十一条 公司的印章由办公室发放、回收，财务部负责印章的保管和监督印章的使用。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 1 / 9
行政事务管理制度
名 称 行政事务管理 编 码 页 次 xzswgl 2/6 版 本 修改状态 1.0 0 第十二条 公司印章一律由总经理或副总经理在《用印申请单》上签字批准后方可用印，印章应在财务室内使用并由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。 第十三条 财务部根据《用印申请单》建立用印台账，对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根，要妥善保管。 第十四条 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。 第十五条 以上未尽事宜，参照公司《印章使用管理制度》执行。 第四章 办公设备管理 第十六条 办公设备的采购 1．办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备器具、大宗基建材料等，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。 2．各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000 元以上的需经总经理批准，单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。 第十七条 办公设备的发放、领用与保管 1．办公设备（如计算机等）由办公室统一安排发放，领用人签字领用，并负责保证办公设备的外观整洁、功能完好。 2．办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统一保管。 第十八条 办公设备与用品的借用 1．凡借用公司办公设备、器材，需填写《办公设备借用单》，并由部门主管签字认可。 2．借用办公设备时限最长为1 周，超时未还的，办公室有责任督促归还。 第十九条 办公设备的归还 1．短期借用的办公设备，如照相机、硬盘等，在使用完后应及时归还办公室，办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续。 2．个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室，由办公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续。 3．领用或借用设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。 4．公共办公设备如有故障或缺少相关配件，员工不得随意自行拆装修理，应由办公室及时联系安排维修或更新事宜。 2 / 9
相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 行政事务管理制度
名 称 行政事务管理 编 码 页 次 xzswgl 3/6 版 本 修改状态 1.0 0 3 / 9
第二十条 公共办公设备管理 1．公共办公室设备是指公司空调、饮水机、沙发等由办公室负责管理，办公室应保证设备的安全、完整、整洁、卫生。 2．使用人在使用公司公共设备时注意合理、安全使用，并爱护公共设备。 3．公司复印机、打印机、投影仪等由办公室管理，由设备管理员负责配合具体保养与维护。 第二十一条 以上未尽事宜，参照公司《办公设备及用品管理制度》执行。 第五章 办公用品管理办法 第二十二条 公司办公用品是指单位价值在100 元以内的低值易耗品，包括办公文具、卫生用品。 第二十三条 办公用品的采购 1．办公用品的采购应本着节约、合理、适用的原则，由办公室根据库存情况、实际使用情况，统一进行采购。 2．办公用品采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1） 定点：公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。 2） 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 3） 特殊物品：批量价值较高的物品，应选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 第二十四条 办公用品入库应按照分类原则，及时登记入库。 第二十五条 办公用品的领用 1．办公用品领用应由领用人填写《办公用品领用单》，办公室负责核对发放。 2. 办公室有权根据办公用品领用情况，控制员工的办公用品领用总支出。 第二十六条 办公用品的月度统计 1．办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存，要求做到帐实相符。 2．办公室根据统计结果和库存情况，对次月的办公用品消耗进行预估，进行必要的增补。 第二十七条 办公用品归还 1．员工在离职时，应将部分可再用的办公用品进行归还，如考勤卡、文件架、文件夹、计算器等。 2．员工领用的办公用品不需再用，又不影响再次使用的，可以归还至办公室，由办公室办理相关手续。 第二十八条 以上未尽事宜，参照公司《办公设备及用品管理制度》执行。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 行政事务管理制度
4 / 9
名 称 行政事务管理 编 码 页 次 xzswgl 4/6 版 本 修改状态 1.0 0 第六章 办公环境、办公纪律管理办法 第二十九条 办公环境管理 1．每个员工都有责任维护办公环境，下班前将所有文件存档，保证桌面整洁，保管好保密性文件，及时处理废纸。 2．办公室内禁止吸烟。 3．员工应爱护公共设施、注意公共卫生。 第三十条 办公室安全 1．不得将易燃、易爆品带入办公室。 2．员工需注意用电用水安全，不得乱动人工警报器及其它灭火器材。 第三十一条 办公秩序 1．遵守劳动纪律，不得迟到、早退、旷工。 2．离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。 3．每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源。 4．不要将私人访客带入办公室。 5．不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。 第三十二条 电话管理 1．公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话服务于私人用途。 2．员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语，接听电话统一首语：您好！员工接听电话应对重要电话做好记录，记录对方名称、联系人、联系电话及事由，并迅速传达相关人员。 3．与客户或公司领导及同事联络时，先问候对方，并自报某部门某人，简明扼要的告之本次谈话目的和要点，结束时礼貌道别，等对方放下电话后，自己再放电话。 第七章 员工礼仪 第三十三条 仪表 1．员工要保持头发整洁、自然，指甲不能太长，并保持清洁，注意修剪。 2．员工应保持身体清洁，特别是在夏季需经常洗澡；不要让身体发出异味而影响他人工作和学习。 3．员工着装须大方得体，与工作的环境相适应，男性职员不得穿奇装异服，衬衣的领子不得有污秽。女性职员不穿过于暴露和性感的服装。如遇正式场合或商务拜会须着职业装。 4．员工夏季着装严禁穿背心、穿拖鞋。 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 行政事务管理制度
5 / 9
企业行政事务管理制度
