规范基础工作是实现档案管理现代化的前提
作者： 金鑫
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第10期
一、引言
基础工作在档案管理中具有不可替代的关键性作用，基础工作的主要内容包括档案的搜集、整理、分类、装订，以及保管等各环节，只有做好这些基础性的工作，才能为后续的档案查询和使用提供完善的服务。随着电子信息技术的全面发展和应用，档案管理工作既迎来了创新发展的机遇，也面临着改进升级的挑战。如何规范基础工作，以加快推进档案管理的现代化发展进程，是本文的研究重点。
二、强化各环节基础工作是前提
基础工作的规范化和标准化，是衡量档案管理现代化水平的重要指标。档案管理基础工作涉及的内容较为广泛，主要包括档案搜集、整理、分类、装订、归档、保管等各个环节，全面地搜集、有效地整理、准确地分类、完整地装订、科学地归档以及妥善地保管，是实现档案查询功能和有效使用的根本前提。举例来说，在搜集的环节中，如果相关工作人员对档案基础工作的重视度不够，就容易产生一些没有实质作用的档案，对这些无用的档案如果后续再不进行有效的整理和准确的分类，就会使得档案库增加无效的信息，不仅增加了各基础环节的工作量，而且会直接影响后续的档案查询和使用，干扰使用者对正确信息的获取。另外，完整地装订、科学地归档以及妥善地保管，也是意义重大的。档案管理服务于档案利用者，其意义在于对档案的重复使用，满足单位、部门以及相关人员对档案的查询和使用的需求，如果档案管理在装订的环节出现资料不完整的情况，那档案利用者自然就无法获取到完整的信息。其次，电子信息技术的发展提高了档案查询的便捷性，同时也对档案管理的分类、归档工作提出了更高的要
求，只有精准地分类和准确地归档，才能让档案利用者利用最短的时间最快地找到准确的信息。
三、档案管理基础工作中存在的问题
（一）档案管理基础工作的重视度较低。综合现状来看，大多数单位对档案管理基础工作的重视度普遍较低，思想观念对个体行为具有关键性的影响和作用，思想上不重视，基础工作肯定就做不好。首先，相关单位对档案管理基础工作的重要性的宣导力度不够，在档案管理方面的管理制度不完善，导致相关工作人员在基础工作中往往无章可循。其次，档案管理基础工作的相关工作人员，本身在思想上对档案管理工作就不重视，认为基础工作是一项简单的工作，没有在实际的工作日常中去发现问题、总结问题和解决问题，没有按照严格的标准去规范基础工作的各个环节，存在档案信息不正确、甚至档案丢失的各种问题，既降低了档案的利用价值，也严重阻碍了档案管理的现代化发展进程。
（二）档案管理基础工作不规范。从档案搜集、整理、分类、归档和保管等各项基础工作的现状来看，普遍存在搜集不准确、整理不完整、分类不合理、归档不准确、保管不妥善等各种问题。有效的信息搜集是决定档案使用价值的核心因素，抓好搜集环节，可以有效避免无用信息的产生。其次，大多数单位的档案分类存在不合理的现象，该问题严重影响档案利用者查询档案的效率，有效的编号是实现快速查询的有效途径。总而言之，结合当前大多数单位档案管理基础工作的发展现状来看，基础工作不规范是主要问题之一，相关单位应加强对档案管理基础工作的重视。
四、规范基础工作实现档案管理现代化的有效对策
（一）加强对档案管理基础工作的重视。档案管理是企业管理的缩影，档案管理基础工作不规范，则在一定程度上显示出企业或单位整体运营管理的不规范，换句话说，档案管理水平，也直接衬托出企业或单位管理的水平。因此，相关单位部门必须要加强对档案管理基础工作的重视，组织档案管理基础工作的相关人员，进行定期的培训和宣导，引导档案管理工作者在思想上认可基础工作的重要性，加强规范基础工作的思想意识，并认真学习和研究档案管理基础工作的专业技能，培养档案管理的专业人才，以推动档案管理基础工作的规范化和标准化。
（二）完善档案管理规范。只有完善档案管理基础工作规范，才有可能实现档案管理的现代化发展，电子信息技术的发展，虽然提高了档案查询、检索的效率，但同样离不开规范的基础工作。首先，要及时规范档案搜集环节，原始档案的准确率是实现档案信息利用价值的决定性因素之一，相关人员在搜集环节必须秉持严谨的科学态度。其次，要统一规范档案的分类，有效的分类和编号是实现快速查询和高效检索的前提，利用电子信息技术的发展优势，严格遵循《中国档案分类法》的相关条例，及时校正原先分类的错误。综合来说，相关单位应结合自身的特点，建立健全完善的档案管理制度，从每一项基础工作入手，科学规范基础工作中的每一个细节，为档案管理现代化发展推波助澜。
五、结语
随着信息技术的不断发展，档案管理现代化的社会意义已倍受重视。要实现档案管理的创新发展，相关单位需客观分析自身的发展现状，从基础工作的各个环节入手，找出问题并对症下药，不断规范档案管理基础工作，提供档案管理水平，推进档案管理的现代化发展进程。
规范基础工作是实现档案管理现代化的前提
